Administratör

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Enheten för polisiärt arbete
Enheten för polisiärt arbete, som är en del av Fakulteten för hälsa och samhälle, startades 2019 och genomför grundutbildningen till polis och uppdragsutbildningar till olika aktörer. Utbildningen bedrivs inom huvudområdet Polisiärt arbete som är ett nytt huvudområde på Malmö universitetet.

Vid enheten bedrivs forskning inom en rad olika områden som rör frågor inriktade mot polisiärt arbete.

Vid enheten arbetar både universitetsanställd personal och polisanställd personal som är placerad på enheten. Verksamheten är huvudsakligen förlagd till Västra hamnen.

En av våra administratörer ska vara föräldraledig och vi söker därför en vikarie.

 

Innehåll och arbetsuppgifter
Du kommer organisatoriskt tillhöra kansliet vid Fakulteten, men ha ditt dagliga arbete förlagt på Enheten för polisiärt arbete. Detta innebär att närmast formella chef är den administrativa chefen vid fakulteten och att arbetet leds och fördelas av föreståndaren som är chef vid Enheten för polisiärt arbete.

I rollen som administratör arbetar du självständigt men i nära samarbete med föreståndaren och övriga administrativ personal samt alla lärare och andra som delar arbetsplats. Arbetet innebär i huvudsak att stödja föreståndaren i dennes uppdrag som chef.

Exempel på arbetsuppgifter:


• arrangera möten/evenemang/gruppresor/studiebesök o dyl. inom enheten
• administration kring besök av externa gäster (t.ex. bokningar, arvodering, ersättning)
• bistå vid beställningar av resor och litteratur m.m.
• personaladministration (t.ex. beställa utrustning och behörigheter, administrera annonsering, hantera timrapportering, administrera formalia kring anställningar)
• diarieföring i kontakt med registrator
• planera och administrera de timanställda figuranter som arbetar tillfälligt vid enheten när övningar genomförs (innebär även kontakt med de timanställda, t.ex. vid frågor, planering och sjukanmälan.)
• granskning av fakturor och arbete som rör detta
• i övrigt bistå föreståndare/ledningen/medarbetare med den hjälp och koordinering som behövs inom institutionen

Observera att de ovan beskrivna arbetsuppgifterna endast utgör exempel och att arbetsuppgifterna kan komma att förändras efter hand.

Efter tid förväntas du också ta ett större ansvar för den administrativa strukturen inom enheten samt flagga för större händelser och självständigt bereda administrativt stöd för dessa händelser.

 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en treårig gymnasieexamen, gärna med en administrativ eller teoretisk inriktning av något slag. Eftersom arbetet huvudsakligen består av administration och av att ge service behöver du ha erfarenhet av arbete där administration och service utgjort de huvudsakliga arbetsuppgifterna. För att klara arbetet förutsätts att du har en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift och det är ett krav att du behärskar både svenska och engelska flytande.

Det är meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete och/eller personaladministration inom högskole- och universitetssektorn. Det är även meriterande om du har läst kurser vid universitet eller högskola och på så sätt har viss kännedom och förståelse för området.

Utöver den formella kompetensen ska universitets medarbetare ha de personliga förmågor som behövs för att fullgöra anställningen väl och för att företräda universitetet på bästa sätt.

För att trivas i rollen måste du ha förmåga att ta ett självständigt ansvar för arbetsuppgifterna och ha ett intresse för administrativa uppgifter samt en utpräglad servicekänsla som anpassar sig efter verksamhetens behov. Vidare måste du ha god kommunikations- och samarbetsförmåga och kunna hantera en tidvis hög arbetsbelastning. Vi befinner oss i en händelserik arbetsmiljö, där arbetsinnehåll, samarbetsparter och verktyg kan förändras över tid, vilket vi önskar att du finner positivt och stimulerande. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet. 

 

Upplysningar
Stephan Gavare, administrativ chef, 040-6657835

Caroline Mellgren, föreståndare, 040-6657941

Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

 

Ansökan
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2023-02-27. 

Ansökan skall innehålla:


• Meritförteckning(CV). Tidigare arbeten och arbetsuppgifter, erfarenheter och utbildningar. Ange tidsperioder.
• Personligt brev på max 1 sida. Beskriv varför du söker det aktuella jobbet, vad du kan bidra med och vad som gör dig till en lämplig kandidat.
• Löneanspråk

 

Övrigt
Anställningen är ett vikariat på heltid t.o.m. 2024-08-31. Tillträde den 15 maj 2023 eller enligt överenskommelse.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

Löneanspråk ska anges i ansökan.

 

Tillträde
Tillträde den 15 maj 2023 eller enligt överenskommelse.

 

Fackliga företrädare
SACO: saco-s@mau.se
SEKO: sekocivil@seko.lu.se
OFR: naser.eftekharian@mau.se

 

Välkommen med din ansökan!