Administratör

vid Fysikum. Sista ansökningsdag: 2023-03-31.


Fysikum är en av de större instutionerna vid Stockholms universitet med cirka 240 medarbetare, varav 95 är doktorander. Verksamheten vid institutionen omfattar forskning och utbildning i fysik och präglas av mycket internationellt samarbete. Fysikum är placerat vid AlbaNova universitetscentrum i moderna lokaler nära Roslagstull och universitetets centrala campus.

Arbetsuppgifter
Som administratör på Fysikum är du en del av ett team som ger administrativt stöd till hela institutionen i samverkan med andra centrala funktioner vid universitetet. Du har en central roll i institutionens verksamhet, uppdraget är brett och varierat, och vi söker därför en mångsidig person som kan arbeta parallellt med såväl stora som små göromål.

Du tillhör den administrativa avdelningen som består av femton medarbetare inom HR, ekonomi, studieadministration, registratur och arkiv, kommunikation, IT och övrig administration.

Du kommer framför allt att vara verksam inom två av avdelningens huvudsakliga ämnesområden; administrativt ledningsstöd (ca 50 procent) samt övrig administration (ca 50 procent).

Administrativt ledningsstöd
Du arbetar med administrativt stöd gentemot Fysikums prefekt. I arbetet utgör du en länk mellan prefekten, aktuella samarbetspartners och den administrativa avdelningen. I uppgiften ingår framförallt


• att stödja planering, genomförande och dokumentation för Fysikums styrelsemöten samt andra beredande kommitteer
• förberedelser och dokumentation av prefektbeslut
• bevakning av centrala policydokument som påverkar Fysikums beslutstruktur, såsom till exempel delegationsordningen.
• stöd gällande organisation av personalvårdsaktiviteter, avtackningar och dyl
• viss sekreterarhjälp.

Du hjälper till att bevaka att universitetets regler och riktlinjer följs och utgör ett stöd i kontakter med svenska myndigheter och vid behov med andra aktörer.

Övrig administration
Arbetet utgör en kombination av självständiga och rutinmässiga uppgifter knutna till ekonomi och personaladministration.

Anställningen innebär bland annat:


• löpande personaladministrativt arbete
• granskning av reseräkningar och utlägg, timrapportering
• hantera inköp, bokning av resor och hotell
• löpande ekonomiarbete med leverantörsfakturor.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en gymnasial utbildning och minst två års relevant arbetslivserfarenhet inom administration, ekonomi, personal och service. Du har goda kunskaper i Office-paketet och behärskar svenska och engelska i tal och skrift.

Vi ser det som meriterande att du har:


• erfarenhet från högskolevärlden
• kunskaper i systemen Raindance, Primula och Egencia.

Du bör ha lätt för att kommunicera och samarbeta, då arbetet innebär mycket kontakter med andra medarbetare, lärare och forskare. Ett strukturerat arbetssätt och analytisk förmåga värderas högt. Det krävs också att du har förmåga att arbeta självständigt och flexibelt samt att du är ansvarstagande och öppen för att hantera olika typer av frågeställningar kring institutionens administration.

Du bör också ha god simultankapacitet och förmåga att växla mellan olika typer av arbetsuppgifter inom olika arbetsområden.

Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare information om anställningen lämnas av, Prefekt Jan Conrad, tfn 08-5537 8769, conrad@fysik.su.se.

Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/OFR), tfn 08-16 34 89, alejandra@st.su.se, samt seko@seko.su.se (SEKO).

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.