Administratör

Är du en engagerad och positiv studieadministratör van vid att stötta den dagliga verksamheten och samtidigt blicka framåt? Vi har ett uppdrag kanske just för dig! En bred tjänst där du tillsammans med kollegor ansvarar för studieadministrationen för studenter och doktorander på grund, avancerad- och forskarutbildningsnivå i nära samspel med lärare, examinatorer och ledning. Vårt verksamhetsstöd befinner sig i ett spännande skede och söker dig som gillar utvecklings- och förbättringsarbete och är nyfiken på framtida arbetssätt. Välkommen med din ansökan!

Information om avdelningen
Institutionen för Mekanik och maritima vetenskaper (M2) har en internationell och dynamisk forsknings- och utbildningsmiljö. Institutionen återfinns på både Campus Lindholmen och Campus Johanneberg och består av sju forskningsavdelningar samt ett verksamhetsstöd.

Vid verksamhetsstödet på institutionen arbetar 19 medarbetare som ansvarar för studie-, ekonomi-, webb och HR-administration, lokalfrågor samt ledningsstöd. Arbetet utförs och utvecklas i nära dialog med studenter, doktorander, lärare, forskare, ledning på institutionen. En kontinuerlig utvecklingsdialog sker också med administrativa kollegor på andra institutioner och det centrala verksamhetsstödet. Verksamhetsstödet strävar efter arbetssätt, processer och rutiner som underlättar för alla i den dagliga verksamheten och som möter framtida behov på ett nyfiket och nytänkande sätt.

Beskrivning av tjänsten
Studieadministrationen består av sex medarbetare. I arbetat ingår bl a att genomföra och stödja betygsrapportering i Ladok, arkivering i dokumenthanteringssystemet 360, för- och efterarbete av tentamen, examens- och kandidatarbeten, disputationer, uppföljning av doktoranders studieplaner, handläggning av beslut av dispenser, handledarbyten, byten av forskarskolor mm. Denna tjänst kommer att ha ett särskilt ansvarsområde som rör koordinering av exjobbsarbete inom sjöfart samt viss avdelningsadministration.
Vi söker en kunnig och nyfiken kollega, intresserad av digitalisering och av att utveckla morgondagens administration. Vår ambition är att arbeta verksamhetsnära samtidigt som vi optimerar användningen av administrativa stödsystem och samarbetet kollegor emellan. Tjänsten kommer initialt vara placerad på Campus Lindholmen. Över tid kan tjänstens innehåll komma att ändras utifrån verksamhetsstödets behov och tjänsteinnehavarens kompetens och intresse.

Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.

Kvalifikationer
Vi söker dig som är en skicklig administratör samt har erfarenhet av administrativt arbete, gärna liknande arbetsuppgifter. Du får gärna ha högskoleutbildning inom relevant område alt. lägst gymnasieutbildning. För att trivas behöver du vara serviceinriktad, flexibel och ha lätt för att samarbeta då arbetet innebär många kontaktytor. Det är viktigt att du är självständig med en god förmåga att ta egna initiativ och att du kan planera och organisera i ditt arbete. Då det pågår förändringsarbete är det av vikt att du är utvecklingsorienterad.

Det är viktigt med god datavana då mycket av arbetet sker med hjälp av administrativa stödsystem. Våra möten är ibland digitala vilket gör att det är bra om du är förtrogen med att använda Teams och Zoom. Det är meriterande om du har kunskaper inom studieadministrativa verktyget Ladok, dokumenthanteringssystemet Chalmers 360, och gärna digital examination. Därtill behöver du behöver ha god kommunikativ förmåga samt goda kunskaper i både svenska och engelska.


Att arbeta på Chalmers
Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.
Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:
⦁ Flexibilitet att arbeta på distans.
⦁ Semester upp till sju veckor per år.
⦁ Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
⦁ Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med namn och referensnummer 20230405. Dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev
• 1-2 sidor

Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag: 30 juni, 2023

Vid frågor, vänligen kontakta
Sonja Laakso Gustafsson
Studieadministratör
Tel: 031-772 3637
E-mail: sonja.laakso@chalmers.se

Katrin Axelsson
HR-Partner
Tel: 031-772 1045
E-mail: katrin.axelsson@chalmers.se

Åsa Eriksson
Administrativ Chef
Tel: 031-772 6508
E-mail: asa.eriksson@chalmers.se

*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***
 


Chalmers vision är att aktivt medverka till en hållbar framtid. Vår forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart bedrivs i nära kontakt med omvärlden. Strategin för att nå vetenskaplig excellens förverkligas inom sex styrkeområden; Energi, Hälsa och teknik, Informations- och kommunikationsteknik, Materialvetenskap, Produktion och Transport. De grundläggande vetenskaperna utgör basen och hållbarhet, innovation och entreprenörskap är viktiga drivkrafter. Chalmers har omkring 11 000 studenter och 3000 anställda. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sen starten 1829, helt enligt grundaren William Chalmers motto: Avancez!