Administratör

Åt vår kund söker vi nu efter en Administratör

Uppdragsbeskrivning


Du kommer att tillhöra enheten Kravvalidering. Uppdraget omfattar att stötta både enhetschef och medarbetare i det administrativa dagliga arbetet, men också även föreslå förbättringar, och eventuellt genomföra dessa, i de processer som du arbetar eller kommer i nära kontakt med. I rollen som administratör kommer du att ha en stöttande roll, efter verksamhetens behov.



Du kommer att till exempel delta på interna möten i en administrativ roll för att föra protokoll, men också delta i förkvalificeringsprocessen genom att fördela ärenden, diarieföra, följa upp planering, och hantera viss extern kommunikation. Det förväntas inte att du besitter djup teknisk kunskap, men ska kunna orientera sig bland de resurser som finns tillgängliga för att med hjälp av medarbetare kunna besvara frågor från externa aktörer, alternativt vidarebefordra till, för sakfrågan, rätt resurs.



Målet med uppdraget är att medarbetarna som handlägger förkvalificeringsärenden ska ges förbättrade förutsättningar att hantera de tekniska aspekterna i sitt arbete, minimera handläggningstiden per ärende, och ges utrymme att förbättra de interna tekniska processerna för förkvalificering.



Arbetsuppgifter


I rollen som administratör kommer du att arbeta i förkvalificeringsprocessen för frekvensregleringsreserver och uppföljning av stödtjänstleveranser.



Dina arbetsuppgifter innefattar, men är inte begränsade till:



Stötta enhetschef/teamledare i planering och möteskoordinering
Delta på möten; koordinera dagordning, agenda, anteckningar/protokoll
Svara på/samordna e-post till kundens leverantörer av administrativ karaktär, så som testförfrågningar, uppföljning av stödtjänstleveranser m.m.
Hantera registrering av ärenden, t.ex. beställa ärendenummer till förkvalificeringsärenden i diarium
Genomföra administrativa arbetsuppgifter i förkvalificerings- och uppföljningsprocessen av stödtjänstleveranser
Bokföra i vårt egenutvecklade administrationssystem och bevaka tidsfrister
Administrativt hantera förkvalificeringsärenden i förberedelse för utlämning av allmänna handlingar
Administrativt hantera förkvalificeringsärenden vid införandet av BRP/BSP roller
Föreslå effektiviseringsåtgärder för uppgifter inom ramen för uppdraget
Vid behov kan även arbetsuppgifter av administrativ art som inte listats här förekomma


Obligatoriska krav

Högskole-/Universitetsutbildning minst 120p/180hp inom administration eller ekonomi.

Dokumenterad arbetslivserfarenhet av administrativa roller. Tre genomförda uppdrag under de senaste fem åren inom administration med arbetsuppgifter enligt beskrivning under Arbetsuppgifter ovan. 
Minst 2 års erfarenhet av självständigt arbete i Officepaketet: t.ex. Word, Excel, Power Point, Visio)


Mervärdeskrav


Minst tre års dokumenterad administrativ erfarenhet inom en statlig instans.


Minst fem års dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat som administrativa roller.




Personliga egenskaper


Eftersom rollen innebär kontaktytor både internt och extern söker vi dig som arbetar bra med andra människor, och lyssnar och kommunicerar väl.

Vidare söker vi dig som är mål- och resultatorienterad. Du arbetar strukturerat och planerar, organiserar, och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt.

Du har även förmågan att se saker ur ett helhetsperspektiv, såväl som ur våra intressenters perspektiv och vårat perspektiv som systemansvarig myndighet.

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.