Administratör

Kriminalvården växer – vi bygger nytt, bygger om och bygger till och söker nu fler medarbetare. Vårt viktigaste mål är att minska återfall i brott – att bryta den onda cirkeln. Lyckas vi med det blir samhället tryggare och säkrare för alla. Vi är den myndighet som ansvarar för anstalter, frivård, häkten och klienttransporter.

Nationella transportenhetens (NTE) uppgift är att transportera frihetsberövade personer. Varje år genomförs över 100 000 transporter vilket inkluderar både inrikes- och utrikestransporter. NTE är inne i en spännande utöknings- och utvecklingsfas, bl.a. avseende arbetssätt, processer och organisation. Vi arbetar också aktivt med att stärka ledar- och medarbetarskapet på alla nivåer. Inom enheten arbetar idag över 1 100 personer och kommer enligt prognos att fördubblas över de närmaste åtta åren. NTE består idag av fem transportsektioner, en transportplaneringssektion, en transportsäkerhetssektion samt en sektion för verksamhetsplanering.

Sektionen för verksamhetsplanering är i första hand ett stöd till enhetschefen men även till övriga sektioner. Stödet ges i form av t.ex. framtagande av analyser, strategier och planer för enhetschefens hela planeringshorisont, ärendeberedning, underhåll av samverkanspunkter samt uppföljning och utveckling av enhetens verksamhet. Sektionen ansvarar även för vissa administrativa uppgifter för enheten och enhetschefen.

ARBETSUPPGIFTER
I rollen som kansliadministratör har du en central roll där ditt huvudsakliga ansvar är att administrativt stödja sektions- och enhetschefen.

Arbetet innefattar många parallella arbetsuppgifter vilket ställer höga krav på att du kan arbeta självständigt, prioritera och leverera under korta tidsramar.

Du hanterar inkommen post och e-post samt administration av ärenden och dokument, såsom remisser och olika handlingar samt viss fakturahantering. Du ansvarar för diarieföring av ärenden och handlingar för sektionen. Du sköter administrationen av enhetens interna hemsida (Krimnet) och ansvarar för mötesadministration inom sektionen och för enhetschefen.

Vidare hanterar du begäran om utlämnande av allmänna handlingar förfrågningar från allmänheten, andra myndigheter och media. Du stödjer och utbildar interna medarbetare i hantering av handlingar, diarieföring och användning av digitala verktyg. Dessutom deltar du aktivt i enhetens utvecklings- och kvalitetssäkringsarbete och egenkontroll inom sektionens ansvarsområde.

KVALIFIKATIONER
Arbetet som administratör är en service och kvalitetssäkringsfunktion som kräver att du är noggrann, har förmåga att arbeta både självständigt och i nära samarbete med övriga inom sektionen och enheten men även med andra aktörer inom som utanför myndigheten. Du arbetar bra med andra människor. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du gör korrekta avvägningar och prioriteringar och är självgående. Du har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter. Du tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat.

För oss är det viktigt att du delar Kriminalvårdens grundläggande värderingar om en human människosyn, respekt för individen samt tron på människans vilja och förmåga att utvecklas. Du är även medveten om och har förståelse för hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar dig själv och andra. Vidare förväntas du med ditt förhållningssätt bidra till att alla blir likvärdigt bemötta. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi söker dig som har:
• Eftergymnasial administrativ utbildning alternativt annan utbildning i kombination med erfarenhet Kriminalvården bedömer relevant
• Erfarenhet av arbete som administratör inom offentlig förvaltning
• Erfarenhet av arbete som chefsstöd eller liknande roll
• Mycket god kunskap att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska
• Mycket god datorvana och förmåga att arbeta i Word och Excel - Avgörande / Krav
• Kunskap i något dokument- och ärendehanteringssystem - Avgörande / Krav

Det är meriterande om du har:
• Erfarenhet av diarieföring och hantering av allmänna handlingar
• Erfarenhet av arbete inom Kriminalvården
• Erfarenhet av att arbeta med dokument- och ärendehanteringssystem
• Kunskaper inom regelverk för hantering av allmänna handlingar

ÖVRIGT
Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetande. För att arbeta hos oss behöver du genomgå en säkerhetsprövning i enlighet med säkerhetsskyddslagen. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning innefattande en säkerhetsprövningsintervju med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Vid säkerhetsprövningen utreds du som person, din bakgrund och dina relationer ur ett säkerhetsperspektiv. I samband med din anställningsintervju får du mer information om säkerhetsprövning och eventuella blanketter att skriva under.
Läs mer om säkerhetsprövningen på: https://www.kriminalvarden.se/jobba-hos-oss/rekryteringsprocessen/sakerhetsprovning-vid-rekrytering/

Kriminalvården strävar efter en jämn könsfördelning och ökad mångfald.

Provanställning kan komma att tillämpas.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit. Frågor om specifika jobb besvaras av den kontaktperson som anges i annonsen.

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser. Kriminalvården har upphandlade avtal.