Administratör

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 37 000 studenter och 6 000 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Placering: Fastighets- och Serviceenheten, Göteborg

Området för infrastrukturstöd har ett övergripande uppdrag att erbjuda kvalitativ och effektiv service till universitetets olika verksamheter. Tillsammans skapar vi attraktiva IT-, fastighets- och servicetjänster som möter Göteborgs universitets behov. Området har drygt 400 medarbetare med bred kompetens och stor geografisk spridning.

Welcome Services erbjuder en servicefunktion för internationell personal och internationella studenter beträffande inresa, boende och vistelse vid universitetet. Sektionen arbetar även med information, råd och stöd till institutioner för mottagande av gästforskare, internationell personal och internationella studenter.

I våra tjänster ingår uthyrning av bostäder, med både en stor administration kring bokningar och mottagande samt en omfattande hantering av ärenden av praktisk art. Sektionen ansvarar för totalt drygt 600 bostäder, varav ca 450 studentbostäder och ca 160 gästbostäder. Utöver arbetet med bostäder så ansvarar Welcome Services för ett innehållsrikt välkomstprogram för både internationell personal och internationella studenter, både vid terminsstart och under året. Sektionen arrangerar också löpande informationstillfällen och kompetensutveckling för universitetets personal som arbetar med dessa målgrupper.

Vid Welcome Services arbetar idag ett tiotal personer. Vi söker nu en administratör till arbetet med aktiviteter och mottagande.

Arbetsuppgifter
Arbetsuppgifterna som administratör består av löpande administration och sysslor, såsom
- arbete i bokningssystem, databas etc
- arbete med informationsmaterial, nyhetsbrev, webbsidor etc
- planering av och medverkan i välkomstprogram och aktiviteter
- kontakter med internationell personal och internationella studenter
- kontakter med myndigheter, organisationer etc

Du kommer att arbeta i lag med frågor och arbetsuppgifter inom hela sektionens arbetsområde (bostäder och mottagande), med fokus på mottagande och aktiviteter för internationell personal.

Kvalifikationer
För arbetsuppgifterna lämplig gymnasial utbildning eller som arbetsgivaren bedömer som likvärdigt. Erfarenhet av ovan beskrivna arbetsuppgifter är meriterande.

Följande kompetens krävs:
- God administrativ förmåga
- Goda språkkunskaper i svenska och engelska (övriga språk är meriterande)
- God datorvana (Officepaketet, webbpublicering etc)

Följande kompetens/erfarenhet är önskvärd och meriterande:
- Erfarenhet av arbete i databas el dyl
- Erfarenhet av arbete i webbpubliceringsverktyg som InfoGlue el liknande
- Erfarenhet av arbete med underlag för trycksaksproduktion
- Erfarenhet av arbete med digitala nyhetsbrev
- Erfarenhet av arbete med aktiviteter och mottagande
- Erfarenhet av arbete med internationell personal och/eller internationella studenter

Du är pragmatisk och lösningsorienterad samt behärskar att prioritera bland de ärenden som åläggs dig och att självständigt planera och organisera ditt arbete. Arbetet ställer stora krav på servicekänsla, noggrannhet, initiativrikedom, flexibilitet och samarbetsförmåga.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt
Oregelbundna arbetstider kan förekomma.

Intervjuer kommer att genomföras löpande.

Mer information om sektionen på www.gu.se/welcome och www.medarbetarportalen.gu.se/gast/.

Kontaktuppgifter för anställningen
Karin Hellqvist, Sektionschef
0708-782135
karin.hellqvist@gu.se
www.gu.se/ledigaanstallningar

Fackliga organisationer
SACO: Martin Selander
031-786 1987
martin.selander@gu.se

OFR/S: Peter Brandt
031-786 1169
peter.brandt@gu.se

SEKO: Elaine Axelsson
031-786 1173
seko@gu.se

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.
Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.