Administratör

FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi ca 930 anställda varav ca 770 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.

FOI:s avdelning Försvarsanalys ger kvalificerat analys- och beslutsstöd genom att kombinera studier och direktstödjande verksamhet med forskning. Våra resultat ger viktiga bidrag för ett tryggare och säkrare samhälle. Avdelningen arbetar bland annat inom områden som säkerhetspolitik, operationsanalys, försvarsekonomi och samhällets säkerhet.

Våra huvudsakliga uppdragsgivare är Regeringskansliet, Försvarsmakten, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) samt Försvarets Materielverk (FMV).

Arbetsuppgifter

I rollen som administratör kommer du primärt att ge stöd till ett par enheter på en forskningsavdelning och vid behov även till avdelningsledningen inom specifika områden. Arbetet innebär stöd till enhetscheferna med protokollföring, planering, uppföljning och samordning inklusive dokument- och ärendehantering. Du kommer även att ge administrativt stöd till forskarna i projekten med bland annat redigering och layout av rapporter, dokument och enklare databashantering. I arbetet ingår också att hålla samman det administrativa och praktiska inför seminarier och konferenser, besöksplanering, protokollföring samt att stödja vid till exempel offertarbete och ansökningsprocesser. Du ingår tillsammans med övriga administratörer och avdelningsekonom i avdelningens administrativa grupp som tillsammans utvecklar och samordnar arbetet inom det administrativa området.

Din profil

Vi söker dig som har relevant utbildningsbakgrund, praktisk erfarenhet av arbete som administratör och van vid både enklare och mer avancerade arbetsuppgifter. Du är en van användare av Microsoft Officepaketet och datoriserade stödsystem. Du har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift både på svenska och engelska. Meriterande är högskoleutbildning, erfarenhet av försvarsrelaterad och säkerhetspolitisk forskningsverksamhet och arbete inom stora statliga myndigheter. Meriterande är också erfarenhet av resursplaneringssystem, webbpubliceringsverktyg och layoutarbete i Adobe InDesign.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaperna och vi söker dig som är strukturerad, serviceinriktad och flexibel och du tar gärna på dig både enkla och mer avancerade arbetsuppgifter. Din förmåga att ta egna initiativ samt att leverera resultat i god tid och av god kvalitet är av stor vikt. Vi ser också att du har erfarenhet av att leda och driva det administrativa i olika projekt, bland annat aktiviteter kring seminarier och konferenser. Du har förmåga att snabbt ta till dig rutiner, regler och processer, Vidare är det viktigt att du kan arbeta både i grupp med bland annat övriga administratörer och enheternas personal. Det är också värdefullt om du har ett samhällsengagemang.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

Vi erbjuder

Att arbeta på FOI ger möjlighet till intressanta och utvecklande arbetsuppgifter som bidrar till samhällets funktion och utveckling inom försvar och säkerhet. Miljön vi verkar i ställer höga krav på självständigt arbete och ansvarstagande och ger även stort utrymme för egna initiativ oh professionell utveckling över tiden.

FOI strävar efter mångfald där medarbetarnas bakgrund, erfarenheter, kunskaper och personlighet berikar verksamheten. Vi arbetar medvetet för att vår arbetsplats ska ha en god arbetsmiljö och vara jämställd. Tjänsten är en tillsvidareanställning med 6 månaders provanställning.

Arbetsplatsen är belägen i Kista.

Har vi fångat ditt intresse?

Du är välkommen med frågor till ställföreträdande avdelningschef för Försvarsanalys, Magnus Sparf. Fackliga företrädare är Riitta Räty (SACO) och Ann Ödlund (OFR/S – ST). Samtliga nås på telefon 08 - 5550 30 00.

Välkommen med din ansökan via ansökningsknappen nedan senast 2017-03-21 . Vi vill att du fyller i de utbildningar och erfarenheter som är relevanta för jobbet. I slutet av ansökningsformuläret kan du sedan bifoga ett komplett CV och ett personligt brev märkt med ref FOI-2017-411.