Administratör

Hässleholms kommun är en viktig knutpunkt i Sverige. Här möts människor för att leva, uppleva, arbeta och lära i en kommun präglad av nyfikenhet och utveckling. Våra medarbetare skapar kvalité som syns, visar respekt för individen och sätter medborgaren i fokus.

Förvaltningen Arbetsmarknad & kompetensutveckling ansvarar för kommunens verksamheter inom arbetsmarknad och utbildning för vuxna. Förvaltningens verksamheter är uppdelade på fem enheter; det är Arbetsmarknadsenheten, Flexvux, Norra station, T4vux och Yrkeshögskolan Syd.

Arbetsmarknadsenhetens övergripande uppgift att aktivt motverka arbetslösheten i kommunen. Vi har fokus på de som av olika anledningar står långt från arbetsmarknaden och vår målsättning är att skräddarsy lösningar så att våra deltagare så snabbt som möjligt kommer vidare till studier eller avlönat arbete. Vi arbetar kontinuerligt med metod- och organisationsutveckling, ofta i projektform. Samverkan med andra myndigheter, samarbete med näringslivet, och utbyte av kunskap och erfarenheter med liknande organisationer både inom och utanför Sverige, gör att vi är i ständig förändring och utvecklas i takt med vår omvärld.

Arbetsuppgifter Som administratör på Arbetsmarknadsenheten sköter du det löpande administrativa arbetet och fungerar som administrativt stöd till personalen. Det innebär till exempel att sköta administrationen av beslutsunderlag, rekvisitioner och utbetalningar från Arbetsförmedlingen. Det innebär också att attestera och kontera fakturor, samt att ansvara för inköp och för att inventera och hålla ordning i våra materialförråd. Som administratör har du också ansvar för arkivering och diarieföring, både på papper och digitalt. Du ansvarar dessutom för att uppdatera och utveckla de administrativa rutinerna och våra ekonomirutiner, samt för att regelbundet revidera och uppdatera blanketter. Du sitter med i förvaltningens administratörsnätverk och är på så sätt Arbetsmarknadsenhetens informationskanal när det gäller nyheter och förändringar på det administrativa området.

En annan del av ditt arbete innebär att bli expert på Arbetsmarknadsenhetens databassystem GW Arbetsmarknad. Du har nära kontakt med förvaltningens IT-personal, informerar om förändringar i systemet, och fungerar som ett stöd till dina kollegor i frågor som rör databasen. Du sitter med i kontorets IT-grupp och är med och utvecklar metoder och rutiner på IT-området. Du ansvarar även för att regelbundet ta fram och presentera statistik. Andra IT-relaterade arbetsuppgifter kan tillkomma, beroende på kompetens och intresse.

Arbetsmarknadsenheten har ansökt om ett ESF-projekt och om detta beviljas kommer en stor del av ditt arbete även att bestå av projektadministration. Detta innebär att i nära samarbete med projektledaren och projektekonomen sköta den löpande redovisningen till ESF. Det som ska redovisas är till exempel medfinansiering, deltagares scheman, utförda aktiviteter, resor, loggböcker från personalen, kostnader och statistik. Du ansvarar också för kringuppgifter i projektet såsom att föra minnesanteckningar på möten, beställa fika, hantera fakturor och boka tolkar.


Kvalifikationer Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning inom administration, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Erfarenhet från arbetsmarknadsverksamhet och/eller projektadministration i ESF-projekt är meriterande, men inget krav. Då du kommer att ha ansvar för inköp och fakturor bör du ha ett gott siffersinne och det är ett plus om du även har grundläggande kunskaper inom ekonomi och/eller statistik. Du har mycket god datorvana, goda kunskaper i Office-paketet, och har lätt för att lära dig nya program. Har du dessutom ett stort intresse för IT är det mycket meriterande. Körkort är ett plus men inget krav.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper. För att lyckas i rollen är det viktigt att du är mycket strukturerad och noggrann. Du älskar ordning och reda och har en förmåga att se detaljerna samtidigt som du trivs i ett högt tempo där du har ansvar för många olika arbetsuppgifter. Då du kommer vara personalens administrativa stöd är det viktigt att du är bra på att samarbeta och har ett hjälpsamt bemötande.

Det är viktigt att du är flexibel ? du kan snabbt växla mellan att kontera en faktura eller göra en beställning till att byta toner i skrivaren eller hjälpa en kollega med datasystemet. Det är också viktigt att du tycker det är roligt med förändring, då vår verksamhet ständigt förändras vilket gör att arbetsuppgifterna kan förändras efterhand.

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid och tillsätts under förutsättning att vederbörliga beslut fattas. Tillsättning sker efter överenskommelse.

Vi tillämpar löpande rekryteringsprocess och tjänsterna kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.
Vi undanber oss all kontakt från rekryterings- och bemanningsföretag.

Fackliga representanter kan nås via förvaltningens sekreterare på tfn 0451-26 85 75.


Välkommen med din ansökan!