Administratör

vid Fysikum. Sista ansökningsdag: 2018-08-13.

Arbetsuppgifter
Som administratör på Fysikum har du ett brett uppdrag i en dynamisk internationell miljö.

Den största delen av anställningen innebär en roll som administrativt stöd till en av våra internationellt rekryterade professorer med tillhörande forskargrupp. Du har en nära kontakt och samarbete med professorn i hans arbete och en samordnande funktion i forskargruppen där du ansvarar för administrativt stöd och service av olika slag, t.ex. genom att administrera det löpande arbetet med möten, bokningar, anteckningar och arkivering. I arbetsuppgifterna ingår hantering av reseräkningar och utlägg, rese- och hotellbokningar, reseförskott, inköp och beställningar samt service och utlägg till externa gäster. I uppdraget ingår också att delta i anordnandet av olika sammankomster såsom konferenser och workshops m.m. Du är kontaktperson mellan professorn och övriga medarbetare på administrativa avdelningen och har daglig kontakt med forskare och övrig personal via e-post, telefon och besök.

I anställningen ingår också att vara institutionens sekreterare. I denna roll deltar du i möten med institutionens styrelse (FS) och i Kommittén för forskningsstrategi (KFS) och skriver kallelser till möten och protokoll för dessa. Som institutionssekreterare bistår du också i arbetet med institutionens arkiv och bidrar vid behov med diverse stöd till prefekten.

En stor del av arbetet sker i personalsystemet Primula, Office-paketet och även delvis i diariesystemet W3D3.

Du tillhör den administrativa avdelningen som består av ca tretton medarbetare inom personal, ekonomi, studieadministration, kommunikation, studievägledning och IT. Din närmaste chef är den administrativa chefen. Det administrativa arbetet på institutionen täcker ett stort område vilket innebär att andra administrativa arbetsuppgifter kan förekomma. Periodvis förekommer hög arbetsbelastning.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning eller motsvarande kompetens/erfarenhet som bedöms som likvärdig. Krav är arbetslivserfarenhet från administration i en liknande roll. Du ska ha ett intresse av att arbeta inom universitet/högskola och se en utmaning i denna anställning. Meriterande är erfarenhet av de ovan beskrivna arbetsuppgifterna från arbete inom universitets- och högskolesektorn. Miljön du kommer att verka i är internationell och ditt arbetsspråk kommer att vara både svenska och engelska. Det är därför viktigt att du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på såväl svenska som engelska.

Du ska också ha en god förmåga att strukturera och organisera ditt arbete, vara drivande och arbeta självständigt genom att ta ansvar och egna initiativ. Anställningen ställer krav på flexibilitet, stresstålighet och ett serviceinriktat förhållningssätt. Du ska vara beredd att arbeta med en mängd varierande arbetsuppgifter samt lösa såväl små som stora uppgifter på ett effektivt och metodiskt sätt. Då arbetet innebär många kontakter med forskare och övrig personal lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper som social kompetens och god samarbets- och kommunikationsförmåga.

Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare information om anställningen lämnas av administrativ chef Louise Beskow, tfn 072-148 73 86, louise.beskow@fysik.su.se. 

Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, saco@saco.su.se, Lisbeth Häggberg (Fackförbundet ST och Lärarförbundet), tfn 08-16 20 00 (vx), samt seko@seko.su.se (SEKO).

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: anvisningar – sökande.

OBS! Den fullständiga annonsen hittar du på Stockholms universitets webbplats www.su.se/jobb under Lediga jobb.

Välkommen med din ansökan!


Stockholms universitet – forskning, utbildning och samverkan i den internationella frontlinjen.