Administratör av disciplinärenden och VD-assistent

Som administratör av disciplinärenden och VD-assistent på SwedSec kommer du att arbeta med flera olika administrativa arbetsområden i en snabbfotad mindre organisation med många kontaktytor mot finansmarknaden. I rollen ansvarar du för att diarieföra och lägga upp nya inkomna disciplinärenden, akthantering, kommunikation av handlingar och expediering av beslut. Vidare innebär rollen att du ansvarar för det administrativa stödet åt VD. Rollen är placerad på SwedSecs kontor på Blasieholmen i Stockholm och du rapporterar direkt till VD.

Huvudsakliga ansvarsområden:


Sköta administration gällande disciplinärenden; diarieföring, akthantering, kommunikation av handlingar och expediering av beslut samt arkivering
Administrativt stöd till VD; kalenderhantering, mötesbokningar, luncher, resor mm
Förberedelser inför styrelsemöten; framtagande av agenda och utskick av styrelsematerial via webbverktyg
Webbadministration; statistik och beslut disciplinärenden, göra enklare ändringar på hemsidan
Utskick av pressmeddelanden
Administration av onlinetjänsten (webbverktyg) innefattar bl a hantering av licensansökningar, avanmälningar, dispensansökningar och profilbilder.
Allmän kontorsupport; beställning av kontorsmaterial, posthantering, inköp presenter/blommor, kopiering och annan hjälp inför möten, administration/koordinering vid seminarier, forum och företagsaktiviteter, back up för receptionstjänst samt ansvara för att gemensamma ytor är väl fungerande och ser representativa ut.
Som back up för annan administratör agera first line support; svara på frågor via e-post och telefon från anslutna företag, licenshavare och privatpersoner om licensieringen.


Vi söker dig som har flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, allra helst från domstol, myndighet eller advokatbyrå. Du har god vana och trivs med att arbeta i olika it-system och webbplattformar/verktyg. Du har mycket god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skriftpå svenska och engelska.

Som person behöver du vara noggrann, strukturerad och kunna prioritera och bibehålla en hög servicenivå, även under tidpunkter av hög arbetsbelastning och med samtidigt pågående projekt/arbetsuppgifter. Du måste trivas med att vara ansiktet utåt, svara på frågor och ge service och kunna skifta fokus mellan olika arbetsuppgifter. Vidare krävs att du gillar att söka kunskap, sätta dig in i regelverk och administrera on line-verktyg. Viktigt är också att du har integritet och kan hantera konfidentiell information.



Välkommen med din ansökan snarast! Urval och intervjuer görs löpande. Söker gör du på www.novarepropell.se. Klicka på ”Ansök nu” och bifoga ditt CV och personliga brev. Notera att vi ej tar emot ansökningar via mail i och med GDPR. Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Jessica Fontin på jessica.fontin@novarepropell.se

SwedSec Licensiering AB arbetar för höga kunskaper, regelefterlevnad och god etik hos anställda på finansmarknaden. Detta görs genom licensiering baserat på kunskapskrav och tester samt genom ett disciplinärt förfarande vid regelöverträdelser. Ca 190 företag är anslutna till SwedSec och över 23 500 av deras anställda är aktiva licenshavare. SwedSec bildades 2001 och ägs av Svenska Fondhandlareföreningen. För mer information se www.swedsec.se