Administratör / bemanningsplanerare

Socialförvaltningen Sydväst är en av fyra socialförvaltningar i Göteborgs Stad med runt 900 medarbetare. I stadsområdet Sydväst bor cirka 120 000 invånare och området stäcker sig från Billdal till Högsbohöjd och till södra skärgården. Förvaltningens uppdrag är att barn, unga och vuxna ska kunna leva ett tryggt och självständigt liv och att barn och unga har en rik fritid. Förvaltningen jobbar också för att stötta personer i hemlöshet till ett varaktigt boende. Genom samverkan med civilsamhälle, lokalt näringsliv och andra aktörer ska vi öka folkhälsan och tryggheten i området.

I socialförvaltningen Sydväst vill vi ta tillvara på engagemanget hos alla medarbetare. Hos oss kan du påverka både ditt eget jobb och andras liv.

ARBETSUPPGIFTER
Arbetet som administratör inom Avdelning Boende och hemlöshet innebär att du är underställd en enhetschef och ingår i en grupp tillsammans med andra administratörer. Din roll är att stötta chefer med schemaläggning och schemafrågor i systemen Personec och i TimeCare, likväl som du kan stötta chefer bl.a. i att fördela personalresurser mellan verksamhetens behov och ramar kombinerat med arbetsmiljöperspektivet. Du arbetar långsiktigt genom förbättringsarbete för att bevara en god personal- och bemanningssituation.

Som administratör hos oss kommer du dessutom att hantera HR- och ekonomiadministration, samt stötta med dokumentation i olika samverkansmöten. I praktiken innebär detta att löpande stödja chefer i inköp- och upphandling, behandla fakturor, hantera beställningar, stödja- och ge service till chefer angående olika IT-system, LVS-behörigheter, sitta med i samverkansmöten samt löpande övrig administration.

Uppdraget är en viktig del i avdelningens ambition att skapa bättre förutsättningar för ledarskap, kommunikation och måluppfyllelse för verksamheterna, och du kommer också att vara med i att utveckla det administrativa arbetet, samt bidra till att implementera förändringar och nyheter inom området.

I ditt arbete kommer du att ha stöd av- och samarbeta med HR, ekonomi och förvaltningens övriga stödfunktioner.



KVALIFIKATIONER
Du behöver ha en vidareutbildning inom administration, samt ha arbetat som administratör där schemaläggning och personaladministration har ingått som arbetsuppgifter. Erfarenhet av Personec och TimeCare är ett krav, samt god kännedom om lagar och avtal inom anställningsområdet.
Det är meriterande att du har erfarenhet av administrativt arbete i våra system Proceedo, Treserva och Agresso, samt att du är van användare av Office365. Har du dessutom kunskap om verksamhetsområdet, eller vana ifrån annat serviceyrke är det ett stort plus.

Vi söker dig som;
- Har god samarbetsförmåga, är prestigelös och har ett professionellt bemötande.
- Har hög servicenivå och är lyhörd.
- God analytisk förmåga .
- Har förmåga att prioritera och använda tiden effektivt, samt arbeta systematiskt, organiserat och metodiskt.
- Det är viktigt att du kan ta ansvar för att arbetet slutförs.
- Är initiativrik, har blick för förbättring, och bidrar till utveckling av våra administrativa rutiner och processer.

Vi tror också att du är flexibel med stor anpassningsförmåga och noggrannhet, då det aktuella administratörsuppdraget innebär stort ansvar för att verksamhetens intäkter hanteras korrekt. Din förmåga att arbeta både självständigt och i grupp värderas högt.

Mot bakgrund av att det finns återkommande dead lines i ditt arbete är det viktigt att du kan hantera arbetstoppar, och trivs med att arbeta under växlande arbetsbelastning.

Arbetsuppgifterna kan komma att utvecklas och förändras över tid beroende på verksamhetens behov vilket kräver att du har lätt för att anpassa dig för ändrade omständigheter.


ÖVRIGT
Intervjuer kommer att ske löpande under ansökningstiden.