Administratör - Ceremoniadministratör

Karolinska Institutets mål är att förbättra människors hälsa genom utbildning och forskning. Kärnverksamheten stöds administrativt av medarbetare vid Universitetsförvaltningen och institutionerna. Universitetsförvaltningen stödjer KI:s institutioner och ledning, de tre styrelserna och deras underorgan. Universitetsförvaltningen svarar dessutom för administrativt stöd och samordning för flera centrumbildningar och projektorganisationer.



Avdelning/Enhet
Enheten för akademiska ceremonier är en enhet inom Kommunikationsavdelningen vid Karolinska Institutets universitetsförvaltning.

Enheten planerar och genomför universitets samtliga akademiska högtider som t.ex. doktorspromotioner och professorsinstallationer. 

Enhetens verksamhet präglas av ett projektorienterat arbetssätt, med tidvis högt arbetstempo och exakta deadlines, vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsvilja.

Arbetsuppgifter
I arbetsuppgifterna ingår att delta i planering, koordinering och genomförande av de akademiska högtiderna. Som ceremoniadministratör kommer du också att arbeta med databaser samt utföra en del av enhetens löpande administrativa åligganden som t.ex.

- hantering av utskick av inbjudningar och registrering av svar
- dagliga interna och externa kontakter via mail, telefon och möten
- ta fram underlag inför beställning av trycksaker som tex program och placeringslistor
- beställning av catering, teknik, lokalbokningar mm.

Periodvis kan arbetsbelastningen vara mycket hög.

Kvalifikationer
Du har relevant utbildning och gärna erfarenhet från liknande arbetsuppgifter samt god förmåga och intresse att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska.

Du har mycket goda kunskaper i Office-paketet och har vana från databashantering. Om du har erfarenheter av att arbeta i eventsystem eller med InDesign är det meriterande.

Personliga egenskaper
Vi lägger stor vikt vid de personliga egenskaperna. Arbetet innebär en kombination av dels omväxlande och dels rutinmässiga uppgifter och ställer stora krav på flexibilitet, självständighet och noggrannhet. Du skall även vara serviceinriktad, prestigelös, ha ansvarskänsla och god samarbetsförmåga.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet MyNetwork.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Varmt välkommen med din ansökan!

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet med visionen att på ett avgörande sätt bidra till att förbättra människors hälsa. I Sverige står Karolinska Institutet för den enskilt största andelen medicinsk akademisk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Varje år utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.