Administratör i vår reception

Västra Hisingen är en expansiv stadsdel med starka kontraster. Här finns en mix av både småstad och landsbygd, småföretagande och industri, hav och skog.
Framförallt finns här en blandning av människor med olika bakgrund och kultur. Som en av våra drygt 2 700 medarbetare blir du delaktig i att utveckla stadsdelen. Ditt uppdrag blir att medverka till ett långsiktigt hållbart Göteborg genom att ge våra invånare service med hög kvalitet.
Vi erbjuder dig ett omväxlande och meningsfullt jobb med möjlighet att göra skillnad!




ARBETSUPPGIFTER
Du ger service och information till invånare i stadsdelen som kommer till stadsdelshuset på Höstvädersgatan 1 och undrar över något. Du lotsar vidare i stadsdelshuset, till olika verksamheter och ibland andra myndigheter. I arbetsuppgifterna ingår att förmedla information i tal och skrift på svenska men även tala flera andra språk då flera av våra medborgare talar andra språk. Du ger service kring anmälan till barnomsorg och tar emot blanketter.

Du tar emot besökare till medarbetare i huset. Vi ger service till chefer i förvaltningen som beställning av telefoner, anknytningar och ändrar i kontaktuppgifter. Du ser till att få in rätt information från verksamheterna och sätter in informationen i sitt rätta sammanhang. Du ska kunna förmedla och skapa tydlig information kring beställningar och andra rutiner. Du informerar chefer och medarbetare om vad som gäller till exempel vid telefonbeställningar. Du ger service till medarbetare i förvaltningen när det till exempel gäller bilpool, västtrafikkort.

Du förmedlar sammanhang i olika frågor både till invånare, chefer och medarbetare. Du ska hitta lösningar på uppkomna situationer och problem som kan dyka upp i Informationen/receptionen. I vissa frågor är du spindeln i nätet i en stor organisation.

Du ska samarbeta med chefer, verksamheter, telefonisamordnare, leverantörer och andra förvaltningar. Du ska också samarbeta med kollegor på enheten samt andra enheter.


KVALIFIKATIONER
Du ska ha minst två års erfarenhet av att ha arbetat inom reception och administration. Du ska ha KY- eller högskoleutbildning inom service och administration.

Du ska ha dokumenterat god serviceförmåga, du hittar lösningar och ser till att på bästa sätt ta hand om invånare och medarbetare som söker våra tjänster. Du är professionell i din service och ditt bemötande gentemot andra.

Du ska ha dokumenterat god organisationsförmåga och kunna arbeta effektivt. Du ska kunna strukturera dina arbetsuppgifter och arbeta självständigt. Du ska kunna vara initiativrik inom de ramar som arbetsuppgifterna kräver. Du ska ha en omvittnat god samarbetsförmåga för att kunna utföra dina arbetsuppgifter och leverera service till många olika människor.

Du ska kunna förstå komplexa beställningsrutiner och upphandlingsavtal, samt sätta in saker i sitt rätta sammanhang. Du ska också kunna förstå stora organisationer och verksamheter samt se helheter.

Du ska ha en mycket god förmåga att hantera svenska i tal och skrift. Du är i många fall informatör och ska kunna göra skriftliga rutiner och vara tydlig i din kommunikation och information till invånare och medarbetare.

Du ska kunna skriva, tala och förstå engelska samt tala och förstå minst ett språk till. Ytterligare språkkunskaper är meriterande. Förståelse och erfarenhet från andra kulturer är meriterande då du ska möta våra invånare som kommer från många andra länder och kulturer. Du ska ha god kännedom om stadsdelen och det är därför meriterande om du bor i eller har bott eller arbetat i Biskopsgården/Länsmansgården.