Administratör IMS med del av tjänst i VDL

Industri- och materialvetenskap (IMS) stärker framtidens industri i ett hållbart samhälle med kunskap och tekniska lösningar. Genom forskning, innovation och utbildning skapar vi framtida industriella värdekedjor. Vi verkar i en internationell miljö. Forskningssamarbeten, externa kontakter med industri, myndigheter och andra universitet samt konferenser är en viktig del av institutionens forskningsmiljö. Det lokala verksamhetsstödet är en uppskattad och viktig del av verksamheten, och levererar professionellt och lyhört stöd till våra forskare, lärare och studenter.

Administratör till institutionen för industri- och materialvetenskap (IMS) med delad tjänst att arbeta i Virtuella utvecklingslaboratoriet VDL vid IMS

Institutionen har flera mötesrum samt en konferensanläggning för både virtuella och fysiska möten samt forskning; Virtuella utvecklingslaboratoriet (VDL). Labbet är utrustat med teknik för forskningssamarbeten och möten på distans och lokalen används flitigt. Support till användarna är avgörande för verksamheten och för att ge gästerna, en professionell upplevelse.

Om rollen
Vi utökar supportteamet och söker därför en administratör med stor känsla för service och med vana av teknisk support vid presentationer och virtuella möten. I tjänsten ingår även grundutbildningsadministration på grund- och avancerad nivå, forskarutbildningsadministration, samt personaladministration med stöd av vår HR-partner.

I rollen ingår också att boka resor och logi för gäster, beställa och tillhandahålla catering till våra möten och konferenser, liksom mer administrativa uppgifter så som inköp av kontorsvaror, arkivering i Chalmers diarieföringssystem, samt uppgifter relaterat till lokaler, personal och gäster (kort, nycklar och accesser etc.). Hur aktuell arbetsuppgiftsfördelning ser ut kan variera över tid.

Vad får du?
Vi erbjuder dig möjligheten till en mångsidig roll som ingår i ett stöttande och kvalitetsinriktat arbetslag om 11 personer vilka leds av institutionens administrativa chef. Tjänsten ger dig möjlighet att bidra till att utveckla arbetssätt och rutiner, vara en kvalitetsmedveten samarbetspartner och en smidig proaktiv problemlösare av praktiska saker.

Du delar arbetet med en annan kollega kring VDL-arrangemangen, som innebär att säkerställa tydliga bokningsrutiner och ger support inför och under events. Du kommer att tillhandahålla stöd och support till användare inkl. instruera användare av VDL hur utrustningen fungerar och finnas tillhands som stöd inför och under de events som hålls lokalen. Användarna kan vara IMS doktorander eller fakultet likaväl som gäster från olika delar av världen.

Vem är du?
Vi söker dig som vill göra både oss och dig bra - du ser det här jobbet som en chans få kombinera service, support och teknik med administration. Som person är du positiv, noggrann och levererar med kvalitet och i tid utan att fastna i en detalj längre än nödvändigt. Du är lösningsorienterad med en förmåga att skapa tydliga rutiner, förenkla och jobba smart utan att ge avkall på service. Flexibilitet och förmåga att prioritera/omprioritera dagligen är av stor vikt, och en normal dag innebär arbete på campus ofta med många förflyttningar mellan kontorsrum, mötesrum och våningar.

Rollen kräver en hög administrativ förmåga, uttalad samarbetsförmåga och relationskompetens, samt en förmåga att jobba såväl självständigt som prestigelöst i grupp med kollegor. Du både kan och vill arbeta i administrativa system (så som LADOK, PRIMULA, Proceedo, Chalmers 360, Officepaketet, Chalmers persondatabas/datorkontosystem (PDB) mfl.) och med teknisk utrustning på användarnivå, samt hantera administration, planering och genomförande av möten och konferenser.

God svenska och engelska i tal och skrift är ett krav då kommunikationen sker på båda språken.

Arbetsuppgifterna utföres på Campus Johanneberg, möjlighet till distansarbete 1 dag i veckan. Kvällsarbete kan förekomma (1 till 2 ggr per år).

Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.

Att arbeta på Chalmers
Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.
Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:
⦁ Flexibilitet att arbeta på distans.
⦁ Semester upp till sju veckor per år.
⦁ Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
⦁ Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med namn och referensnummer 20230651. Dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:
CV
Personligt brev
• 1-2 sidor
Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag: 9 november 2023

Vid frågor, vänligen kontakta
Christina Haglund
IMS Verksamhetsstöd
Email: christina.haglund@chalmers.se
Tel: 031-7723128

*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***


Chalmers vision är att aktivt medverka till en hållbar framtid. Vår forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart bedrivs i nära kontakt med omvärlden. Strategin för att nå vetenskaplig excellens förverkligas inom sex styrkeområden; Energi, Hälsa och teknik, Informations- och kommunikationsteknik, Materialvetenskap, Produktion och Transport. De grundläggande vetenskaperna utgör basen och hållbarhet, innovation och entreprenörskap är viktiga drivkrafter. Chalmers har omkring 11 000 studenter och 3000 anställda. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sen starten 1829, helt enligt grundaren William Chalmers motto: Avancez!