Administratör inom chefsstöd och registratur

Verksamhetsområde sjukhusadministration

Vi är Akademiska sjukhuset – ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Förutom rollen som länssjukhus är vi leverantör av högspecialiserad vård och betjänar två miljoner människor i Mellansverige. Hos oss pågår det något hela tiden – ett nytt liv ser dagens ljus, en mormor opereras, en kollega hyllas som livets hjälte. Vi tror att ärlighet varar längst och det är ingen hemlighet att vi behöver bli fler. Som kollega till oss får du vara med om mycket. Hårda prövningar men också fantastiska händelser, stark gemenskap och stöttning från kollegor och medmänniskor. För att se delar ur vår verklighet, besök vår fotoutställning på akademiskafotoutstallning.se.

Välkommen med din ansökan och bli en del av oss.

Vår verksamhet
Enheten för administrativ service inom sjukhusadministrationen har ett tiotal medarbetare som arbetar med ledningsstöd, verksamhetsstöd och övergripande administrativa frågor. Vi sitter tillsammans med andra funktioner i sjukhusadministrationen i lokaler där vi arbetar aktivitetsbaserat. Du behöver vanligen finnas på plats för att kunna stötta verksamheten på ett bra sätt, men vi samplanerar inom enheten och det finns viss möjlighet att arbeta på distans.

Ditt uppdrag
Ditt uppdrag består av två huvudsakliga delar: dels som chefsstöd, dels som registratorsassistent.
Som chefsstöd arbetar du med att stötta direktörer med service och administrativa uppgifter. I stor utsträckning arbetar du nära administrativ direktör med att planera, koordinera, genomföra och följa upp aktiviteter kopplade till våra ledningsfora och funktioner inom sjukhusadministrationen.

Du arbetar brett: från kallelser till att säkerställa att stora möten fungerar på bästa sätt. Du är bra på att fånga vad som sägs och skriver obehindrat mötesanteckningar och protokoll. Du bistår med utkast till exempelvis beslutsunderlag och presentationer och du bearbetar inkomna underlag till färdigställande. I samråd med aktuell handläggare, registrator och sjukhusets ledning bevakar och samordnar du ärenden inom ditt område. Den andra delen av tjänsten innefattar registratur och arkivhantering. Tillsammans med huvudregistrator hanterar du löpande diarieföring och bevakar registraturens funktionsbrevlåda. Andra exempel på arbetsuppgifter är support till verksamheterna, sammankallande till nätverksmöten för lokala registratorer samt koordinering av leveranser av handlingar. Vi har ett tätt samarbete med regionens förvaltningsregistratorer, regionarkivet och sjukhusets lokala registratorer.

Vi samarbetar inom enheten och arbetar verksamhetsöverskridande, för att anpassa oss efter verksamhetens behov, tillfälligt och över tid. Det innebär bland annat allmänna administrativa uppgifter, särskilda uppdrag och projekt samt back-up i vår reception.

Dina kvalifikationer
Du har erfarenhet av att arbeta med kvalificerat chefs- och ledningsstöd och administrativa uppgifter och är van vid samarbete i komplexa organisationer. Du har eftergymnasial administrativ utbildning. Utbildning inom informations- och dokumenthantering, såsom registrator eller dokumentcontroller, är meriterande.

För att fungera i rollen har du hög integritet och skapar förtroendefulla relationer. Du drivs av att ge god service och samarbetar mycket väl med andra för att säkerställa en hög tillgänglighet och kvalitet. Du är stabil även vid hög arbetsbelastning, är noggrann, strukturerad och fokuserar på rätt saker. Det är viktigt att du har förmåga att se till helheten och ligger steget före för att verksamheten ska flyta på så bra som möjligt och för att kunna parera för snabba förändringar.

En förutsättning för att klara arbetet är att ha goda kunskaper om informations- och dokumenthantering samt diarieföring, där vi arbetar i Office 365 respektive Public 360. Vi hoppas att du är intresserad av att lära dig nya arbetsuppgifter och digitala system och att du vill bidra till att fortsätta utveckla våra arbetssätt och rutiner.
Intervjuer kommer att inledas före ansökningstidens slut, så skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt.

Vi erbjuder
En tillsvidaretjänst på heltid, med tillträde så snart som möjligt/enligt överenskommelse. Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/jobba-hos-oss/bli-var-nya-kollega/formaner/).

Vill du veta mer?
Administrativ chef Helena Broberg, 018-612 25 33
Facklig representant nås via växeln 018-611 00 00

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.