Administratör – inriktning fastighetsförvaltning

Lokalförvaltningen skapar miljöer där livet får ta plats genom att bygga, anpassa och förvalta lokaler och boenden för Göteborgs Stads verksamheter. Vi är en av Sveriges största förvaltare av offentliga lokaler. Varje dag är 150 000 göteborgare verksamma i skolor, förskolor, kontor och äldreboenden som vi sköter om.

ARBETSUPPGIFTER
Göteborg växer och förändras snabbt. Få städer har den utvecklingspotential som finns här. Planeringen av det framtida Göteborg är ett lagarbete med många inblandade och lokalförvaltningen har en central roll i denna utmaning.

Vår fastighetsavdelning ansvarar för att beställa genomförandet av ny- och ombyggnation, planerade underhållsåtgärder, reparationer och löpande tillsyn och skötsel av förvaltningens utförandeavdelningar. Vi är i ett spännande utvecklingsskede där avdelningen går mot en tydligare strategisk roll, med huvudansvar för utveckling, stöd, styrning och uppföljning inom teknik- och hållbarhetsområdet.

Dina arbetsuppgifter;
Som administratör på vår fastighetsavdelning blir det du som i ett nära samarbete med avdelningens chefer ansvarar för administrativa uppgifter för avdelningen. Du deltar i avdelningens ledningsgrupp och agerar arkivredogörare. Du arbetar i nära samarbete med fastighetsavdelningens chefer och ansvarar bland annat för följande arbetsuppgifter;

- Planera och förbereda möten
- Skapa presentationer och beslutsunderlag
- Föra protokoll och minnesanteckningar
- Hantera fakturor
- Samordna, planerar aktiviteter och evenemang
- Beställa och hanterar beställningar
- Administrera avdelningens ärendehantering
- Övrigt administrativt stöd till avdelningen
- Administrera remisser
- Agera arkivredogörare för fastighetsavdelningen

Utifrån ett övergripande helhetsperspektiv ansvara du för att skapa största möjliga nytta för verksamheten och bidra till förvaltningens måluppfyllelse. Du samverka och samarbeta med övriga avdelningar/enheter inom lokalförvaltningen och övriga förvaltningar i Göteborgs Stad på ett processorienterat sätt

KVALIFIKATIONER
Dina erfarenheter;
Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning inom administration.

Krav för tjänsten är att du har;
- Bred och dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom offentlig förvaltning
- Erfarenhet av att fungera som administrativt stöd
- Erfarenhet av framtagning av presentationer, underlag och rapporter
- Mycket god IT-vana och avancerad användning av Microsoft officepaket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive m.fl.)

Meriterande är om du har;
- Erfarenhet av arbete med IT-system såsom fastighetssystem (gärna Xpand) och WINST
- Bred erfarenhet av administrativt arbete inom fastighetsförvaltning/ facility magement och samordningserfarenhet
- Erfarenhet av arbete i en processorienterad organisation

Du arbetar utifrån ett lösningsorienterat förhållningssätt med kunden i fokus samt trivs med att arbeta självständigt. Du är strukturerad och noggrann och har en god kommunikativ förmåga i både tal och skrift. Du är analytisk, utvecklingsinriktad samt har god förmåga att planera och prioritera i dina arbetsuppgifter. För oss är det viktigt att du ser ett värde i att skapa förtroendefulla relationer.

ÖVRIGT
Vi erbjuder en arbetsplats i utveckling och med framåtanda. Våra medarbetare har breda och varierade kompetenser. Vi arbetar i trevliga lokaler och erbjuder medarbetarförmåner såsom flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och cykelförmåner. Vi på Lokalförvaltningen arbetar för ett hållbart arbetsliv. Med detta menar vi att du skall kunna kombinera ett spännande och givande yrkesliv med ett hållbart och rikt liv utanför arbetet. Vi strävar efter att ha en jämn fördelning mellan kvinnor och män och en spridning när det gäller ålder på enheten. Vi vill att våra arbetsplatser ska präglas av öppenhet och respekt för olikheter och vi tror att mångfald bidrar till att utveckla vår verksamhet.

Till dig som företräder bemannings- och rekryteringsföretag: Vi undanber oss vänligt men bestämt erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.