Administratör, Kommunikationsenheten

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 37 000 studenter och cirka 4 700 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur.


Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas.


Är du intresserad av att veta mer om Umeå universitet som arbetsplats, läs mer https://www.umu.se/jobba-hos-oss/om-universitetet-som-arbetsplats/




Beskrivning 
Kommunikationsenheten vid Umeå universitet arbetar med universitetsgemensam extern och intern kommunikation, studentrekrytering, studentkommunikation, extern och intern webb, presstjänst, ledningsstöd till universitetsledning och universitetsförvaltning, profilprodukter samt event och arrangemang.

Enhetens inhousebyrå gör grafisk produktion, webb, film och foto. Vår mission är att med kommunikation stärka universitetets utbildning och forskning och varumärket Umeå universitet för att universitetets verksamheter ska få de bästa förutsättningarna att nå sina mål. 

Vi behöver nu en tillfällig förstärkning i vår arbetsgrupp som arbetar med administration bland annat i projektet universitetets akademiska högtider. Det är en tillfällig roll som administratör inom ett spännande, roligt och viktigt arrangemang. Administratörsbehov kan även komma inbegripa andra delar inom kommunikationsenheten.

Arbetsuppgifter 
Dina arbetsuppgifter består till stor del att stötta teamet där det behövs. Exempel på arbetsuppgifter är: 

- Sammanställa information  
- Databashantering och dokumentation
- Beställningar och bokningar av varor och tjänster
- Kontroll- och korrekturläsning
- Kontakt och samordning av externa såväl interna gäster
- Praktiska förberedelser inför högtiderna

Vem söker vi? 
Vi vill att du har en relevant eftergymnasial utbildning och ha arbetslivserfarenhet från administrativa arbetsuppgifter så som samordning, beställningar, bokningar, leverantörskontakter goda kunskaper i Microsoft 365 exempelvis Excel, Microsoft Forms eller liknande program. 

Du ska också vara van att arbeta efter tidsscheman och kunna leverera i tid.  Det är viktigt att du har ett intresse av administrativa arbetsuppgifter som planering, administrering och samordning. Du har sinne för detaljer, van att kunna hantera många arbetsuppgifter och trivs i en miljö med snabba puckar. Vi vill även att du ska kunna börja omgående. 
  
Det är meriterande om du har erfarenhet av webpubliceringssystem, gärna Episerver. Det är även meriterande om du har arbetat inom annan offentlig verksamhet, stor organisation eller universitet.  
  
För rollen krävs att du är noggrann och detaljorienterad. Du är självgående och det är viktigt att du är flexibel, prestigelös och hugger tag i arbetsuppgifter där det behövs. Det är viktigt att du tar egna initiativ till att bidra i arbetet. Du ska känna dig bekväm med att få en rutinbeskrivning i handen och utföra uppgiften på egen hand i den mån det går. Samtidigt får du inte vara rädd för att be om hjälp när det behövs. Du ska ha god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift. Du kan även hantera engelska som arbetsspråk i vanliga situationer, både i tal och skrift. 
  
Vi vill också att du ska ha en känsla och förståelse för vad ett gott värdskap innebär. 

Villkor
Befattningen är en särskild visstidsanställning på 100% till och med 230609, med tillsättning snarast. I anställningen kan helg- och kvällsarbete ingå, under genomförandet av högtiderna. 

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.