Administratör konferensservice

Tillväxtverket underlättar förnyelse i företag och regioner, och gör det enklare för företag. Vårt arbete bidrar till hållbar tillväxt. Tillväxtverket är en nationell myndighet med kontor på nio orter. Våra viktigaste redskap är kunskap, samverkan och finansiering. Enheten Intern service består av nio personer som ansvarar för Tillväxtverkets lokaler, post- och godshantering, kontorstryck och kontorsmateriel. Ansvaret omfattar också myndighetens konferensservice, kund- och aktörsregister, växel samt att hantera uppkoppling av videokonferenser.

 

Arbetsuppgifter

I arbetet ingår att hantera och samordna Tillväxtverkets konferenser. Tillväxtverket har en omfattande intern och extern konferensverksamhet. Konferenserna är av varierande omfattning både vad gäller antal deltagare och innehåll vilket påverkar hur mycket du hjälper till vid varje konferens. Du kommer att ta emot anmälningar, göra lokalbokningar och vara konferensvärdinna på plats samt för de största konferenserna delta i hela planeringsprocessen. Du kommer att ansvara för konferenshanteringsmodulen i systemet Lime och även vara behjälplig i Limes kund- och aktörsregister. En viktig del i arbetet är att ständigt se förbättringar och ta fram effektiva rutiner inom konferensområdet. Du kommer att vara Tillväxtverkets kontaktperson gentemot vår resebyrå, Resia. Detta innebär att delta i regelbundna möten med Resia, samordna reklamationer och förbättringsförslag samt att vara intern support för onlinesystemet gällande resebokningar. Övriga arbetsuppgifter är att göra visitkortsbeställningar, registrera reseräkningar och vara ersättare som fakturaadministratör. Därutöver kan allmänna administrativa göromål på enheten förekomma, liksom att vara ett administrativt stöd till enhetschef.

Vår kravprofil - Din kompetens

Vi söker dig som uppfyller följande skallkrav:



• Gymnasieutbildning inom områdena samhällskunskap, ekonomi, kontorsadministration eller motsvarande inriktning

• Minst 3 års erfarenhet av att anordna konferenser, både stora och små

• Behärskar Officepaketet

• Uttrycker dig väl på svenska i tal och skrift

• Uttrycker dig väl på engelska i tal

• Erfarenhet av elektroniskt konferenshanteringssystem

Följande är meriterande:


• Erfarenhet av att hantera elektroniska fakturor samt att registrera reseräkningar (gärna i systemen Proceedo och Palasso)

• Erfarenhet av övrigt administrativt arbete

Vi kommer att lägga mycket stor vikt vid dina personliga egenskaper. Vi söker dig som är mycket serviceinriktad och har förmåga att medverka till goda relationer såväl internt som externt. Du är engagerad och har ett driv i ditt arbete; du gillar att förbättra och utveckla rutiner och arbetssätt. Vidare är det viktigt att du är lyhörd och flexibel.

Vårt interna förhållningssätt guidar oss i vårt beteende och agerande, vilket innebär ett dagligt fokus på kundnytta, öppenhet, tydlighet och laganda.

Mer information och kontakt

Anställningen är ett vikariat till och med den 31 augusti 2015. Arbetsplatsen är belägen på Södermalm i Stockholm. Sista ansökningsdag är den 11 september 2013. För mer information om arbetsuppgifterna är du välkommen att kontakta enhetschef Helena Nygren 08-681 96 01. Frågor om rekryteringsprocessen besvaras av personalhandläggare Theresia Lasu Waleij 08-681 93 62. Fackliga företrädare är Jon Karlberg, Saco, tfn 08-681 91 06 och Bosse Olsson, ST, tfn 08-681 95 02.

Läs mer om vilka villkor och förmåner vi erbjuder våra anställda: www.tillvaxtverket.se/anstallningsvillkor

Tillväxtverket vill tillvarata de kvaliteter som en jämn könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Vi eftersträvar en arbetsmiljö där varje medarbetare ges möjlighet att kombinera yrkes- och privatliv för balans i livet.