Administratör (ledningssekreterare)

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Sektionen för ledningsstöd vid universitetsledningens stab utgör universitetsledningens närmsta strategiska och administrativa stöd. Vid sektionen arbetar erfarna ledningssamordnare och ledningssekreterare med att bistå universitetsledningen med ett professionellt ledningsstöd och en effektiv ärendehantering. Som administratör vid sektionen för ledningsstöd ger du kvalificerat administrativt stöd och service till universitetsledningen. I uppdraget ingår bland annat att säkerställa korrekt och smidig hantering av resor och möten samt att bevaka att ärenden hanteras. Du kommer att ha kontakt med många personer externt och internt och få en djup inblick i universitetets verksamhet.

Arbetsuppgifter 
Arbetet innebär en omfattande informationshantering och samordning kring ledningens löpande arbete i samarbete med övriga medarbetare i sektionen.

Beskrivning av arbetsuppgifter i urval:


• Stötta universitetsledningen med mötesbokningar och kalenderhantering.
• Förbereda och följa upp interna och externa möten.
• Boka resor, möten och konferenser.
• Ansvara för beställningar, inköp och fakturahantering.
• Hantera dokument och diarieföring.
• Skapa rutiner och mallar för administrativa uppgifter.
• Genomföra enklare uppföljningar.
• Initiera och driva/delta i kvalitets- och utvecklingsarbete inom området.
• Fungera som sekreterare vid rektors beslutsmöte.
• Vid behov kunna ersätta andra sekreterare vid universitetsledningen.

Kvalifikationer 
Krav: Vi söker dig som har goda administrativa färdigheter där ordning och struktur tillsammans med en hög servicenivå utgör grundstenar. Arbetet ställer krav på god planerings- och organisationsförmåga och att du snabbt kan sätta dig in i nya sammanhang, frågeställningar och arbetsuppgifter. Du måste behärska verksamhetens arbetsspråk, svenska och engelska, i tal och skrift. Vi förutsätter god datorvana inklusive de vanligaste programmen i Office-paketet.

Personliga egenskaper: För att lyckas i rollen krävs att du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Arbetet förutsätter god samarbetsförmåga där du lyssnar, kommunicerar och löser problem på ett konstruktivt sätt. Som person har du ett intresse och engagemang för att hjälpa andra. Du tar egna initiativ samt strukturerar och driver dina processer vidare. I situationer med hög arbetsbelastning har du förmåga att fokusera på rätt saker.

Meriterande: Meriterande är goda kunskaper i hantering av Outlook, SharePoint och Teams så att du kan stötta kollegor när problem uppstår samt ett intresse av att vidareutveckla digitala arbetssätt. Du ska gärna ha arbetat i offentlig verksamhet med liknande arbetsuppgifter som beskrivs i annonsen. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av att arbeta för ledningspersoner. Relevant universitets- eller högskoleutbildning är meriterande.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Anställning 
Anställningen är tillsvidare, omfattning på 100 %, placering vid sektionen för ledningsstöd, tillträde efter sommaren enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

 

Kontaktuppgifter för anställningen 
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta sektionschef Emilia Rung, 031-786 5238, e-post: emilia.rung@gu.se 

Fackliga organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

Ansökan 
För att söka en anställning vid Göteborgs universitet måste du registrera ett konto i vårt rekryteringssystem. Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Ansökan ska vara inkommen senast: 22-06-02


Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.