Administratör med ansvar för styrelsearbete och informationshantering

Sigtuna kommun är en plats med stor spännvidd. Här ryms levande landsbygd, småstad och en internationell flygplats. Ett rikt kulturarv och kulturell mångfald. En stolt historia och stora framtidsplaner. Kanske är det därför drivkraften är så stark att växa, förändras och utvecklas. Det är också därför det är så spännande att arbeta här. Hos oss blir du del av en trevlig och prestigelös kultur där vi hjälps åt och tar tillvara på varandras kunskap, olikheter och erfarenheter. Arbetet är ofta omväxlande, ibland utmanande men alltid meningsfullt. Välkommen hit!

SigtunaHem äger och förvaltar 4 800 lägenheter med hyresrätt i Sigtuna kommun. Vi är ett serviceföretag som erbjuder attraktivt boende och vår verksamhet kännetecknas av långsiktighet och hållbarhet. Vår främsta uppgift är att utveckla trygga och trivsamma boendemiljöer med hög servicegrad. Vi bygger både hyresrätter och bostadsrätter och skapar hållbara, levande och väl fungerande bostadsområden och stadsdelar.



ARBETSUPPGIFTER
Vi söker nu en erfaren administratör som har tidigare erfarenhet av styrelse- och ledningsarbete, gärna inom offentlig verksamhet. Inom dina ansvarsområden ingår även informationshantering, GDPR och diariet.

Dina arbetsuppgifter består av styrelse- och ledningsadministration. Vilket innebär att du förbereder och sammanställer underlag inför sammanträden vilket inkluderar att du tar fram kallelser, distribuerar beslutsunderlag och skriver protokoll samt hanterar närvaro. Du är även behjälplig i att administrera och hålla ihop övriga aktiviteter i form av utbildningar, studiebesök m.m.

Du ansvarar för uppdatering av styrdokument, bevakar kommunens (ägarens) beslut och ärenden m.m. som kan vara av vikt för ledningen.

Du kommer att vara ett stöd till organisationen i frågor rörande informationshantering, diarieföring, arkivering samt GDPR. Där du är processägare för våra rutiner gällande informationshantering samt genomför dessa och följer upp att de efterlevs. Du är sammanhållande i ärenden kring utlämnande av allmän handling.

Du kommer även att ansvara för att koordinera och hjälpa organisationen i att ha framförhållning genom att koordinera arbetet med årsplanering. Du är en stödjande funktion till ledningen och bidrar till att ledningen verkställer sina administrativa ålägganden.

Rollen kommer att rapportera till vår ekonomi- och administrativa chef. Samt arbetsleds av upphandlingssamordnaren.

KVALIFIKATIONER
Personliga egenskaper
Du ska vara ordningsam, pedagogisk och ha hög förmåga att strukturera upp ditt arbete för att främja framförhållning. Du ska ha hög service- och samverkansförmåga, med förståelse för vad en stödfunktion innebär. I denna roll är det även viktigt med hög integritet och lojalitet mot företags ledningsfunktion

Kunskaper & erfarenheter
• Minst gymnasieutbildning eller motsvarande.
• 5 års erfarenhet av administrativt arbete i form av stöd till ledningsfunktion
• Kunskaper inom aktiebolagslagen, offentlighetsprincipen och GDPR
• Goda kunskaper i svenska och engelska, både tal och i skrift.
• Erfarenhet av att arbeta nära en ledning och styrelse

Meriterande
• Relevant eftergymnasial utbildning
• Erfarenhet av kommunal informationshantering
• Kunskaper inom processledning



ÖVRIGT
- Vad erbjuder vi dig?
SigtunaHem är del av den svenska allmännyttan. Vi är certifierat för miljö- och kvalitetsledning enligt ISO 14001 och ISO 9001. Vi sitter i fina och ljusa lokaler i Märsta med bara någon minuts promenad från Märsta station, hit tar du dig enkelt med både pendeltåg och SJ-tåg.

Här får du ett fritt och omväxlande arbete där du får många stimulerande arbetsuppgifter och kontakter med olika slags människor. Vi står inför spännande utmaningar, med både ny- och ombyggnationer, i en av landets snabbast växande och mest attraktiva kommuner med nära till allt.

Vi erbjuder också ett gediget förmånspaket bestående av bland annat flexibla arbetstider, kort dag före röd dag, arbetstidsförkortning, friskvårdsbidrag och kompetensutveckling.

Vi strävar efter en jämn ålders- och könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Vi tillämpar i regel sex månaders provanställning.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.