Administratör med chefsstöduppdrag till Fastighetsdrift i Malmö

Gör skillnad. Varje dag.

Regionfastigheter utvecklar och förvaltar Region Skånes fastigheter. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne. Regionfastigheter projektleder, bygger och utvecklar stora komplexa projekt i känslig sjukhusmiljö.

Vi förvaltar fastigheter och avancerade tekniska system och måste kunna garantera hög driftsäkerhet årets alla dagar. Vårt arbete är en förutsättning för säker och trygg vård.

Vi bygger också ut infrastrukturen för kollektivtrafiken i Skåne, med nya servicedepåer för buss, spårvagn och tåg.

ARBETSUPPGIFTER
Drivs du av att arbeta brett med administrativa uppgifter och har ett intresse för utveckling och förbättring? Vi söker en erfaren administratör som är van vid en koordinerande roll där du blir spindeln i nätet och den som har koll på saker. Vi erbjuder en tjänst med stor variation av arbetsuppgifter och många kontaktytor.

Som administratör till verksamhetschefen på Fastighetsdriften har du en betydelsefull roll gentemot den övriga organisationen. Du har ett helhetsansvar för chefens mejl, kalender och mötesplanering samt säkerställer att rapportering och uppdrag levereras enligt tidplan. Som administratör bidrar du aktivt och är den som ansvarar för planering, mötesbokning, sammanställning av material inför möten, mötesanteckningar samt uppföljning av ledningsgruppens arbete. Du är också sekreterare i den fackliga samverkansgruppen samt styrgrupp för strategiska projekt.

I det löpande arbetet ingår uppgifter som att skapa presentationer, sammanställa data, informationssökning samt planering och samordning av interna och externa mötesarrangemang. Även fakturahantering i vårt ekonomisystem Raindance och viss hantering av personalärenden är en del av chefssekreterarens arbetsuppgifter.

Tillsammans med administratörer inom andra verksamhetsområden finns ett gemensamt uppdrag att effektivisera och utveckla våra administrativa processer och rutiner. Vid behov deltar du även i andra arbetsuppgifter såväl inom det egna området som inom Regionfastigheter. Placeringsort är Malmö.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med god känsla för service som brinner för samarbete och kommunikation. Du är van vid att koordinera och organisera andras arbete och för dig är det viktigt att ha ordning och reda för att kunna se vad som behöver göras och kunna prioritera därefter.

Gällande de formella kraven har du har eftergymnasial utbildning inom administration och/eller kommunikation. Du har flera års erfarenhet i rollen som chefssekreterare eller motsvarande. Du har goda kunskaper i svenska och mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Du har även mycket goda kunskaper i Office 365, framför allt Outlook, Word, Excel, PowerPoint och SharePoint. En förutsättning för att lyckas i rollen är att du har lätt för att sätta dig in i nya digitala system. Erfarenhet av fakturahantering och registrering i personalsystem samt politiskt styrda organisationer ses som meriterande.

För att lyckas i rollen är du en prestigelös person, flexibel, har integritet och är lösningsorienterad. Du tar egna initiativ och driver arbetsuppgifter självständigt. Vidare trivs du med tempofyllda arbetsdagar som kräver att du snabbt ställer om och enkelt sätter dig in i nya sammanhang och uppkomna situationer. Att du är intresserad av förbättringsarbete, ser möjligheter att effektivisera arbetssätt och rutiner ser vi som självklart. Då befattningen innebär många kontakter ser vi att du har kommunikativ kompetens samt förmåga att skapa och bibehålla förtroendefulla relationer. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Vi tillämpar löpande urval i denna rekryteringsprocess. Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

ÖVRIGT
Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.

Regionfastigheter utvecklar Region Skånes fastigheter. Vi förvaltar drygt 1 miljon m2 i egna fastigheter och ansvarar för fastighetsdrift och fastighetsunderhåll. Dessutom hyr vi cirka 500 000 m2 runt om i Skåne av andra fastighetsägare. Regionfastigheter ansvarar också för all om- och nybyggnation av Region Skånes lokaler. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne, och bygger ut infrastrukturen med en servicedepå för Öresundstågen, spårvagnsdepå i Lund och planerar för flera nya bussdepåer. Vi är cirka 450 anställda med bred och stark kompetens inom byggprojektledning, teknik och fastighetsförvaltning. Vårt arbete bidrar till ständigt bättre förutsättningar för vård, trafik och utveckling i Region Skåne. skane.se/vibygger

På http://www.skane.se/rekryteringsstatus kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.