Administratör med digital kompetens

I Mölndals stad är vi stolta över att ha Sveriges viktigaste jobb där vi tillsammans skapar bästa möjliga vardag för våra medborgare. Med mod och kreativitet utvecklar vi våra verksamheter och bidrar till att Mölndal blir en ännu bättre plats att leva och jobba i. Välkommen att göra skillnad i människors vardag varje dag!

Fastighetsavdelningen i Mölndals Stad är den funktion som skall verka för att säkerställa stadens nutida och framtida lokalbehov samt med ett strategiskt ansvar utveckla fastighetsbeståndet för att möjliggöra bästa möjliga Mölndal. Vi har det övergripande ansvaret för att förvalta, bygga och utveckla det egna fastighetsbeståndet så att dess värde utvecklas över tid. Detta gör vi i huvudsak genom att tillhandahålla ändamålsenliga verksamhetslokaler till rätt kostnad och minimal miljöpåverkan. Vi ansvarar för en effektiv nyttjandegrad genom att upprätthålla en balans mellan faktiskt lokalbehov och det tillgängliga lokalbeståndet. Som enda aktör ansvarar vi för in-och uthyrning samt om-, till- och nybyggnationer av lokaler för stadens verksamheter.

ARBETSUPPGIFTER
Du kommer att ingå i ett team med systemansvarig och ritningshandläggare och tillsammans med dina kollegor har du en viktig roll i verksamhetens arbete med processer, där du förväntas delta aktivt i arbetet med att utveckla verksamheten kopplat till tex dokumentstrukturer. Tillsammans ansvarar ni även för att skapa god struktur och ordning i vårt digitala arkiv.

Du kommer att hjälpa till med digital dokumenthantering i avdelningens gemensamma verksamhetssystem. I arbetsuppgifterna ingår även scanning av dokument och upprättande av dokumentstruktur samt arkivering i mappstrukturer. Du ansvarar även för efterlevnad och kvalitetssäkring av avdelningens ansvar kopplat till dokumenthanteringsplanen.

Exempel på arbetsuppgifter:
• Administrera och kvalitetssäkra fastighetsuppgifter och dokumentarkiv i vårt fastighetssystem.
• Kvalitetssäkra uppgifter och dokument i övriga verksamhetssystem kopplade till fastighetsavdelningen.
• Administrera fastighetsavdelningens hyresavtal - Avtalsadministration, inskanning, arkivering och registervård.
• Kontaktperson mot stadens arkivarie och andra administrativa enheter.
• En samordningsfunktion för fastighetsavdelningens delar i dokumenthanteringsplanen.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har relevant gymnasieutbildning, kanske har du även kompletterat din utbildning med kurser inom registratur, GDPR och ärendehantering.

Oavsett utbildningsbakgrund har du erfarenhet av att administrera och hantera dokumentation och datauppgifter i såväl digital som analog miljö. Vi ser även att du är van vid att arbeta självständigt och lösningsinriktat, med en förmåga att organisera, planera och utföra ditt arbete på ett strukturerat sätt.

Som person är du initiativrik, tar ansvar för den gemensamma arbetsmiljön och bidrar till att skapa ett gott arbetsklimat. Du har ett respektfullt och affärsmässigt förhållningssätt till dina kunder/leverantörer och är tydlig i din kommunikation, både internt och externt.

Fastighetsavdelningen arbetar intensivt med att utveckla ett aktivt medarbetarskap och ett engagerat ledarskap. Medarbetarskap innebär för oss att våra medarbetare är engagerade i sitt arbete och tar ansvar för sin del i verksamheten, bidrar till helheten och utveckling av nya arbetsmetoder och rutiner.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.


ÖVRIGT
Vi ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Behöver du hjälp med att söka tjänsten? Kontakta kundservice på 0771-693 693.

Vi vill upplysa om att din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.