Administratör med fokus på avdelningsadministration

Information om avdelningen
Institutionen för data- och informationsteknik är en integrerad institution mellan Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola AB, belägen på campus Johanneberg och campus Lindholmen i Göteborg. Dess verksamhet omfattar högklassig forskning, utbildning och nyttiggörande inom områden som AI & machine learning, software- & hardware engineering, computer science, security, network & systems. Organisationen består av knappt 300 anställda med en hög internationell sammansättning med individer från över 40 nationaliteter.

Institutionen söker nu en vikarierande administratör inför en kommande föräldraledighet.
Den administrativa verksamheten vid institutionen är gemensam för både Chalmers och Göteborgs universitet. Vi möter dagligen studenter, lärare och övriga anställda och som vi ger ändamålsenlig och professionell service till. Som administratör är man en del av institutionens avdelning för verksamhetsstöd och ingår i en mindre arbetsgrupp som för närvarande består av sju personer. På avdelningen arbetar totalt 26 medarbetare som ger kompetent stöd inom ekonomi, HR, kommunikation, studievägledning, utbildningsadministration, intern service m.m.

Beskrivning av tjänsten
Som administratör är du en nyckelperson som hanterar allt från rutinuppgifter till akuta frågor som måste lösas här och nu.

I din roll som administratör stöttar du en av våra vetenskapliga avdelningar med personaladministration, beställningar, workshops, resor, gästhantering, akademiska högtider m.m.

Då verksamheten är integrerad är du aktiv inom både Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola och vid båda våra campus Johanneberg och Lindholmen. Du kommer ha din huvudsakliga arbetsplats på  campus Lindholmen.  

I rollen nätverkar du aktivt både inom avdelningen, institutionen och de båda huvudmännen. Vi ser även att du tillsammans med dina kollegor är med och utvecklar våra rutiner för att säkerställa en hög servicenivå såväl internt som externt.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat:

- Personaladministration

- Bokning och beställningar i samband med akademiska högtider

- Diareföring/arkivering/även protokollskrivning kan ingå

- Inköp

- Ansvar för administration av konferenser och möten

- Bokning av resor och hotell för såväl anställda som externa gäster

- Ekonomiadministration som t.ex. arvodesräkningar och kontering av fakturor

- Felanmälan av faciliteter m.m.

Arbetsuppgifterna kan variera efter behov.

Anställningsform
Tidsbegränsad anställning på heltid.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har lägst gymnasieutbildning men gärna utbildning på högskolenivå (eller motsvarande) och flerårig erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom statlig verksamhet. Starkt meriterande är erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom universitet och/eller högskola.

God datorvana är ett krav. Du är van användare av Officepaketet och det är meriterande om du även har kunskap i Agresso, Proceedo, Primula eller andra relaterade system som Göteborgs universitet och Chalmers använder. 

Att du kommunicerar väl på både engelska och svenska är en nödvändighet då vi verkar i en internationell miljö.

För att lyckas i rollen behöver du ha ett genuint intresse för andra människor och trivs med att samarbeta med andra.

Som person är du serviceinriktad, kan arbeta självständigt och har förmåga att ta egna initiativ för att hitta lösningar att utveckla och effektivisera det administrativa arbetet. Du är självgående, effektiv, noggrann och är flexibel i ditt arbete. Du har ett strukturerat arbetssätt med god förmåga att planera ditt arbete och att prioritera, samt att hantera många olika uppgifter samtidigt.

Att arbeta på Chalmers
Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.
Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:
⦁ Flexibilitet att arbeta på distans.
⦁ Semester upp till sju veckor per år.
⦁ Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
⦁ Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med namn och referensnummer. Dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev
• 1-2 sidor

Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag: 2023-08-11

Vid frågor, vänligen kontakta
Anna Engkvist, administrativ chef,
anna.engkvist@chalmers.se, 031 772 6471

*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***
 


Chalmers vision är att aktivt medverka till en hållbar framtid. Vår forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart bedrivs i nära kontakt med omvärlden. Strategin för att nå vetenskaplig excellens förverkligas inom sex styrkeområden; Energi, Hälsa och teknik, Informations- och kommunikationsteknik, Materialvetenskap, Produktion och Transport. De grundläggande vetenskaperna utgör basen och hållbarhet, innovation och entreprenörskap är viktiga drivkrafter. Chalmers har omkring 11 000 studenter och 3000 anställda. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sen starten 1829, helt enligt grundaren William Chalmers motto: Avancez!