Administratör med fokus på bemanning

Statens institutionsstyrelse, SiS, är en myndighet som ansvarar för individuellt anpassad tvångsvård för ungdomar med komplex psykosocial problematik och för vuxna med missbruk. SiS verkställer även sluten ungdomsvård. Det gör vi på ungdomshem och hem för vuxna med missbruk, över hela landet. Hos oss på SiS blir ditt arbetsliv en spännande utmaning. Oavsett var i vår organisation du arbetar, eller vilken tjänst du har, hjälper du till att skapa livsviktig förändring.

SiS ungdomshem Långanäs tar emot icke skolpliktiga flickor och pojkar med psykosocial problematik, kriminalitet och missbruk.


Arbetsbeskrivning
Vi söker nu en administratör med fokus på bemanning.

I denna roll arbetar du administrativt med att bemanna våra avdelningar med personal, både kortsiktigt och långsiktigt. Det kan förekomma akuta vakanser vilket gör att det ibland kan vara högt tempo. Bemanningen är en stor del av tjänsten, detta är på grund av att behovet av personal hos oss kan skifta snabbt genom att beslut om ökade säkerhetsklasser görs på ungdomar som befinner sig hos oss.

Bemanning hos oss innebär att du är ansvarig för all kontakt med timanställda och fastanställd personal gällande arbetspass. Du deltar dagligen i bemanningsmöten med cheferna och möter deras behov på avdelningarna genom att ringa in vikarier och hantera dessa vakanser i vårat schemasystem Besched.

När du inte jobbar med bemanning så har du andra administrativa uppgifter såsom att föra protokoll på möten, stötta upp HR- och ekonomiavdelningen och hantera handlingar som inkommer från olika myndigheter. Även ansvar för registratormailen tillsammans med dina kollegor.

Du kommer att ansvara för bland annat:


• Arbete med institutionens strategiska bemanningsplanering samt systemadministration.
• Löpande planera och bemanna institutionens avdelningar med behandlingspersonal vid behov, såsom sjukdom, vab, semester eller annan ledighet.
• Administrera schema, övertid, sjukfrånvaro mm. enligt arbetstidsavtalet.
• Hantera inkommande handlingar från myndigheter såsom socialtjänst, förvaltningsrätt, tingsrätt, polismyndigheten med flera.

Du ska vara flexibel och kunna anpassa dig efter omständigheterna och det är viktigt att man trivs med att ha kontakt med andra människor då det är den större delen av tjänsten.

Eftersom bemanningen är den främsta arbetsuppgiften så är dator och telefon ditt främsta verktyg. Vi arbetar främst i systemen Besched, Primula och Kaj.

Meriterande:


• Vana att arbeta i våra system Besched, Primula, Kaj och Proceedo.
• Kunskaper och erfarenhet av att tillämpa kollektivavtal och lagstiftning som styr arbetstid och arbetstidsvillkor.
• God vana att arbeta i Excel.
• Förståelse kring säkerhetsklassificeringarna kring personaltäthet.
• Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.
• Erfarenhet av att jobba med chefsstöd.

Kvalifikationer
Avslutad gymnasieutbildning. 

B-körkort. 

På SiS månar vi om ett gott medarbetarskap. Det innebär att du som medarbetare tar ansvar för ditt arbete, bidrar till utveckling och medverkar till ett gott samarbete. Läs mer om vårt medarbetarskap.

Anställning: 
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid och inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. 

Ansökan: 
Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 2024-05-24.

Tester och arbetsprover kan komma att ingå i rekryteringsprocessen. 

 Vänligen bifoga examen i din ansökan.

Intervjuer kan komma att ske löpande. 

SiS arbetar aktivt mot all form av diskriminering och välkomnar alla sökande.

För arbete på våra institutioner gör SiS registerkontroll innan anställning.

Inför rekryteringsarbetet har Statens institutionsstyrelse tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

OBS! Om du har skyddade personuppgifter ska du inte söka via rekryteringssystemet. Kontakta i stället den som står som kontaktperson i annonsen.

Läs gärna mer om oss på https://www.stat-inst.se/jobba-hos-oss/