Administratör med fokus på ekonomi och bostäder

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Vid Serviceenheten arbetar ca 270 personer som tillsammans erbjuder expertstöd och levererar service och tjänster till hela universitetet. 

Welcome Services erbjuder bostäder, information, aktiviteter, råd och stöd för internationella forskare, personal och studenter samt mottagande institutioner vid Göteborgs universitet.

I våra tjänster ingår uthyrning av tillfälliga gäst- och studentbostäder, med en stor administration kring bokningar och ekonomi samt en omfattande hantering av ärenden av praktisk art.

Vid Welcome Services arbetar idag ett tiotal personer. Under det kommande året växer verksamheten p g a en stor inhyrning av nya bostäder och vi söker därför en ny administratör med fokus på ekonomi och bostäder.

Mer information om sektionen finns på länken nedan:

Welcome Services

Sektionen finns i nyrenoverade lokaler i Studenternas hus i centrala Göteborg. Möjlighet finns att arbeta hemifrån en viss del av arbetsveckan genom att ingå distansarbetsavtal 

Arbetsuppgifter 
Dina arbetsuppgifter kommer i huvudsak vara löpande administration kring våra bostäder och du kommer bl a att arbeta med:


• ekonomiadministration som fakturering, uppföljning etc
• arbete i bokningssystem för uthyrning av bostäder
• kontakter med internationell personal och internationella studenter som söker bostad och/eller information
• kontakter med personal inom universitetet gällande bostadsuthyrning
• kontakter med fastighetsägare, fastighetsskötare och leverantörer av olika tjänster för felanmälningar, beställningar, leveranser o dyl
• inköp av material till bostäder, aktiviteter och kontor
• hantering av informationsmaterial och nycklar
• medverka i ankomstdagar, välkomstprogram, informationstillfällen och aktiviteter

Arbetet utförs i samarbete med kollegor som hanterar liknande frågor. Tillsammans bildar ni ett arbetslag med hög grad av självstyrelse och egenansvar. Stor vikt läggs vid att samarbeta och avlasta varandra för en kreativ och inbjudande arbetsmiljö.

Kvalifikationer 
Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.

För att lyckas i rollen krävs att du har:


• Minst två års erfarenhet av ekonomiadministrativt arbete
• Erfarenhet av arbete med kundsupport eller liknande serviceyrke
• God administrativ förmåga
• Goda språkkunskaper i svenska och engelska
• Goda kunskaper i Officepaketet

Följande kompetens/erfarenhet är önskvärd och meriterande:


• Arbete i ekonomisystemet Agresso.
• Arbete i bokningsprogrammet Oscar eller liknande system.
• Arbete med uthyrning av bostäder, t ex från bostadsföretag, hotell el dyl
• Arbete med internationell personal och/eller internationella studenter
• Arbete med aktiviteter och mottagande av gäster/kunder

Du är pragmatisk och lösningsorienterad samt behärskar att prioritera bland de ärenden som åläggs dig. Du kan självständigt planera och organisera ditt arbete och trivs i en administrativ roll. Arbetet ställer stora krav på servicekänsla, noggrannhet, initiativrikedom, flexibilitet och samarbetsförmåga.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Anställning 
Anställningen är tillsvidare på heltid med placering vid sektionen för Welcome Services. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Provanställning kommer att tillämpas. Oregelbundna arbetstider kan förekomma vid ankomstdagar (terminsstart) och aktiviteter (kvällstid). 

Kontaktuppgifter för anställningen 
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta sektionschef Karin Hellqvist, 031-786 2135, karin.hellqvist@gu.se.

Fackliga organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

Ansökan 
Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Ansökan ska vara inkommen senast: 2023-01-08.

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.