Administratör med inriktning avdelnings- och utbildningsadministration

Vi har kraften från över 40 000 studenter och medarbetare. Studenter som ger framtidshopp. Medarbetare som varje dag bidrar till att Linköpings universitet tar sig an samtidens utmaningar. Vår värdegrund vilar på trovärdighet, tillit och trygghet. Genom att vara modiga, tänka fritt och göra nytt skapar vi tillsammans, med stora och små handlingar, en bättre framtid. Välkommen att söka jobb hos oss!
Vi söker nu en kvalitetsmedveten administratör som vill arbeta med både avdelnings- och grundutbildningsadministration vid Institutionen för teknik och naturvetskap. 

Om jobbet
Anställningen är placerad på Institutionen för teknik och naturvetenskap, ITN, en framåtsträvande institution med forskning i framkant. Våra lokaler är vackert placerade mitt i Industrilandskapet i Norrköping och vi är en mångkulturell arbetsplats med över 30 olika nationaliteter.

Du kommer att vara en del av avdelningen verksamhetsstöd som har ca 25 medarbetare med olika professioner. I det dagliga arbetet kommer du att vara en del av ett team på 2 administratörer med liknande arbetsuppgifter och även ha stöd från andra kollegor med fokus grundutbildning eller avdelningsadministration. Vårt verksamhetsstöd präglas av en vilja att stötta och hjälpa varandra.

Dina framtida arbetsuppgifter
Vi erbjuder en möjlighet att arbeta nära både studenter och forskare i en blandad roll med fokus på administration och service.  Du kommer att arbeta dels med utbildningsadministration mot våra program och kurser, dels stötta våra forskare och lärare. Du kommer verka som spindeln i nätet i flera viktiga funktioner i det administrativa arbetet med att utveckla och stärka ITNs forskning och utbildning.

Grundutbildningsdelen består till stor del av administration, som till exempel resultatrapportering i systemet LADOK, administrativt arbete kring tentamenshantering och arkivering av studieresultat.

I din roll som avdelningsadministratör kommer du främst arbeta med service och support till både enhetschefer/forskningsledare och medarbetare. Rollen innebär bland annat dokumentation, beställningar, allmän fakturahantering, bokning av konferenser, boka resor till konferenser/möten nationellt/internationellt samt ge stöd i andra vanligt förekommande administrativa arbetsuppgifter. Att vara med och utveckla och förbättra rutiner är en del av vardagen.

Arbetet förutsätter ett nära samarbete med avdelningens forskare och studenter, varav en del kommunikation sker på engelska. Kraven på service är höga och en god pedagogisk förmåga förutsätts i kontakten.

När akuta situationer uppkommer är det en självklarhet för dig att vara där och stötta och bidra med vad du kan även om det innebär att du engageras i arbetsuppgifter som normalt inte ingår i din anställning. Verksamheten är dynamisk och arbetsuppgifterna kan därför förändras över tiden.

Om dig

Vi söker dig som är positiv och serviceinriktad, gärna med några års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Du är resultatinriktad och arbetar snabbt och effektivt. Eftersom förutsättningarna i arbetet snabbt kan förändras behöver du även vara flexibel och kunna hålla hög kvalité. Goda kunskaper i engelska i tal och skrift är ett krav då du kommer befinna dig i en internationell miljö. Arbetsuppgifterna förutsätter att du har erfarenhet av och gillar att samordna, prioritera och strukturera administrativt arbete.

En stor del av vårt arbete sker i olika IT-system varför goda IT-kunskaper och vana att arbeta i administrativa stödsystem samt Office-programmen är ett krav. Erfarenhet av resebokning och konferenshantering är meriterande. Vidare är även erfarenhet av utbildningsadministration genom operativt arbete i det datorbaserade systemet för studieresultat LADOK meriterande för anställningen.

Eftersom arbetet är mycket utåtriktat och innefattar betydande inslag av kontakter och service till lärare, studenter och doktorander lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet.

Din arbetsplats

Du hittar mer information om Institutionen för teknik och natutrvetenskap på vår hemsida http://www.liu.se/itn.

Om anställningen

Detta avser en tillsvidareanställning, heltid.

Tillträde enligt överenskommels.

Lön och förmåner

Linköpings universitet tillämpar individuell lönesättning. 

Vi erbjuder möjlighet till distansarbete viss del av din arbetstid när verksamhetens behov och arbetsuppgifterna medger detta.

Läs mer om förmåner för anställda här.

Fackliga kontaktpersoner
Information om fackliga kontaktpersoner, se Hjälp för sökande.

Ansökan

Välkommen att skicka in din ansökan med CV och ansökningsbrev senast den 2 maj 2023. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas.

Vi välkomnar sökande med olika bakgrund, erfarenheter och perspektiv, det berikar och utvecklar vår verksamhet. För oss är det självklart att värna om allas lika värde, rättigheter och möjligheter. Läs om vårt arbete med Lika villkor.

Välkommen med din ansökan!


Linköpings universitet har upphandlade avtal och undanber oss direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.