Administratör med inriktning Chefsassistent

Funktion Hälsoprofessioner


Sjukvård

Karolinska Universitetssjukhuset är idag ett av Europas främsta universitetssjukhus med cirka 16 000 medarbetare. Forskning och utbildning, liksom utveckling av hälso- och sjukvård, ses som kärnverksamheter vilka är likvärdiga med universitetssjukhusets vårduppdrag.

Funktion Hälsoprofessioner består av knappt 700 medarbetare. Verksamheten präglas av starkt fokus på klinisk och akademisk utveckling.

Vi söker dig som har arbetat som administratör med vana att direkt assistera närmsta chef alternativt chefsassistent, VD-assistent, executive assistent, medicinsk sekreterare eller liknande. Du kommer ingå i en ny grupp med erfarna administratörer (17 personer) som har i uppdrag att stötta Funktion Hälsoprofessioner.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är inom Funktionsområde Socialt arbete inom hälso- och sjukvård som är ett av fem funktionsområden inom Funktion Hälsoprofessioner. Arbetet består huvudsakligen av omväxlande kontors- och administrativt arbete i nära samarbete med funktionsområdeschefen. Du rapporterar till administrativ chef för Funktion Hälsoprofessioner och arbetar också till viss del med gemensam administration för funktionen.

Du kommer att, inom funktionsområdet, vara sekreterare i två PKL-grupper (psykologisk katastrofledning), sköta viss administration gällande FoUU-frågor samt stötta arbetet med fondmedelsansökningar. Det ingår också övrig administration inom funktionsområdet samt till viss del även inom funktionen.

Arbete sker huvudsakligen i Solna men också i Huddinge.


Arbetsuppgifter:

Som administratör/chefsassistent har du varierade arbetsuppgifter såsom:

- skriva protokoll.
- diarieföring.
- boka lokaler och möten.
- avtalshantering.
- hantera funktionsområdeschefens kalender.
- sortera och agera på e-post.
- behörighetsbeställningar.
- delta i och protokollföra ledningsgruppsmöten, samverkansmöten och vid verksamhetsplanering.
- förbereda presentationer, rapporter och sammanställa statistik.
- fondmedelsansökningar.
- övrig administration: fakturahantering, personalhantering i HR-system, inköp, hemsida, ekonomisk rapportering, 1177 mina vårdkontakter mm.

Du är en aktiv deltagare i förekommande möten och du bidrar till funktionens och funktionsområdets utveckling genom dina kloka åsikter så väl som genom ditt utpräglade ordningssinne.

Kvalifikationer:
Du är en handlingskraftig och kommunikativ person med förmåga att se helheten. Troligtvis har du erfarenhet som chefssekreterare/-assistent eller liknande.

Du har hög IT-mognad och lär dig lätt nya system. Du är en mycket van användare av Officepaketet.

Du arbetar självständigt och proaktivt, är positiv samt har en god initiativförmåga. Känsla för service och en välutvecklad samarbetsförmåga är en förutsättning. Du strävar efter att hela tiden ligga steget före, är noggrann och serviceminded.

Du är kommunikativ och rak i ditt sätt samt känner dig bekväm med att fatta egna beslut.

Har du arbetat med projektledning och strukturerat förbättringsarbete så är detta mycket meriterande då visst självständigt arbete ingår.

Har du dessutom erfarenhet från vårdsektorn det ett stort plus!

Akademisk grundutbildning är meriterande. Vi vill dock att du minst har gymnasiekompetens och ser gärna vidareutbildning mot t.ex. chefsassistent.


Personliga egenskaper:
Du strävar efter att hela tiden ligga steget före, är noggrann och serviceminded.

Du tar initiativ, har förmåga att arbeta mot uppsatta mål med ett högt engagemang och välkomnar förändringar och nytänkande.

Du är resultatorienterad, relationsskapande och brinner för samordning och ökad effektivitet.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.


Övrig information:
Gäller under förutsättning att vederbörliga beslut fattas.

Urvalet görs löpande varför vi önskar få din ansökan snarast möjligt.

Provanställning kan komma att tillämpas.


Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök här”. <b>Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte.</b>