Administratör med inriktning lokalfrågor och Charmec

Söker du ett administrativt arbete där du får en mångsidig och rolig vardag? Vill du bli en självklar del i ett sammansvetsat team av kollegor där du har möjlighet att utvecklas? Då är detta möjligheten för dig! Vi söker dig som vill driva institutionens lokalfrågor i kombination med att stödja vårt framgångsrika forskningscentrum Charmec. Ett spännande uppdrag som gör nytta internt på institutionen och för järnvägsbranschen.

Information om avdelningen
Institutionen för mekanik och maritima vetenskaper (M2) har en internationell och dynamisk forsknings- och utbildningsmiljö. Institutionen återfinns på både Campus Lindholmen och Campus Johanneberg och består av sju forskningsavdelningar samt ett verksamhetsstöd. Institutionen har ca 230 anställda varav många med internationell bakgrund.

Verksamhetsstödet på institutionen för Mekanik och maritima vetenskaper (M2) ansvarar för stöd inom inköp, upphandling, ledningsstöd, arkiv och registratur, studie-, ekonomi-, webb- och HR-administration med mera. Du kommer att arbeta i en positiv och trevlig arbetsmiljö tillsammans med en grupp engagerade och professionella kollegor. Arbetet utförs och utvecklas i nära dialog med institutionens ledning, personal och berörda forskare inom Charmec. En kontinuerlig utvecklingsdialog sker med administrativa kollegor på andra institutioner och det centrala verksamhetsstödet. Verksamhetsstödet strävar efter arbetssätt, processer och rutiner som underlättar för alla i den dagliga verksamheten och som möter framtida behov på ett nyfiket och nytänkande sätt.

Beskrivning av tjänsten
Tjänsten består av två huvudsakliga delar; arbete med institutionens lokaler samt att vara ett administrativt stöd för vårt forskningscentrum Charmec.

Att arbeta med lokalfrågor innebär både praktiskt dagligt och mer långsiktigt arbete. Du kommer att stötta och samordna i det effektiva lokalutnyttjandet, vara kontaktperson i lokalfrågor inåt och utåt i organisationen samt mot leverantörer. Du kommer att bidra till ordning och reda i våra lokaler, systematiskt arbetsmiljöarbete och nytänkande kring morgondagens arbetsplats.

Charmec är ett nationellt centrum inom järnvägsmekanik. Forskningen som bedrivs sker nära samarbete med olika myndigheter och näringsliv inom sektorn. I din roll som administratör kommer du att stödja ledningen för centrat i allt från avtalshantering till att förbereda och delta på styrelsemöten och seminarier mm.

M2 verksamhetsstöd håller på att utveckla hållbara och effektiva arbetssätt som underlättar för alla inblandade parter. Ett viktigt utvecklingsfokus just nu är hur vi inom verksamhetsstödet samarbetar och samverkar med varandra. Här bidrar du med din kompetens och erfarenhet.

För närvarande finns institutionen på både campus Johanneberg och Lindholmen vilket innebär att du reser en del mellan campus. Över tid kan tjänstens innehåll komma att förändras utifrån verksamhetens behov och din kompetens och intresse.

Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.

Kvalifikationer
Du har lägst gymnasieutbildning men helst utbildning på högskolenivå eller motsvarande med inriktning mot lokalfrågor. Du har minst ett års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.

Du behöver ha goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift. Likaså mycket god datavana och kunskaper i Officepaketet. Du är van vid digitala möten och det är meriterande om du har arbetat med ärendehantering. Du är nyfiken på AI.

Som person behöver du besitta förmågan att arbeta parallellt med olika arbetsuppgifter som kan skifta snabbt, vara en skicklig, självständig och nytänkande administratör. Du gillar dagliga kontakter och möten med personal och sprider positiv energi på arbetsplatsen.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Att arbeta på Chalmers
Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.
Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:
⦁ Flexibilitet att arbeta på distans med hänsyn till verksamhetens behov. 
⦁ Semester upp till sju veckor per år.
⦁ Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
⦁ Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.

Välkommen med din ansökan! 
I din ansökan vill vi att du bifogar ditt CV. I den här rekryteringsprocessen behöver du inte inkludera ett personligt brev. Istället kommer du att få svara på ett antal urvalsfrågor i samband med att du laddar upp ditt CV.  

Sista ansökningsdag: 11 juni, 2024

Vid frågor, vänligen kontakta
Åsa Eriksson, administrativ chef
031-772 6508, asa.eriksson@chalmers.se

Maria Lindbom,administrativ koordinator
031-772 3787 maria.lindbom@chalmers.se

Katrin Axelsson, HR-partner, 031-772 1045
katrin.axelsson@chalmers.se


*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***
 


Chalmers vision är att aktivt medverka till en hållbar framtid. Vår forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart bedrivs i nära kontakt med omvärlden. Strategin för att nå vetenskaplig excellens förverkligas inom sex styrkeområden; Energi, Hälsa och teknik, Informations- och kommunikationsteknik, Materialvetenskap, Produktion och Transport. De grundläggande vetenskaperna utgör basen och hållbarhet, innovation och entreprenörskap är viktiga drivkrafter. Chalmers har omkring 11 000 studenter och 3000 anställda. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sen starten 1829, helt enligt grundaren William Chalmers motto: Avancez!