Administratör med inriktning mot ekonomi- och lönehandläggning

vid Institutionen för svenska och flerspråkighet. Sista ansökningsdag: 2023-05-25.

Institutionen för svenska och flerspråkighet är en av de största institutionerna inom den humanistiska fakulteten vid Stockholms universitet. Vi har ca 140 anställda och ca 5000 studenter per läsår. På institutionen bedrivs forskning och utbildning inom områdena svenska och nordiska språk, svenska som andraspråk, tvåspråkighet (på Centrum för tvåspråkighetsforskning) samt tolkning och översättningsvetenskap (på Tolk- och översättarinstitutet). 

I rollen som administratör med inriktning mot ekonomi- och lönehandläggning har du i uppdrag att tillsammans med kollegorna bidra till ett kvalitativt och funktionellt stöd till verksamheten. Du ingår i ekonomifunktionen som är en del av den tekniska och administrativa enheten, men har ett nära samarbete med övriga funktioner inom enheten. Den tekniska och administrativa enheten består av ca 25 skickliga och hängivna medarbetare inom ekonomi, HR och studieadministration. Enheten har i uppdrag att ge service av hög kvalitet till ledning, medarbetare och studenter samt att säkerställa följsamhet till gällande lagar och förordningar.

Vi erbjuder intressanta och utvecklande arbetsuppgifter i en organisation som drivs av ständiga förbättringar. För rätt person finns goda möjligheter att utvecklas i yrkesrollen vid Stockholms universitet.

Arbetsuppgifter
Uppdraget som administratör med inriktning mot ekonomi- och lönehandläggning innebär att du arbetar med institutionens löpande ekonomiadministration, är inköpskoordinator och bistår i lönehandläggning. En viktig del i arbetet är att säkerställa kvalitén i vår inköpsprocess och bidra till enhetens kontinuerliga utvecklingsarbete. Arbetet omfattar bla. arbete med leverantörs- och kundreskontra, beställningar, avstämningar, interna transaktioner, lönekontroller samt hantering av utlägg.

Arbetet sker i nära samarbete med kollegor i ekonomifunktionen, ledning och övriga medarbetare vid institutionen. Uppdraget innefattar att säkerställa att institutionens ekonomistyrning följer SUHF-modellen och att rutiner och processer är säkra och effektiva. Vi arbetar med fortlöpande förbättringar och skapar förutsättningar för att stödja och utveckla utbildning och forskning av högsta kvalitet.

Arbetsuppgifterna består bla. av:


• Löpande ekonomiarbete, såsom leverantörsreskontra, kundreskontra, utbetalningar, omföringar och registrering av bokföringsorder, avstämningar, internfakturering etc.
• Administrera och ta emot beställningar samt säkerställa att dessa sker enligt gällande avtal, tex konferensbokningar, resor och mötesarrangemang men också beställningar av passerkort, fika och kontorsmaterial.
• Stöd till verksamheten gällande inköp och frågor kring ekonomihandläggning.
• Ekonomiadministration och viss lönehandläggning.
• Följsamhet till gällande lagar och regler samt interna styrdokument samt överenskommelser och avtal.
• Vara behjälplig i institutionens budgetarbete i institutionens budget- och bokslutsarbete.
• Utveckling och dokumentation av rutiner.
• Andra administrativa sysslor kan förekomma.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har grundläggande kunskaper i ekonomi, gillar siffror och drivs av att ett noggrant förhållningssätt.

Krav


• Du har tidigare erfarenhet av visst ekonomiarbete av liknande art, ex. inköp, leverantör- och kundreskontra och löpande bokföring.
• Du har utbildning inom ekonomi som arbetsgivaren bedömer är relevant.
• Erfarenhet av att ha arbetat inom statlig verksamhet.
• Du har tidigare kunskaper om och erfarenhet av att arbeta i ett större ekonomisystem och intresse av att lära dig nya system.
• Du har goda kunskaper i både tal och skrift.
• Du har goda kunskaper i Officepaketet.

Meriterande


• Du har kunskap om, och håller dig uppdaterad om, regelverk avseende statlig ekonomi och redovisning.
• Erfarenhet av att ha arbetat med inköp och upphandlingar.
• Erfarenhet av att ha arbetat inom högskole- och universitetssektorn.
• Erfarenhet av att ha arbetat i ett eller flera av systemen Raindance, Mercur Business Control 7, Prisma samt personalsystemet Primula.

Som person är du ansvarstagande, noggrann och har ett gott siffersinne. Du har ett strukturerat arbetssätt, är van att hantera många olika uppgifter och arbetar proaktivt med hög kvalitet i ditt arbete. Det viktiga är inte att du kan allt från början utan har en vilja att lära dig. Det krävs att du har god kommunikativ förmåga och har lätt att formulera dig tydligt i skrift och vid samtal. För att du ska trivas som administratör är det viktigt att du uppskattar kontakter med kollegor och samarbetspartners och har ett serviceinriktat förhållningssätt. Du har god samarbetsförmåga och tycker om att lösa problem. Samtidigt behöver du kunna arbeta självständigt och ta ansvar för dina arbetsuppgifter. I ditt arbete bidrar du till ett gott samarbetsklimat inom enheten. Att hjälpas åt är en självklarhet. Känner du igen dig? Varmt välkommen med din ansökan.

Eftersom arbetet som administratör innebär täta kontakter med olika parter kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare information om anställningen lämnas av administrativ chef Cecilia Törnqvist Råberger, tfn 08-16 35 30, cecilia.raberger@su.se.

Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/OFR), tfn 08-16 34 89, alejandra@st.su.se, samt seko@seko.su.se (SEKO).

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

OBS! Den fullständiga annonsen hittar du på Stockholms universitets webbplats www.su.se/jobb under Lediga jobb.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.