Administratör med inriktning mot ledningsstöd

Högskolan i Gävle har som vision att vara förstahandsvalet för alla som vill göra skillnad. Vi erbjuder ett 60-tal utbildningsprogram och 300 fristående kurser inom humaniora, vård och medicin, samhälls- och naturvetenskap samt teknik. Högskolan i Gävle är en av Sveriges populäraste högskolor utifrån söktrycket. Vi har 16 000 studenter, 750 anställda och ett samlat campus i vackra omgivningar.

Högskolan fokuserar på fyra strategiska forskningsområden - hållbar stadsutveckling, hälsofrämjande arbete, innovativt lärande och intelligent industri.

Vi erbjuder
• möjligheten att arbeta vid ett av Sveriges vackraste lärosäten,
• en arbetsplats med många anställningsförmåner,
• ett lärosäte som aktivt arbetar med frågor som vår gemensamma arbetsmiljö, tydliga arbetsvillkor samt jämställdhet och lika villkor.

Ledningskansliet inom Högskolan i Gävle utgör ett stöd till Högskoleledningen i den övergripande strategiska styrningen och ledningen av Högskolan. Kansliet har ett övergripande uppdrag att utveckla ledningsstödet och skapa förutsättningar för ett professionellt och effektivt arbetssätt. Ledningskansliet ska inom sitt ansvarsområde erbjuda ett kompetent och effektivt ledningsstöd till rektor, förvaltningschef, högskolestyrelse och utbildnings- och forskningsnämnden (UFN). Till Ledningskansliet söker vi nu två administratörer med inriktning mot ledningsstödet för visstidsanställningar.

ARBETSUPPGIFTER
Som administratör på Ledningskansliet arbetar du dels i ledningens fasta processer, dels i det dagliga löpande stödet till rektors- och förvaltningschefsfunktionerna. I de fasta processerna ingår arbetsuppgifter som planering, administrativ handläggning och dokumentation kopplad till mötesserier i nämnder, råd och andra forum. I det dagliga löpande stödet till rektors- och förvaltningschefsfunktionerna ingår till exempel kalenderkoordinering, stöd i intern och extern kommunikation samt expediering av beslut. I arbetsuppgifterna kan även enklare utrednings- och beredningsuppgifter ingå.

Du ingår i en grupp av administratörer med liknande arbetsuppgifter men med olika huvudfokus. Initialt blir din huvudfokus att stödja förvaltningschefen och utbildnings- och forskningsnämnden i såväl fasta processer som i det löpande dagliga arbetet.

KVALIFIKATIONER
För att lyckas väl i rollen krävs:
• erfarenhet av ledningsstödjande administrativt arbete t.ex. som chefssekreterare eller motsvarande.
• goda kunskaper i svenska i tal och skrift, inkl. erfarenhet av att skriva protokoll och annan dokumentation i en formell kontext.
• god systemvana och förmåga att lätt sätta sig in i nya system.
• god förmåga till såväl långsiktig planering av fasta processer som flexibel hantering av oförutsedda uppgifter.

Som person är du strukturerad och noggrann med god förmåga till överblick och samordning. Du bidrar gärna till problemlösning och verksamhetsutveckling kopplad till din roll och dina arbetsuppgifter och du är lyhörd för verksamhetens behov. Arbetsuppgifterna förutsätter en hög social förmåga.

Kunskap om och erfarenhet av den verksamhet som bedrivs vid högskolor och universitet är meriterande.

ÖVRIGT
Högskolan i Gävle eftersträvar en jämn könsfördelning och ett aktivt arbete med lika villkor i alla delar av organisationen.

Inför denna rekrytering har Högskolan i Gävle tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediasäljare och liknande.