Administratör med inriktning på internkommunikation

Industri- och materialvetenskap (IMS) stärker framtidens industri i ett hållbart samhälle med kunskap och tekniska lösningar. Genom forskning, innovation och utbildning skapar vi framtida industriella värdekedjor. Vi verkar i en internationell miljö. Forskningssamarbeten, externa kontakter med industri, myndigheter och andra universitet samt konferenser är en viktig del av institutionens forskningsmiljö. Det lokala verksamhetsstödet är en uppskattad och viktig del av verksamheten, och levererar professionellt och lyhört stöd till våra forskare, lärare och studenter.

Information om avdelningen
Verksamhetsstödet på institutionen leds av Administrativ chef och består därtill av elva personer, en institutionsekonom, fyra ekonomer, en administrativ koordinator, tre administratörer, en internkommunikatör/ledningsstöd. IMS har även ett stöd i HR frågor av en central HR- partner, samt även stöd i forma av en central kommunikationspartner för externkommunikation.

Beskrivning av tjänsten
Vår uppskattade kollega går i pension och nu söker vi en positiv och självständig administratör som blir hennes ersättare. Du har stor social kompetens och vill vara med i vårt team som är stöd till IMS forskning och utbildningsverksamhet. Du har stor känsla för service och har ett proaktivt förhållningssätt vad gäller alla förekommande arbetsuppgifter. Vi ser att du är en person som har lätt att skapa samarbetsytor och nätverk inom såväl institutionen IMS som på Chalmers.

I din roll kommer du att arbeta med den interna kommunikationen på institutionen och ansvara för att hantera kommunikation såväl strategiskt som operativt. I första hand blir alla våra medarbetare den målgrupp som du arbetar för och tillsammans med. Du är med och medverkar till en utmärkt intern miljö genom att tillgodose medarbetarnas behov av relevant information rörande deras arbete på institutionen och Chalmers. Du kommer att vara med och ta fram tydliga roller, mål och ansvar samt utbildningsmöjligheter för institutionen i sin helhet. I arbetet ingår även relaterade administrativa uppgifter av bred karaktär.

Ett uttalat mål med tjänsten är att genom vår platta institutionsorganisation underlätta informationsspridning och säkerställa att alla våra medarbetare känner sig välinformerade om såväl verksamheten på IMS som på Chalmers i stort vilket bidrar till hög grad av delaktighet och attraktion för oss som arbetsgivare.

Arbetsuppgifter

Dina konkreta arbetsuppgifter innebär bland annat följande:


• intern kommunikation IMS i samråd med kommunikationspartner
• arbete med vår kommunikationspolicy inom IMS där du medverkar till framtagandet av denna
• Publicera händelser i kalendariet chalmers.se så som seminarier, akademiska högtider, exjobbspresentationer etc.
• Personliga hemsidor: foto tas av KP, internkommunikatör informerar nyanställda via epost
• Uppdatera och underhålla samt skapa nya sidor/block/nyheter/notiser för IMS på Chalmers intranät
• Sammanställa samt publicera internt veckobrev i Ungapped (vårt verktyg för nyhetsbrev, events, enkäter etc)
• Events: i detta ingår planering och upprätta budget, uppföljning, underhålla hemsida, hantera registreringsformulär/inbjudan, medlemshantering, inkl. beställningar samt kontera fakturor som hör ihop med desamma, och delta i samband med genomförande.
• Upprätta enkäter för forskningsstudier
• Ledningsstöd: upprätta underlag för tex. prefektbeslut, sammanställa och justera texter/ppt m.m.
• Delta i Chalmers webbredaktörs nätverk.

Kvalifikationer
Du har en relevant högskole- eller universitetsutbildning som webbredaktör/ internkommunikatör eller utbildning som Chalmers bedömer som likvärdig samt minst tre års erfarenhet av att arbeta som intern kommunikatör/webbredaktör. Du är bekväm att hantera en internationell miljö med många kontaktytor, kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska i tal och skrift.

Vi arbetar med nedan i följande programvaror i tjänsten idag och vi förutsätter att du arbetat med flera av dessa och kan lära dig det som du inte arbetat i sedan tidigare.


• MS Office (Word, Powerpoint, Excel, Outlook, Access och OneNote).
• Sociala medier (Facebook, Instagram, Youtube, LinkedIn, med mera).
• Google Drive (Docs, Slides, Sheets och Forms).
• Adobe Creative Cloud (Illustrator, Photoshop, InDesign, Acrobat DC, Premier Pro, och så vidare).
• Web: Umbraco, Ungapped, Drupal
• Smartsign
• PDB (persondatabas/datorkontosystem)
• Proceedo

Vad får du?
Vi erbjuder dig möjligheten till en mångsidig roll som ingår i ett stöttande och kvalitetsinriktat arbetslag. Tjänsten ger dig möjlighet att bidra till att vidareutveckla arbetssätt och rutiner och vara en kvalitetsmedveten samarbetspartner. 

Vem är du?
Vi söker dig som är självgående, tar egna initiativ, strukturerad, kan initiera aktiviteter och genomföra uppföljning. Bekväm med att prioritera/omprioritera på kort och lång sikt. God samarbetsförmåga, problemlösare och rak i kommunikationen. Som person är du positiv och noggrann och levererar med kvalitet utan att fastna i en detalj längre än nödvändigt. Du är lösningsorienterad med en förmåga att skapa tydliga rutiner, förenkla och jobba smart utan att ge avkall på service när den behövs.

Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.
Förutom intervjuer så kan vi komma att tillämpa arbetsprover som en del av rekryteringsprocessen.

Att arbeta på Chalmers
Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.
Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:
⦁ Flexibilitet att arbeta på distans.
⦁ Semester upp till sju veckor per år.
⦁ Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
⦁ Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.

För mer information om ansökningsförfarande, vänligen besök Chalmers hemsida. Se länk: 
Administratör med inriktning på internkommunikation