Administratör med inriktning registratur och arkiv

vid Institutionen för data- och systemvetenskap. Sista ansökningsdag: 2022-01-31


Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV) är en institution vid Stockholms universitet och har sin verksamhet i Kista och är en av de största institutionerna vid Samhällsvetenskapliga fakulteten, Stockholms universitet. Institutionen har ca 190 anställda och ca 5 000 studenter.

Vi söker nu en administratör som vill arbeta i en internationell forskningsmiljö. Är du prestigelös, serviceriktad och vill arbeta självständigt samt har förmågan att växla mellan mindre och mer kvalificerade arbetsuppgifter? Då tror vi att du kommer att passa in hos oss!

Arbetsuppgifter
Som administratör är du en del av institutionens centrala administration med 12 medarbetare och administrativ chef. Du kommer att ha en central, ansvarsfull och omväxlande roll då du tillsammans med dina kollegor ansvarar för att stötta den dagliga verksamheten på institutionen.

I arbetsuppgifterna ingår dokumenthantering i W3D3 som registrator och arkivansvarig på institutionen. Du kommer att vara en viktig del i det pågående arbetet med digitaliseringen av arkivet. Vidare kommer du att vara sekreterare på t ex institutionsstyrelsens och ledningsgruppens möten, vilket innebär protokollföring på svenska eller på engelska samt ansvar för kallelser, insamling och utskick av underlag. I arbetet ingår även viss webpublicering samt hantering av inkommande post. Du kommer att ha ett ansvar för processen med prefektbesluten.

Andra vanligt förekommande uppgifter handlar om att till viss del kvalitetssäkra olika steg i institutionens avtalshantering. I arbetsuppgifterna ingår även t ex att beställa blommor, fika, resor samt boka den årliga konferensen, ansvara för utlämnande av nycklar och passerkort till nyanställda. Du kommer även att vara back-up för institutionens inköpskoordinator.

Beroende på erfarenhet och kompetens kan rollen komma att utvecklas ytterligare, därför är det viktigt att du är trygg med och positiv till förändringar i ditt dagliga arbete.

Kvalifikationer
Krav


• gymnasieexamen eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
• erfarenhet av arbete som registrator/arkivarie
• goda kunskaper i Office-programmen särskilt Word och Power Point
• god administrativ förmåga
• god förmåga att uttrycka dig muntligt och skriftligt på svenska och engelska.

Meriterande


• registratorsutbildning från högskola eller diplomerad registrator
• erfarenhet av att arbeta med olika administrativa stödsystem, såsom W3D3
• erfarenhet från offentlig förvaltning
• erfarenhet av inköp inom offentlig förvaltning.

Som person är du initiativtagande och tar ansvar för dina egna uppgifter. Du har god förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt samt är kvalitetsmedveten. Därutöver har du en god samarbetsförmåga. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare information om anställningen lämnas av, administrativa chefen, Tuija Lehtonen, tfn 08-16 16 26, tuija@dsv.su.se.

Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/Lärarförbundet), tfn 08-16 34 89, alejandra@st.su.se, samt seko@seko.su.se (SEKO).

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Välkommen med din ansökan!


Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.