Administratör med praktisk inriktning

Om Verksamhetsstöd och service
Tjänsten är placerad inom förvaltningen Verksamhetsstöd och service som är en av åtta förvaltningar i Linköpings kommun. Inom förvaltningen finns kommunens interna tjänster och servicefunktioner samlade. Vi bidrar till utveckling av kommunens verksamheter och kommunövergripande servicelösningar. 

Vill du förbättra vardagen, framtiden och livskvaliteten för Linköpingsborna? Hos oss kan du kombinera viktiga uppdrag med en meningsfull vardag. Välkommen till oss! 

Dina arbetsuppgifter
Trivs du i ett arbete med stor variation där ingen dag är den andra lik? Som administratör i Serviceteamet erbjuds du en stor variation av arbetsuppgifter med lika mycket administrativa som praktiska uppgifter. De administrativa delarna innebär exempelvis hantering av behörigheter och taggar för inpassering, inköp och beställningar av kontorsmaterial, fakturahantering samt hantering av felanmälningar i vår ärendehanteringssystem. I rollen ingår även att fördela personliga skåp till nya medarbetare och hantering av reklamationer kring möbler och inredning. 

De praktiska delarna av uppdraget innebär generell service som exempelvis posthantering, byta toner, inventera och fylla på kontorsmaterial, tillsyn av miljörum samt att stödja i enklare IT-tekniska frågor. Som administratör i serviceteamet agerar du spindeln i nätet och är kontaktperson gentemot bland annat fastighetsägaren Lejonfastigheter och externa leverantörer, såväl som att du levererar hög service till medarbetare i huset. 

Som administratör i serviceteamet kommer du att handleda deltagare på arbetsmarknadsplatser i Färgeriet och samordna deras uppdrag och agera kontaktperson gentemot Arbetsmarknadscentrum. Det innebär att du kommer att ha det främsta arbetsledningsansvaret för dessa individer i det dagliga arbetet.

Din arbetsplats
Serviceteamet består i dagsläget av två medarbetare och en gruppchef och vi söker nu utökning till vårt härliga team. Serviceteamet tillhör förvaltningen Verksamhetsstöd och service och är en relativt nystartad enhet med anledning av förvaltningens flytt till Färgeriet i Ebbepark januari 2022. Enheten arbetar på uppdrag av både Verksamhetsstöd och service och Miljö-och samhällsbyggnadsförvaltningen som båda har sina verksamheter i lokalerna. Lokalerna utgör arbetsplats åt drygt 500 medarbetare som tillämpar ett aktivitetsbaserat arbetssätt, vilket innebär att lokalerna består av olika miljöer och medarbetarna väljer plats efter den arbetsuppgift som ska utföras för tillfället. 

Enheten Serviceteamet utgör en servicefunktion för medarbetare i byggnaden Färgeriet när det gäller bland annat inpassering och behörigheter, felanmälningar, vara kontaktperson gentemot fastighetsägaren, underhåll av lokaler och generell service, fakturahantering samt eventuella inköp till huset. 

Vi erbjuder ett varierande uppdrag i nybyggda fräscha lokaler där ingen dag är den andra lik. Du arbetar i Färgeriet (Kerstingatan 2) som ligger i den nybyggda stadsdelen Ebbepark och arbetstiden är förlagd måndag-fredag klockan 7:45-17. 

Du som söker
Vi ser att du som söker har en gymnasieutbildning inom administration, alternativt annan utbildning i kombination med erfarenhet som av arbetsgivaren bedöms som likvärdig. Du har även erfarenhet av att ha arbetat inom service. Det ses som meriterande om du har erfarenhet av att ha arbetat med fakturahantering. Eftersom arbetet erbjuder en stor variation mellan såväl administrativa som praktiska uppgifter är det positivt om du har tidigare erfarenhet av arbete som inneburit en blandning mellan just administration och mer praktiska delar. Vidare ses det som positivt om du har erfarenhet av att arbeta med digitala verktyg och det är extra meriterande om du har erfarenhet av arbete i ärendehanteringssystem. 

Då en stor del av arbetet består av att besvara ärenden via mail men även att ge muntlig service direkt till medarbetare i huset och till leverantörer behöver du ha goda kunskaper i svenska språket i både tal och skrift. Du behöver även ha goda IT-kunskaper då du i arbetet använder digitala verktyg och har du kunskap om att använda digitala verktyg i en serviceroll ses det som positivt. 

För att lyckas i rollen behöver du vara självgående och själv ta ansvar för dina arbetsuppgifter och driva dessa framåt. Eftersom att du i arbetet kommer att ha flera samarbetsytor är det av stor vikt att du arbetar bra med andra människor och lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Att leverera en god service är en självklarhet för dig och du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående och anstränger dig för att leverera lösningar. 

Då ingen dag är den andra lik och att olika ärenden dyker upp under arbetsdagen behöver du ha lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och ha en positiv inställning till förändringar. Eftersom att serviceteamet arbetar med “öppen dörr” och är en servicefunktion i Färgeriet är det viktigt att du är lugn och kontrollerad i stressiga situationer och kan fokusera på rätt saker i dessa lägen. Det är vanligt att en uppgift behöver läggas åt sidan för att något mer akut dyker upp eller att någon söker hjälp.  

I denna rekrytering kommer vi att använda tester som en del av vår bedömning. 

Varmt välkommen med din ansökan! 

Övrig information
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 1

Ref. nr: 10656

I denna ansökan bifogar du inget personligt brev

Om Linköpings kommun
Linköping är platsen där du möter framtiden. Här finns en snabbt växande stad med hållbarhet, högteknologi och nytänkande i fokus. Vår stad är en välkomnande och livsvänlig plats. En stad där allt är möjligt.

Nu söker vi dig, som tillsammans med oss vill förbättra vardagen, framtiden och livskvalitén för Linköpingsborna. Som arbetsgivare har vi höga ambitioner. Vi arbetar ständigt med att hitta nya vägar för att på bästa sätt möta våra gemensamma utmaningar. Vill du vara med på resan?