Administratör med registratoruppdrag

Tjänsten är placerad inom Socialförvaltningen som är en av åtta förvaltningar i Linköpings kommun. Socialförvaltningen ansvarar för myndighetsutövning, beställning av insatser och egen regi inom områdena individ- och familjeomsorg, LSS och socialpsykiatri. Vi säkerställer att alla invånare får det stöd som de har rätt till. 

Vill du förbättra vardagen, framtiden och livskvaliteten för Linköpingsborna? Hos oss kan du kombinera viktiga uppdrag med en meningsfull vardag. Välkommen till oss! 

Dina arbetsuppgifter
I rollen som registrator förväntas du hålla en god ordning i förvaltningens diarum och arkiv enligt gällande lagstiftning. Arbetet består bland annat av att registrera ärenden i vårt ärendehanteringsystem W3D3 . 

Exempel på arbetsuppgifter är att diarieföra inkommande och upprättade handlingar i olika diarier, bevaka förvaltningens officiella e-brevlåda och hantera begäran om allmänna handlingar. I tjänsten kommer du att hantera inkommande fysiskt post till förvaltningen för stämpling och diarieföring. I arbetsuppgifterna ingår även att svara på frågor om inkomna handlingar och diariehantering och ge service till allmänhet, chefer och medarbetare. Som registrator bistår och utgör du stöd till nämndsekreterare med administration. 

Vidare kommer du utgöra ett internt stöd till socialförvaltningens administration där ett arbete pågår att utveckla effektiva och ändamålsenliga arbetsprocesser. Som registrator kommer du vara en del av den utveckling som pågår gällande nya lokaler, effektivisera processer och digitalisering inom administration.

Din arbetsplats
Socialförvaltningen består av avdelningarna Stab, Barn och unga, Vuxna och LSS. Socialförvaltningens diarium tillhör Staben som inkluderar all förvaltningsgemensam service, ledning och stöd samt sektorsövergripande arbete. Den här tjänsten tillhör enheten Administration stödprocesser som består av 25 medarbetare. I diariet jobbar en grupp om 5 medarbetare tätt tillsammans för att ge stöd åt förvaltningen och allmänheten.

Arbetsplatsen är belägen på Barnhemsgatan 2 i centrala Linköping och arbetstiden är förlagd dagtid måndag-fredag. Flextidsavtal tillämpas.

Du som söker
Vi söker dig med lägst fullgjord gymnasieutbildning. Det ses som positivt om du dessutom har utbildning inom administration, ekonomi, arkivering eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant. För att lyckas i rollen ser vi att du har tidigare erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom registrering. Har du tidigare arbetat med administration inom myndighet och i ärendehanteringssystem är det meriterande. Det är även meriterande med erfarenhet av och kunskap inom digitaliserade arkiv och diarieföring samt om du har erfarenhet av att ha ingått i en stab vid kris. 

Eftersom att du i tjänsten dels kommer att läsa och tolka underlag från myndigheter och självständigt producera skriftliga underlag ställs krav på svenska i tal och skrift. För att vara framgångsrik behöver du även ha kunskap i offentlighets- och sekretesslagen. Har du dessutom kunskap i förvaltningslagen samt arkivlagen är det positivt. 

För att lyckas i rollen ser vi att du är strukturerad och planerar och organiserar ditt arbete på ett effektivt sätt. Eftersom att du jobbar tätt med dina kollegor och stöttar såväl interna som externa aktörer ser vi att du arbetar bra med andra människor och att vara lugn, uppmärksam och tillmötesgående är för dig en självklarhet. Då du under arbetsdagen behöver kunna skifta fokus och trivas i att arbeta med utveckling ser vi att du har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter och ser möjligheter i förändringar. Du är motiverad trots arbetsmässiga bakslag och arbetar effektivt tills att dina arbetsmässiga mål är uppnådda. 

I den här rekryteringen kommer vi att använda arbetspsykologiska tester som en del av vårt urval. Urval påbörjas efter sista ansökningsdagen och intervjuer kommer att hållas vecka 14. 

Vi ser fram emot att ta del av din ansökan!

Övrig information
När du söker en tjänst i Linköpings kommun registrerar du din ansökan genom inloggning via e-legitimation (såsom BankID eller FrejaID) istället för e-postadress. Saknar du e-legitimation? Vänligen kontakta ansvarig HR-konsult eller chef, så hjälper de dig att registrera din ansökan.

Tillträde: Snarast enligt överenskommelse

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 1

Ref. nr: 12629

I denna ansökan bifogar du inget personligt brev

Om Linköpings kommun
Linköping är platsen där du möter framtiden. Här finns en snabbt växande stad med hållbarhet, högteknologi och nytänkande i fokus. Vår stad är en välkomnande och livsvänlig plats. En stad där allt är möjligt.

Nu söker vi dig, som tillsammans med oss vill förbättra vardagen, framtiden och livskvalitén för Linköpingsborna. Som arbetsgivare har vi höga ambitioner. Vi arbetar ständigt med att hitta nya vägar för att på bästa sätt möta våra gemensamma utmaningar. Vill du vara med på resan?