Administratör med samordning och ledningsstöd

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 47 500 studenter och 6 400 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Högskolan för scen och musik (HSM) finns i huset Artisten i centrala Göteborg och ingår i den Konstnärliga fakulteten vid Göteborgs universitet. Institutionen utbildar musiker i flera genrer, komponister, lärare i musik, dans och teater, musikalartister, operasångare och skådespelare och har drygt 600 studenter. Högskolan för scen och musik bedriver även utvecklingsarbete, forskarutbildning och forskning samt har en omfattande utåtriktad verksamhet. Institutionen har närmare 200 anställda.

HSM söker nu en administratör som ingår i institutionens administrativa enhet vilken leds av administrativ chef. Du kommer vara en del av ett härligt administrativt team som arbetar med verksamhetsstöd inom bland annat utbildningshandläggning, HR, ekonomi, kommunikation och administration.

Arbetsuppgifter 
Vi söker nu en driven administratör som kommer att arbeta brett med olika typer av administrativa uppgifter.

I arbetsuppgifterna ingår att administrera och handlägga ärenden, diarieföring/arkiv, resebokningar, granskning av reseräkningar och personliga utlägg, sköta logistik och organisera olika sammankomster som t.ex. personalmöten, avtackningar, disputationer samt inköp såsom fika, mat, blommor mm.

I rollen ingår även att vara samordnare och ledningsstöd i olika forum såsom ledningsråd och institutionsråd. Dina arbetsuppgifter är att hjälpa prefekt och administrativ chef att handlägga, planera och strukturera arbetet kring aktuella ärenden såväl som framtida frågor, processer och arbeten. Du har ansvar för kallelser, mötesanteckningar, disponering av tid, återkoppling och uppföljning.

Kvalifikationer 
Vi söker dig som har minst gymnasiekompetens. För anställningen krävs vidare att du har god datorvana samt tidigare erfarenhet av administrativt arbete. Tidigare erfarenhet av arbete i systemen Agresso och personalsystemet Primula är meriterande.

Som person är du van vid att strukturera och planera ditt arbete för att kunna hantera olika administrativa uppgifter samtidigt. Arbetet innebär mycket kontakter såväl inom som utom institutionen vilket ställer höga krav på en god samarbetsförmåga samt god förmåga att uttrycka sig på såväl svenska som engelska.

Du gillar ordning och reda, arbetar målmedvetet, skapar strukturer och håller deadlines. Du tar initiativ och kan arbeta såväl självständigt som i grupp.

Ett serviceinriktat arbetssätt är en självklarhet för dig och du samarbetar väl med chefer och kollegor.

I urvalsförfarandet kommer arbetsgivaren främst att beakta den som efter en helhetsbedömning kan anses ha de bästa förutsättningarna att genomföra och utveckla ovan angivna arbetsuppgifter. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Anställning 
Anställningsform: Tillsvidareanställning. Vi tillämpar 6 månaders provanställning.
Omfattning: 100 %
Placering: Högskolan för Scen och Musik
Tillträde: Enligt överenskommelse

Kontaktuppgifter för anställningen 
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta:
Katrin Enoksson, administrativ chef. Tfn: 076 618 11 99. Mail: katrin.enoksson@hsm.gu.se

Har du frågor om anställningsförfarandet är du välkommen att kontakta:
Magdalena Eldh, personaladministratör. Tfn: 031-786 4010. Mail: magdalena.eldh@hsm.gu.se

Info HSM: www.gu.se/scen-musik

Fackliga organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

 

Ansökan 
För att söka en anställning vid Göteborgs universitet måste du registrera ett konto i vårt rekryteringssystem. Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Ansökan ska vara inkommen senast: 2022-09-05


Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.