Administratör med servicekänsla till Specialpedagogiska skolmyndigheten

Vill du bidra till Sveriges största kunskapsbank inom specialpedagogik? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande ska kunna utvecklas och nå målen i sin utbildning – oavsett funktionsförmåga. Vi erbjuder stöd till förskolor och skolor i hela landet som vill skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Vi driver också flera specialskolor, fördelar statsbidrag och utvecklar läromedel. Myndigheten har cirka 1 200 medarbetare och verksamhet i hela landet.

Som medarbetare hos oss får du arbeta för allas lika värde i en organisation där delaktighet och engagerade medarbetare värderas högt. Vi ser ett stort värde i att ha medarbetare som mår bra och satsar därför mycket på friskvård och kompetensutveckling. Hos oss har du frihet att påverka ditt arbete. Mer om vad vi erbjuder kan du läsa på www.spsm.se/ledigajobb


Tjänsten är placerad inom verksamhetsområde Stöd och styrning som ansvarar för stöd och normering i myndighetsgemensamma verksamhetsfrågor. Verksamhetsområdet håller på att formera en helt ny stödenhet. Uppdraget för enheten är att ansvara för det interna stödet inom verksamhetsområde Stöd och styrning och ytterligare ett verksamhetsområde som ansvarar för myndighetens utvecklingsfrågor. Det interna stödet innebär chefsstöd i frågor som exempelvis verksamhetsplanering, ekonomistyrning, ekonomiadministration, personaladministration, avtal och inköp. Enheten kommer att bestå av fem medarbetare som är placerade på olika orter i Sverige. Placeringsorten för den här tjänsten är Solna.

ARBETSUPPGIFTER
Du ska arbeta med administrativt stöd till den verksamhet som ansvarar för myndighetens samverkan med externa aktörer, med bland annat utskick av beslutsunderlag, bevakning av att dokumentation sker, begära in underlag och hålla kontakt med chefer.
Som administratör ska du arbeta med stöd till kontorsansvarig chef och se till att allt praktiskt fungerar som det ska, såsom kaffemaskiner, städning och köksansvar. Du kommer att ha kontakter med leverantörer som säkerställer kontorets funktioner samt ha ansvar för att beställa konferensfika och annat förbrukningsmaterial så att det alltid finns på plats. I uppdraget ingår även att vara samordnare för en grupp medarbetare med motsvarande arbetsuppgifter på andra kontor i landet.

Vid kontoret i Solna har vi två konferensrum och har som mest upp till 50 konferensgäster där du ansvarar för konferensservicen. Vid konferenser säkerställer du att catering och all annan logistik tas hand om och ordnas på ett lämpligt sätt.

Eftersom stödenheten är en liten enhet kan även andra arbetsuppgifter inom enhetens uppdrag förekomma i tjänsten. Både enheten och tjänsten är nya, vilket innebär att du kommer att vara en del av arbetet med att utveckla rollen och arbetssättet i nära samarbete med övrig verksamhet. Även om de flesta möten sker digitalt så kan tjänsten innebära resor.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som
• har fullgjort en, för arbetsuppgifterna, relevant gymnasieutbildning till exempel inom området kontor och administration eller inom samhällsvetenskap
• har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
• har minst tre års dokumenterad erfarenhet av samordnande arbetsuppgifter
• uttrycker dig mycket väl i tal eller teckenspråk på svenska samt skrift på svenska.

Det är meriterande om du
• har erfarenhet av arbete i offentlig verksamhet
• har erfarenhet av och kännedom om Specialpedagogiskt skolmyndigheten.

Personliga egenskaper
• Du tycker om att arbeta i en snabbrörlig verksamhet och motiveras av att i detta skapa ordning och reda med hög kvalité.
• För dig är ingen uppgift för stor eller för liten utan du löser eventuella problem på ett prestigelöst och flexibelt sätt.
• Du har intresse för service och brinner för mötet med människor.
• Du trivs med att arbeta och att driva ditt arbete självständigt, strukturerat och noggrant samtidigt som du är flexibel och har förmåga att prioritera och arbeta med flera parallella uppdrag.
• Du är utåtriktad med ett positivt bemötande.
Stor hänsyn tas till personlig lämplighet.


ÖVRIGT
I denna rekrytering samarbetar vi med Experis.
Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning.

Vid all rekrytering sätter vi värde på de kvalitéer som jämställdhet och mångfald tillför verksamheten. Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.