Administratör mot vuxenutbildningen, Partille kommun

Partille kommun har idag nära 40 000 invånare och är en förstad i utveckling. Det är upp till oss 2 900 anställda att leverera kvalitet och service som gör det gott att växa upp, arbeta och leva i Partille. Detta med grund i våra värdeord: allas lika värde, professionalitet och framåtanda.

Utbildningsförvaltningen ansvarar för kommunens barnomsorg och utbildningsverksamhet – från förskola och fritids till förskoleklass, grundskola, särskola, gymnasieskola, vuxenutbildning och olika uppdragsutbildningar. Vår vision är att varje elev lämnar skolan rik på kunskaper och övertygad om sin förmåga att tillsammans med andra skapa sin framtid. Alla elever ska också minnas sin skoltid som trygg, rolig och lärorik.

Enheten lokal administration består av 26 kollegor som alla stöttar våra rektorer och lärare inom utbildningsförvaltningen med administrativa uppgifter. Vi söker nu en administratör som kommer att arbeta mot vuxenutbildningen.

Vuxenutbildningen ligger centralt placerad i Partille, i Kulturum tillsammans med en rad andra verksamheter såsom bibliotek, café, AME med flera vilket skapar en dynamisk och inspirerande miljö samt lätt att ta sig hit. Vuxenutbildningen består av ca 450 elever inom flera olika skolformer och 30 medarbetare. Det erbjuds flertalet kurser och utbildningar inom sfi, grundläggande och gymnasial vuxenutbildning samt inom särskild utbildning för vuxna. Vuxenutbildningen anordnar även yrkesutbildningar inom såväl yrkeshögskolan som inom ramen för yrkesvux.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker nu en administratör till vuxenutbildningen i Partille. Du kommer att tillhöra enheten lokal administration och blir en av 26 administratörer som arbetar med administration för utbildningsförvaltningen i Partille. Vi har ett gott stöd av varandra och andra funktioner som krävs för att få verksamheten att flyta på. Som administratör på vuxenutbildningen är du navet på skolan som får verksamheten att rulla och du kommer att få ett viktigt och varierat uppdrag. Här finns även annan personal med vissa administrativa uppgifter som stöttar varandra och du kommer också vara med i Göteborgsregionens, GR, administratörsnätverk. Vår vuxenutbildning präglas av ett gott samarbete där det finns möjlighet till utveckling av verksamheten.

Som administratör arbetar du nära skolledaren och ansvarar för all hantering av administrativ karaktär. En stor del av uppdraget handlar om samordning inför uppstart av nya kurser samt elevadministration i verksamhetssystemet Alvis med bl.a. kursregistrering, antagning, betygshantering, kursutbud och webbansökningar. I arbetet ingår även rapportering till CSN och andra myndigheter, hantering av statsbidrag med märkning av elever och arbete med redovisning. Du kommer också arbeta med statistik och uppföljning samt bistå vid analys av information och elevdata. Som administratör bemannar du även vår reception där du hanterar frågor från besökare och elever.

Övriga arbetsuppgifter som ingår:
- Beställningar
- Fakturering
- Personaladministration
- Diarieföring och arkivering
-Övriga administration med servicekaraktär

Du blir vårt ansikte utåt och hanterar såväl elever, medarbetare, besökare, som telefonsamtal och datorsystem med finess. Tillsammans med lärare och ledning arbetar du för att upprätthålla och utforma bra flöden när det gäller administrativ hantering av elevernas studietid hos oss.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en fullgjord gymnasieutbildning och erfarenhet av studieadministration på vuxenutbildning där även diarieföring, arkivering, inköp, fakturering och personaladministration har ingått. Har du en eftergymnasial utbildning inom administration ser vi det som meriterande. Ett krav är att du har mycket god datorvana samt fördjupande kunskaper i Office-paketet, särskilt i Excel. Vidare är det viktigt att du har god förmåga att uttrycka dig, både i tal och skrift.

Nedanstående erfarenheter eller kunskaper om ser vi som meriterande för tjänsten;
-Interkommunal ersättning
-Statistik och uppföljning till verksamhetens SKA-arbete
-Direktupphandlingar
-Skola 24
-Alvis

Vem är du?
För att trivas hos oss tror vi att du gillar att vara med där det händer och har ett stort engagemang och driv för målgruppen vi finns till för. För oss är det viktigt att kvalitén på vårt arbete möter den standard vi sätter, vilket vi tror att även du strävar efter i ditt arbete. Det är därför viktigt att du kan strukturera, planera och organisera ditt arbete på ett självständigt sätt, för att lättare kunna lösa problem men även prioritera under perioder då det är hög arbetsbelastning under expeditionens arbetstoppar. Du arbetar gärna tillsammans med kollegor för att utveckla verksamheten och har ett bra bemötande och servicetänk gentemot elever och medarbetare. Det är viktigt att du har lätt att skapa och upprätthålla professionella relationer samt att du är flexibel i ditt arbetssätt för att snabbt kunna ändra ditt syn- och tillvägagångssätt efter de förutsättningar du ges.

Välkommen med din ansökan!

ÖVRIGT
Vi eftersträvar mångfald bland personalen avseende kön, ålder och kulturell/etnisk bakgrund.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig ansöka online via länk i annonsen och inte via e-post eller i pappersformat.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.