Administratör och ekonomiassistent RFSU Umeå

Vill du vara med och bidra till att fler unga och vuxna får kunskap om och möjlighet att reflektera kring sexualitet, normer, samtycke och relationer? 

RFSU Umeå arbetar för jämlik tillgång till sexuell hälsa genom bland annat sexualundervisning i skolor och studiecirklar för vuxna på olika språk. 

Om rollen

Som administratör för RFSU Umeå ansvarar du för personal-, kansli- och ekonomiadministration. Du ansvarar även för kontakter med våra informatörer och med yrkesverksamma på skolor och andra arenor för att boka in sexualundervisningspass. Administratören arbetar nära verksamhetschef och projektledare för respektive verksamhet. Du är viktig för att vi ska nå de årliga målen för vår verksamhet och representerar ofta RFSU Umeå via olika kommunikationskanaler.


Personal- och kansliadministration innebär följande uppgifter: 


• Att ha hand om kansliets gemensamma mejladresser.
• Hålla lokalföreningens hemsida uppdaterad.
• Ansvara för att hålla ordning bland broschyrer och på anslagstavlor.
• Ansvara för att det finns kontorsmaterial, fika och annat material som ska finnas i lokalen.
• Att vid gemensamma teamdagar boka lokal, mat och resor.

Ekonomiadministration innebär följande uppgifter: 


• Att sköta fakturering
• Att vara verksamhetschefens backup för godkännandet av betalfiler samt andra godkännanden vid behov. 
• Att ansvara för korrigering av kontering i bokföringen.
• Att bistå verksamhetschefen i att planera och ta fram förslag på budget samt underhålla budgetmall.
• Att bistå i sammanställning av information samt dokument inför bokslutet. 
• Koordinera med revisorn för den årliga revisionen samt se till att denne har den information som behövs inför revisionen. 
• Att göra uträkningar, rapporteringar och andra ekonomiska assistentuppgifter.
• Att stödja medarbetare kring ekonomi och rapportering.

Administration bokningar innebär följande uppgifter:


• Kontakt med skolor och andra arenor via mail och telefon för att boka in pass inom verksamheterna bas och språkligt tillgänglig sexualupplysning.
• Kommunikation med informatörer för att boka in pass. 
• Lägga in pass samt boka in informatörer i vårt bokningsverktyg TimeZynk.
• Nära samarbete med projektledare för respektive verksamhet för att boka in pass i enlighet med uppsatta mål och budget, meddela när marknadsföring behöver ske o.s.v.
• Kontakt med skolor/andra arenor och informatörer och hitta lösningar när ex. informatörer blir sjuka, skolor ställer in eller andra förutsättningar ändras.
• Ansvara för att dokumentera kontakter med skolor och andra arenor i arbetsdokument. 
• Samla in underlag som behövs för fakturering av skolor samt fakturera för utförda aktiviteter.  
• Förmedla arvodesunderlag till löneassistent samt samla in och säkerställa att utlägg som arvodister har gjort betalas ut. 
• Skapa rutiner för administrationen runt bokningar av informatörer till aktiviteter där det även ingår resor och boende. 

 

Exempel på digitala system som vi idag använder: Google Workspace, Workplace, Flex HRM, Trello, Fortnox, TimeZynk.

Om dig

• Du delar RFSU:s värderingar och motiveras av att arbeta för en idéburen organisation.
• Du är lösningsorienterad och initiativtagande.
• Du är bra på att samarbeta med andra människor, skapa kontakter och underhålla relationer.
• Du är bra på att kommunicera tydligt och kan anpassa din kommunikation efter syfte och mottagare. 
• Du är självgående och tar ansvar för dina uppgifter genom att själv strukturera ditt arbete och driva det framåt utifrån uppsatta mål. 
• Du har datorvana och kan sätta dig in i verktyg som är nya för dig.

Vi prioriterar dessa kompetenser och personliga egenskaper över tidigare erfarenhet.

Om rekryteringsprocessen
Vi använder en icke-diskriminerande och kompetensbaserad rekryteringsmetod och kommer därför inte att ta emot CV eller personliga brev. Du som vill söka tjänsten är välkommen att svara på frågorna i ansökningsformuläret senast den 19 mars 2023. 

Vi planerar att meddela dig som gått vidare i rekryteringen senast 26 mars 2023. Intervjuer kommer att genomföras under vecka 13 och 14. Kompletterande frågor kan komma att ställas inför intervjun, och vid behov kommer arbetsprov och/eller en andra intervjuomgång att användas för ett sista urval.

Om villkoren

Tjänsten är en provanställning som automatiskt övergår i en tillsvidareanställning när provanställningstiden är slut. Tjänstgöringsgraden är 50-60 %. Arbetstiden är målstyrd. Tillträde enligt överenskommelse. Vi har kollektivavtal mellan Fremia och Unionen samt Akademikerförbundet.

 

Om RFSU Umeå

Riksförbundet för sexuell upplysning, RFSU, är en partipolitiskt, fackligt och religiöst obunden ideell förening. RFSU utgår från övertygelsen om sexualitetens och samlevnadens centrala roll för individ och samhälle och vill verka för att sprida en kunskapsbaserad och öppen syn på sexualitet och samlevnad. RFSU har ett frihetsperspektiv och rättighetsperspektiv på sexualiteten som utgår från allas frihet att vara, frihet att välja och frihet att njuta.

RFSU Umeå är en lokalförening inom RFSU som arbetar för förbättrad sexuell hälsa och ökad kunskap om sexuella och reproduktiva rättigheter för personer i Västerbotten. Arbetet utgår från ett normkritiskt perspektiv. Idag har RFSU Umeå över 200 medlemmar och ett kansli med 2 anställda.

 

Är du den vi söker? Tveka inte att höra av dig till verksamhetschef Lina Gustin vid frågor om tjänsten eller till projektledare/skyddsombud Amanda Källmark vid frågor om medarbetarskap och arbetsmiljö. Vi ser fram emot din ansökan!

 

lina.gustin@rfsu.se +46 73 068 68 50

amanda.kallmark@rfsu.se +46 76 022 49 05

OM RFSU
Riksförbundet för sexuell upplysning, RFSU, är en partipolitiskt och religiöst obunden ideell medlemsorganisation. Genom kunskap, engagemang och påverkan bidrar RFSU till en värld där alla människor är fria att bestämma över och njuta av sin kropp och sin sexualitet. RFSU består av 17 lokalföreningar, ett förbundskansli, en klinik och ett aktiebolag (RFSU AB). RFSU samverkar med många aktörer, bland annat myndigheter och organisationer inom civilsamhället. Arbetet sker lokalt, nationellt och internationellt. Läs vidare om oss på rfsu.se