Administratör på distans till statlig myndighet i Stockholm

Är du administratör med god administrativ förmåga? Trivs du i en varierande roll med flera kontaktytor? Har du även tidigare erfarenhet från offentlig sektor? Då har vi en möjlighet för dig! Nu söker vi en administratör till en statlig myndighet i Stockholm.

För att lyckas med just din ansökan, tror vi på ett starkt samarbete som gör att vi på Novare Bemanning bland annat erbjuder dig värde genom karriärsamtal, intervjuträning och välarbetad marknadsföring av din profil under processens gång. Låter detta som en möjlighet för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan redan nu!

Om uppdraget

Vi på Novare Bemanning är en stolt och godkänd leverantör av det statliga ramavtalet i Sverige. Just nu söker vi en duktig administratör till en statlig myndighet i Stockholm.

Som administratör hos myndigheten kommer du bli en viktig del i deras dagliga arbete. Arbetet kommer till största delen ske på distans med frekventa möten i myndighetens lokaler i Stockholm.

I rollen ingår bland annat diarieföring, sammanställning och granskning. Rollen ställer höga krav på en god administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt. Du kommer att ingår i en arbetsgrupp på ca 15-20 personer med kollegor på olika orter.

Exempel på dina arbetsuppgifter 

Hantering av projektets funktionsbrevlåda i MS Outlook, främst avseende inkomna mejl och möten i projektkalendern.
Diarieföring av inkomna och upprättade handlingar i myndighetens diariesystem Platina.
Stöd till projektmedarbetarna vid utgående mejl/brev/m.m. avseende utformning och diarieföring.
Medverka vid sammanställning och distribution av myndighetens granskningskommentarer till leverantörerna.
Vara projektets kontaktperson mot leverantörerna avseende dokumentleveranser.
Administrativt arbete på projektwebbplatsen i myndighetens SharePoint-miljö:
uppladdning av inkomna dokument inkl. tillhörande metadata.
skapa uppgifter för styrning och uppföljning av projektmedarbetarnas arbete.
registervård av kontaktlistan och kalendern.
allmän registervård i syfte att ha struktur, samt ordning och reda.
Delta (oftast via Skype eller Teams) vid veckovisa respektive månatliga uppföljningsmöte med leverantörerna.


Krav för tjänsten

Gymnasium eller likvärdig utbildning.
Goda kunskaper i MS Office (Outlook, Word, Excel och PowerPoint).
Goda kunskaper i dokumenthantering på en digital plattform, t.ex. MS SharePoint.
Minst ett (1) års erfarenhet från liknande arbete, i arbetslivet eller annan verksamhet
God förmåga att kommunicera obehindrat på svenska med andra personer och myndigheter/företag, såväl i tal som skrift.
God förmåga att i skrift använda ett vårdat, enkelt och begripligt språk.
Kunna läsa och förstå engelska.
Kunna hantera stora mängder dokument, och skapa ordning och reda/struktur från tillhörande metadata
Kunna lämna en referens från liknande arbete


Meriterande krav för tjänsten

Erfarenhet från försvarsområdet.
Erfarenhet från offentlig verksamhet med krav på diarieföring.
Erfarenhet från dokumenthantering på webbplats i MS SharePoint.


Uppdragsperiod och omfattning 

Uppdraget har en planerad start den 2024-02-05 och pågår t.o.m. 2025-02-28. Uppdraget genomförs på distans, möten hos myndighetens kontor förekommer. Även enstaka tjänsteresor kan förekomma. Omfattning på uppdraget är flexibelt, mellan 75-100%.

Ansökan  

Då urval sker löpande kan tjänsten komma till att bli tillsatt innan sista ansökningsdag. Var därför beredd med din ansökan redan nu. Sista ansökningsdag är 2024-01-18. Du är varmt välkommen!  

Notera att vi tyvärr inte tar emot ansökningar via mail med anledning av GDPR. Om du däremot har frågor eller funderingar kring tjänsten så får du gärna kontakta Miranda Nilsson på miranda.nilsson@novare.se

Hoppas vi ses! 

Som konsult hos oss 

Novare Bemanning bygger karriärer och stöttar organisationer. Vi är ett personligt och samhällsengagerat bolag som erbjuder interims och bemanningstjänster till både den offentliga och privata sektorn. Tillsammans med oss bidrar du till ett hållbart arbetsliv. Vi tar personlig utveckling till en helt ny nivå och är en unik arbetsgivare i branschen.  

När du arbetar som konsult ute på uppdrag hos våra kunder kommer du att ha ett nära samarbete med din konsultchef. Du kommer att ha regelbundna avstämningar utifrån en aktiv feedback-kultur där du utvecklar ditt självledarskap och de verktyg som du behöver för att nå ditt önskade mål. Det finns även möjlighet för dig som interimskonsult som har eget bolag att vara underkonsult och fakturera oss för arbetad tid. 

Novare Koncernen är ett av Sveriges ledande HR Serviceföretag som årligen genomför ca 600 rekryteringar samt många bemannings och interimsuppdrag. Novare har funnits i 20 år och startades av Investor. 2014 köpte personalen ut företaget från Investor och ägs idag av nyckelpersoner inom personalen.