ADMINISTRATÖR / PROJEKTADMINISTRATÖR

Arbetsuppgifter
Vi söker en erfaren program-/projektadministratör som ska assistera program-/projektledare hos vår myndighetskund i Sundbyberg.

Du kommer att stödja program- och projektledare med planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Bland annat kommer du att ansvara för att administrera programmöten och styrgruppsmöten, att upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter, samt att upprätthålla övriga rutiner avseende rapportering och uppföljning. Du rapporterar till programledaren och förväntas spela en viktig roll i programmets effektiva framdrift genom att bidra till god struktur och ordning samt rätt information till rätt målgrupp i rätt tid.

I din roll som projektadministratör kommer du ha många olika arbetsuppgifter och ansvarsområden, bland annat:
- Administrera program-/projektmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll.
- Stötta det administrativa arbetet med t.ex. bokning av möten med personal och leverantör samt lokaler, förbereda workshops, ha kontroll på ingående personal i projekten och administrera/informera om konto för tidskrivning.
- Ansvara för att dokumentera i diariesystem och lägga upp nya ärenden vid behov. Att säkerställa att alla projekt dokumenterar enligt Svenska kraftnäts krav på projektarbete och att det är ordning och reda i programmets/projektens dokumentation.
- Ta fram kommunikationsmaterial i samråd med andra, driva och koordinera arbetet med kommunikationen enligt kommunikationsplanen för programmet enligt myndighetens riktlinjer.
- Säkerställa att semesterlistor är uppdaterade.
- Vara ansvarig för att lägga upp och administrera kurser i myndighetens interna utbildningsplattform.

Om oss
JobBusters är ett auktoriserat personaluthyrnings- och rekryteringsföretag som är inriktade mot tjänstemän och har funnits sen 2011. Vi på JobBusters bryr oss om våra konsulter och vårt mål är alltid att bygga långsiktiga relationer med både konsult och kund. Vårt mål är alltid att matcha våra kunders drömkandidat med våra kandidaters drömjobb!

Företagspresentation
Vår kund är ett statligt affärsverk som förvaltar stamnätet för elkraften i Sverige. De bedriver även forskning- och utvecklingsprojekt på många områden för att främja ny teknik. Huvudkontoret finns i Stockholm och här behöver man som konsult säkerhetsprövas för de flesta uppdrag.

Kvalifikationer
- Du har en fullständig gymnasieexamen.
- Du har minst 4-års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program/projekt i rollen som program-/ projektadministratör eller annan motsvarande roll.
- Du har minst 3 års erfarenhet av praktisk tillämpning av processer och verktyg inom program- och projektstyrning.
- Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.
- Du har god datorvana inom MS Office.
- Meriterande: Arbetslivserfarenhet från energibranschen.
- Meriterande: Aktuell erfarenhet av att ha arbetat för ett statligt verk eller myndighet.
- Meriterande: Arbetslivserfarenhet av att kommunicera teknisk och ekonomiskt komplexa frågor.
- Meriterande: Arbetslivserfarenhet av komplexa program/projekt.
- Meriterande: Arbetslivserfarenhet av PPS eller motsvarande projektstyrningsmodell.

Personliga egenskaper
För att passa i rollen behöver du ha en god samarbets- och initiativförmåga. Du är flexibel och anpassningsbar med en social förmåga. Vidare är du utåtriktad och tydlig i din kommunikation och arbetar målinriktat och självständigt.

När du blir en av oss
Som konsult hos JobBusters kan du känna dig trygg med ett kollektivavtal i ryggen, tillgängliga konsultchefer och engagerade rekryterare. Du som konsult får även tillgång till vårt nätverk av spännande företag och uppdragsgivare! För oss är det viktigt att du som konsult trivs, känner en trygghet och gemenskap till oss som arbetsgivare. Vi erbjuder tjänstepension, löneväxling och möjlighet till flexpension. Du får även tillgång till vår förmånsportal, där du utöver friskvårdsbidrag har tillgång till mängder av rabatter och erbjudanden inom hälsa, hem och fritid, transport, sjukvård och mycket mer! Ditt välmående är av högsta prioritet för oss och vi erbjuder bland annat en digital lösning som hjälper våra medarbetare att hitta verktyg för att hantera vardagens alla utmaningar, både på jobbet och i privatlivet.

Tillträde och ansökan
Uppdraget uppskattas ha en beläggning på 80–100 % under hela uppdragstiden. Vår kund önskar start i början på april och uppdraget förväntas löpa till och med 2024-09-30 med option på förlängning om 1+1+1 år. Säkerhetsprövning innan start krävs. Processen för upprättande av SUA-avtal och genomförande av registerkontroll beräknas ta ca 10 till 12 veckor från tilldelning av uppdrag, men kan både ta längre och kortare tid. Ditt uppdrag kan inte påbörjas innan denna process har genomförts och klartecken har givits. Du kommer vara anställd av JobBusters som konsult hos vår kund i Sundbyberg. Möjlighet till distansarbete kan finnas del av tid beroende på verksamhetens behov och arbetsuppgifter. Skicka in din ansökan redan idag, då intervjuer sker löpande.