Administratör/ Samordnare till SMHI i Norrköping

Du behöver inte ha en doktorsexamen för att bidra till SMHIs viktiga forskningsarbete. Just nu söker SMHI en duktig administratör och samordnare till forskningsavdelningen, ett omväxlande arbete med brett arbetsinnehåll där du får verka i en spännande miljö med många kontaktytor.

SMHI är en expertmyndighet med globalt perspektiv och en livsviktig uppgift i att förutse förändringar i väder, vatten och klimat. Våra tjänster vilar på vetenskaplig grund och bidrar till att öka hela samhällets hållbarhet. Varje dag, dygnet runt, året om.

Om avdelningen

SMHIs forskning och utveckling skapar samhällsnytta i Sverige och internationellt genom vetenskapligt förankrad kunskap om väder, vatten och klimat. Avdelningen bidrar till SMHIs långsiktiga utveckling, men även direkt med kunskap till globala hållbarhetsmål i exempelvis FN:s Agenda 2030, Parisavtalet och Sendairamverket för katastrofriskreducering. Arbetet vid SMHIs forsknings- och utvecklingsavdelning sker normalt i projektform och i samarbete med olika forskare och intressenter runt om i världen. Forskningen strävar efter hög kvalitet och tillgänglighet. Arbetsmiljön präglas av flexibla arbetsformer, eget ansvar och personlig utveckling. Här arbetar ca 140 personer, en god mix av expertkompetenser från världens alla hörn.

Om tjänsten

I den här rollen är du navet som håller samman, samordnar, stöttar, utvecklar och följer upp de administrativa processerna och rutinerna på avdelningen. Du är en ”spindel i nätet” och ofta avdelningens kontaktyta mot verksamhetsstöttande funktioner på andra avdelningar. Genom detta utgör du ett viktigt verksamhetsstöd till avdelningsledningen och medarbetarna. Du assisterar vid bokningar, inköp, beställningar och protokollföring. Du hjälper till i samband med såväl interna som nationella och internationella möten, seminarier och kurser. Du attesterar fakturor, uppdaterar listor och förteckningar, stöttar vid diarie- och registraturfrågor och utgör en naturlig resurs i stort och smått gällande kontorsmiljön.

Genom att du får god kännedom om SMHIs administrativa IT-system blir du ett stöd till chefer, medarbetare och inte minst nyanställda i sådana frågor. Du deltar som avdelningens representant i interna referensgrupper som rör ditt arbetsområde samt har rollerna som samordnare av avdelningens informationssäkerhet samt arkivansvarig, med stöd av SMHIs centrala säkerhets- och arkivfunktioner.

Om dig

Vi söker dig med minst gymnasial utbildning och med flera års erfarenhet av administrativt stöd gentemot chefer inom en större verksamhet. Du är kommunikativ, pedagogisk och serviceinriktad. Du har goda kunskaper i administrativa programvaror så som Officepaketet eller motsvarande, samt kunskaper i tekniska system för websidor, fakturering, reseräkningar och personaladministration. Vi ser det som meriterande om du kan systemen UNIT4, Primula och/eller Ceasar.

Erfarenhet från statlig verksamhet, i förvaltning eller forskningsmiljö, är meriterande. Vi sätter även värde på erfarenhet av stor bredd av administrativa sysslor, anordna större möten och av att arbeta mot icke svenskspråkiga kunder. Har du utbildning eller kurser i kommunikation, projektledning eller liknande är det också ett plus.

Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift är ett krav. Behärskar du fler språk än så ser vi det som ett plus.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och förmågor. Att ha ett positivt förhållningssätt, att vara lösningsorienterad och se möjligheter är grundläggande för rollen. Det ställer krav på personlig mognad och integritet; trygg, stabil och med god portion självinsikt. Du är ansvarstagande och kan identifiera, formalisera, prioritera och verkställa dina uppgifter på egen hand. Då du kommer ha många kontaktytor internt och externt är din samarbets- och kommunikationsförmåga viktiga likväl som att du kan anpassa dig efter ändrade förhållanden när det krävs.

Anställningsform: Tillsvidare

Placeringsort: Norrköping

Sista ansökningsdag: 31 augusti.

 

Välkommen med din ansökan.

SMHI är en svensk expertmyndighet med globalt perspektiv och en livsviktig uppgift i att förutse förändringar i väder, vatten och klimat. Med vetenskaplig grund och genom kunskap, forskning och tjänster bidrar vi till att öka hela samhällets hållbarhet. Varje dag, dygnet runt, året om.

Tänk på att de handlingar och uppgifter du skickar till SMHI genom din ansökan blir en allmän handling. Detta betyder att allt material i ansökan, inklusive bilagor, kan behöva lämnas ut till den som begär det om uppgifterna inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Tänk på att i första hand skriva det som du bedömer är relevant i förhållande till kraven på tjänsten. Tänk på din integritet och undvik att lämna information som innehåller känsliga personuppgifter, uppgifter om din eller närståendes hälsa, politiska åsikter eller religiös övertygelse.