Administratör sökes omgående till vår kund i Stockholm!

Dina arbetsuppgifter
Vi söker en person som kan agera som chefsstöd/avdelningsadministratör till vår kund inom energibranschen. Vår kund har en avdelning som växer och för att avlasta sina chefer och hjälpa dem att hantera denna utmaning, är de i behov av ett administrativt stöd som kan vara deras närmaste medarbetare och underlätta deras dagliga arbete.

Uppdraget innebär att ge support till ett antal chefer genom att hjälpa dem med administrativa uppgifter. Rollen kommer att fördelas mellan olika avdelningar och enheter. Som avdelningsadministratör kommer du att ha ett självständigt ansvar och jobba tillsammans med avdelnings- och enhetschefer för att underlätta deras arbete genom att planera och genomföra administrativa uppgifter.

Arbetsuppgifter

I arbetsuppgifterna ingår det att hjälpa enhetscheferna med olika administrativa uppgifter, såsom till exempel:

- Boka möten och konferenser
- Göra resebokningar
- Om det behövs, skriva protokoll vid specifika möten
- Hantera fakturor
- Planera möten och workshops
- Att skriva ner, följa upp och rapportera enheternas aktiviteter
- Att hantera anställningar, avslutningar och förändringar av personal
- Att göra olika typer av beställningar
- Att hålla koll på vad som händer inom organisationen och dela med sig av information till olika avdelningar
- Att samarbeta och samordna arbete mellan olika enheter och avdelningar
- Att hjälpa till med olika uppgifter som avdelningschefen behöver stöd med, exempelvis sammanställningar
- Att hjälpa avdelningschefen i viss utsträckning

Dessutom kan administratören få möjlighet att, i samråd med chefen, ta på sig mer självständiga uppgifter och ta ansvar för att driva dem. Detta ger en potential för utveckling inom rollen.

Omfattning

Uppdraget förväntas ha en beläggning på mellan 80 och 100 procent under hela tidsperioden. Detta är en uppskattning baserad på kvalificerad bedömning. Det faktiska behovet kan komma att vara mer eller mindre än den angivna kvantiteten.

Konsulten kommer att kallas in till det angivna projektet/uppdraget, men kan i samråd med beställaren också komma att arbeta i andra projekt/uppdrag för kunden så länge rollen, nivån och arbetsuppgifterna är desamma och inte överstiger 100 procent av en heltidstjänst.

Krav

- Eftergymnasial utbildning inom områden som ekonomi, HR eller administration.
- Minst 5 års erfarenhet av att arbeta med administrativa uppgifter, till exempel inom ekonomi, HR eller administration.
- Minst 3 års erfarenhet av att använda MS Office-program som Excel, Word, PowerPoint och Outlook.
- Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera möten eller beslutande verksamhet för styrgrupper eller liknande.
- Tidigare uppdrag med två referenser som bekräftar att de angivna kraven har uppfyllts.
- Minst 3 års erfarenhet av att ge administrativt stöd till chefer.

Meriterande

- Minst tre års erfarenhet inom administration i offentlig sektor, såsom statlig eller kommunal verksamhet. Minst ett referensuppdrag bör styrka detta.
- Minst ett års arbetslivserfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso.

Personliga egenskaper

Följande personliga egenskaper bekräftas genom referenser och eventuell intervju. Kunden förbehåller sig rätten att kontakta relevanta referenser från deras egna nätverk för att verifiera att kraven uppfylls.

- Inriktad på att leverera bra service
- Kan samarbeta väl och ta egna initiativ
- Besitter ödmjukhet och förtroendeskapande förmåga
- Anpassar sig lätt efter arbetsbelastning
- Är utåtriktad och kommunicerar tydligt
- Jobbar självständigt med tydliga mål
- Naturlig talang för att hantera administrativa uppgifter
- Kapacitet att samarbeta i grupp
- Effektiv och noggrann i sitt arbete
- Komfortabel med att anpassa sig till olika uppgifter och att ta egna initiativ
- Behärskar både svenska och engelska i både tal och skrift

Säkerhetsprövning kommer att utföras på konsulten innan uppdraget startar.

Tillträde och ansökan
Startdatum: 2024-03-01
Slutdatum: 2026-02-28. Möjlighet till två års förlängning
Sista ansökningsdagen: 2024-01-18
Ort: Sundbyberg
Kontaktperson: +46 790 06 27 11
Urval och intervjuer sker löpande!

Om oss
Sway Sourcing är ett modernt företag som rekryterar inom flera branscher på den svenska arbetsmarknaden. Vi matchar kandidaters kompetens och kunskap med företagets behov. Sway Sourcing har en företagsledning och personal med lång erfarenhet i rekryteringsbranschen, både som ägare och anställda. Vi har ett stort nätverk inom de branscher vi specialiserat oss inom och kan därför hitta de kandidater som snabbt blir en tillgång för företagen.