Administratör sökes till vår kund i Stockholm!

Dina arbetsuppgifter
Vår kund inom trafikbranschen är i behov av en administratör med inriktning säkerhetsskydd. Säkerhetsavdelningen agerar som support till övriga avdelningar, och bistår dem i alla typer av frågor som rör säkerhet. Inom säkerhetsavdelningen finns en grupp kallad Grupp säkerhetsskydd, som har en gruppchef som ledare. Denna grupp är ansvarig för att utveckla, leda och samordna säkerhetsskyddsarbetet. Inom gruppen finns också specialister och strateger som fokuserar på strategisk utveckling, samt säkerhetsskyddssamordnare som arbetar operativt med olika avdelningar och projekt inom organisationen.

Uppdraget som administratör med fokus på säkerhetsskydd innebär att man hjälper gruppchefen med administrativa uppgifter och fungerar som ett stöd för avdelningarnas säkerhetsskyddssamordnare. Uppdraget är självfinansierande vilket betyder att tiden som läggs mot respektive avdelning också debiteras direkt till den avdelningen.

Vi letar efter en person som inte behöver ha tidigare erfarenhet för att utföra rutiner och arbetsuppgifter då allt kommer att ske under upplärning. Istället är vi ute efter någon som är strukturerad och flexibel, som kan lösa problem självständigt och har en stark serviceinriktning. Det är viktigt att personen är bekant med IT-system och har en förmåga att snabbt lära sig inom området.

Arbetsuppgifter

Ekonomi och kontroll

- Ta hand om fakturor och bokföra kostnader för varje sponsor.
- Hantera dagböcker för konsulter.
- Utföra kontroller av konsultdagböcker och fakturor.
- Skriva i egen dagbok och fakturera timmar för respektive avdelning.

Administrativt stöd

- Ordna inköp av IT-utrustning till konsulter och säkerhetsskyddssamordnare.
- Köpa SÄK-PC och tillbehör till konsulter och säkerhetsskyddssamordnare.
- Hantera beställningar av behörigheter till system.
- Utföra praktiska introduktioner och avslutningar för nya och avgående medarbetare.

Diarieföring

- Se till att säkerhetsskyddskoordinatorer får rätt utbildning och vägledning för att korrekt föra diariet över säkerhetsåtgärder.
- Kontrollera att säkerhetsloggen fylls i för all information som är klassificerad inom säkerhetsskydd.

Säkerhetsadministration

- Se till att det finns tillgång till säkerhetsskåp och säkerställ deras användning. Ta beslut om att dela ut eller ta bort användares tillgång till facken och hantera situationer där lösenordet har glömts. Utför regelbundna kontroller av säkerhetsfacken.
- Ge ut Kurir-nycklar till behöriga personer.

Systemadministratör SÄK-PC

- Öka/ minska antal användare.
- Hjälpa till vid programuppdateringar enligt instruktioner.
- Utföra kontroller av säkerhetsfunktioner på datorn och användarregler.
- Ta fram säkerhetsloggar och analysera enligt mall.
- Registrera utrustning i det centrala registret.

Bereda ärenden

- Förbereda beslut till gruppledaren (säkerställa korrekt format, korrekt mall, korrekt datum, korrekt diarienummer mm).

Utbilda

- Genomföra grundläggande användarutbildning i olika system.

Det kan finnas möjlighet att tillägga fler uppgifter i framtiden.

Administratören har en organisatorisk placering under gruppchefen för säkerhetsskydd, men får operativa instruktioner från en strateg som samordnar alla säkerhetsskyddssamordnare i verksamheten. Dessutom finns det en central handläggare som ansvarar för verksamhetens administrativa processer.

Krav

- Passande akademisk eller yrkesmässig utbildning inom områden som IT, administration, organisationsutveckling eller registratur.
- Erfarenhet från minst ett tidigare uppdrag där man har genomfört utbildningar och rutingenomgångar för mindre grupper, bestående av minst fem personer.
- Minst två års bekräftad erfarenhet från en myndighet eller offentlig verksamhet.
- Minst två års bevisad erfarenhet av att utföra åtminstone två av följande uppgifter: ta fram lathundar, rutiner, instruktioner, registerföring, användaradministration inom IT-system eller beredning av ärenden.

Meriterande

- Det är ett plus om du har minst 1 års erfarenhet av att vara säkerhetsadministratör.
- Minst 1 års erfarenhet av arbetsuppgifter inom en verksamhet som omfattas av säkerhetsskyddslagen.

Personliga egenskaper

- En organiserad och anpassningsbar individ som har förmågan att lösa problem självständigt och är mycket fokuserad på att ge bra service. Det är nödvändigt att personen är van vid IT-system och har förmågan att snabbt lära sig nya IT-kunskaper.
- Uppdraget kännetecknas av att ha god pedagogik, kommunikation och skriftliga färdigheter på svenska, samt förmågan att samarbeta och ha hög integritet och säkerhetsmedvetenhet.

Uppdragets omfattning

Veckovis varierar uppdragets omfattning beroende på antalet säkerhetsskyssamordnare som ansluter till verksamheten. När en ny säkerhetsskyssamordnare börjar beräknas tiden vara 10 timmar per vecka för denne. För närvarande finns det redan 8 säkerhetsskyssamordnare på plats. En uppskattning är att varje säkerhetsskyssamordnare och gruppchef behöver 5 timmar stöd per månad, vilket motsvarar 10 timmar per vecka för närvarande. Diskussioner om uppdragets omfattning sker kontinuerligt mellan beställaren och uppdragstagaren.

Kunden kommer att utföra en säkerhetsprövning innan uppdragsstart.

Tillträde och ansökan
Startdatum: 2024-03-25
Slutdatum: 2024-12-31. Möjlighet till upp till 5 års förlängning.
Sista ansökningsdagen: 2024-02-15
Ort: Stockholm
Kontaktperson: +46 790 06 27 11
Urval och intervjuer sker löpande!

Om oss
Sway Sourcing är ett modernt företag som rekryterar inom flera branscher på den svenska arbetsmarknaden. Vi matchar kandidaters kompetens och kunskap med företagets behov. Sway Sourcing har en företagsledning och personal med lång erfarenhet i rekryteringsbranschen, både som ägare och anställda. Vi har ett stort nätverk inom de branscher vi specialiserat oss inom och kan därför hitta de kandidater som snabbt blir en tillgång för företagen.