Administratör till administrativ service

På konsult- och serviceförvaltningen ger vi förvaltningarna stöd och service inom våra områden fastighet, drift- och service, kost, IT samt administrativa stödtjänster. Med vår hjälp kan förvaltningarna och de kommunala bolagen koncentrera sig på sina kärnverksamheter.





Enheten Administrativ Service är en intern serviceenhet som arbetar inom flera olika arbetsområden.

Inom enheten finns arbetsgruppen Centrala fakturagruppen, CFG som arbetar med kommunens leverantörsfakturor, vår egen fakturering och kravhantering.

Kommunen har påbörjat införandet av ett nytt integrerat inköps-/beställnings- och fakturahanteringssystem. I den processen behöver vi få in kompetens för att möta de behov som framtiden kräver.

Arbetsuppgifter
Du kommer arbeta med vår process för att stödja verksamheterna med kundfakturering och därtill följande kravhantering.

I  arbetsuppgifterna ingår administration av inköps-/beställningssystemet Proceedo och administrering av fakturering och inkassotjänster i kundreskontra. Du kommer arbeta med att bevaka och genomföra underhåll och uppgraderingsbehov av våra system samt att ta fram och underhålla utbildnings- och informationsmaterial. I arbetsuppgifterna ingår att planera och genomföra utbildningar, skapa och underhålla utbildnings- och instruktionsfilmer samt att vara daglig support till användare/kunder via videomöten eller fysiska möten.

Du kommer arbeta med hantering av inbetalningar i ekonomisystemet RoR, hantering av upplägg av leverantörer och kunder med tillhörande ändring, kontroll och spärr samt posthantering av avtal, fakturor, påminnelser, krav m.m. Vidare kommer du arbeta med att följa upp för kontroll och avstämning, hantering av utanordningar elektronisk och manuellt, ansvara för utskick av påminnelser och krav samt hantering av felaktiga referenser, upplägg och meddelande till användare.

Kvalifikationer
Önskvärt är att du har tidigare erfarenhet av att arbeta i ekonomisystemet RoR och inköps- och beställningssystemet Proceedo.

Du har arbetat med CRM-system och har du erfarenhet av Easit ses det som meriterande. Du har erfarenhet av beställnings- och/eller inköpssystem. Har du erfarenhet av Visma Proceedo är det meriterande. Vidare är det önskvärt att du har kunskap om fakturering och rutiner för fakturering samt utbildning och/eller erfarenhet av kravhantering. 

Du har mycket god datorvana och besitter kunskap i Microsoft Office365 med tillhörande system så som Teams, Excel, Word. Du har tidigare arbetat med kundreskontra, kundfakturering och kravhantering. Har du goda ekonomikunskaper och erfarenhet av att hålla i utbildningar och föreläsa är det meriterande.

Som person är du en problemlösare som tycker om att arbeta med utveckling och förändring. Du är strukturerad och har ordning och reda. Du har en god förmåga att kunna förutse risker och konsekvenser. Du är trygg i att på ett pedagogiskt sätt utbilda andra och har en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Du har ett positivt och lösningsinriktat arbetssätt.

Tjänsterna är allmän visstidsanställning på heltid 100%. Där den ena tjänsten sträcker sig mellan 2022-05-01 till och med 2023-03-31 och den andra tjänsten 2022-05-01-2022-12-31.

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande så tveka inte med att skicka in din ansökan redan idag.

Bifoga CV och personligt brev med din ansökan.

Örnsköldsviks kommun ingår i ett finskt- och samiskt förvaltningsområde.

I vår kommun är ett antal tjänster placerade i säkerhetsklass så säkerhetsprövning kan komma att ske.

I denna rekrytering har vi gjort våra val av annonseringskanaler och undanber oss kontakt från rekryteringsbolag eller annonssäljare.