Administratör till akademiska högtider

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med drygt 36 000 studenter och 4 200 anställda.  Här finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden. Umeå universitet är också platsen för den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 – en revolution inom gentekniken som tilldelats Nobelpriset i kemi.

Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur där vi gläds åt varandras framgångar.


Är du intresserad av att veta mer om Umeå universitet som arbetsplats läs mer på:https://umu.se/jobba-hos-oss/




Beskrivning

Kommunikationsenheten vid Umeå universitet arbetar med universitetsgemensam extern och intern kommunikation, studentrekrytering, studentkommunikation, extern och intern webb, presstjänst, ledningsstöd till universitetsledning och universitetsförvaltning, profilprodukter samt event och arrangemang.

Enhetens inhousebyrå gör grafisk produktion, webb, film och foto. Vår mission är att med kommunikation stärka universitetets utbildning och forskning och varumärket Umeå universitet för att universitetets verksamheter ska få de bästa förutsättningarna att nå sina mål.

Vi behöver nu förstärkning i vår arbetsgrupp som arbetar mot universitetets akademiska högtider. Det senaste året med pandemi har gjort att flera arrangemang har tvingats ställas in. Det innebär att vi nu ska producera en tre gånger så stor årshögtid under 2022, där vi behöver förstärkning. Vi erbjuder en tillfällig roll som administratör inom ett spännande, roligt och viktigt arrangemang.

Arbetsuppgifter

Dina arbetsuppgifter består till stor del att stötta teamet där det behövs. Exempel på arbetsuppgifter är:

- Kontakt och samordning av externa såväl interna gäster
- Kontroll- och korrekturläsning
- Sammanställa information
- Databashantering och dokumentation
- Beställningar och bokningar av varor och tjänster
- Praktiska förberedelser inför högtiderna
- Vara del av teamet på plats under arrangemangen som värd eller annan roll

Vem söker vi?

Vi vill att du har en relevant eftergymnasial utbildning och du ska ha arbetslivserfarenhet från administrativa arbetsuppgifter så som samordning, beställningar, bokningar, leverantörskontakter och kunna arbeta i excel eller liknande program. Du ska ha erfarenhet av webpubliceringssystem. Du ska också vara van att arbeta efter tisscheman och kunna leverera i tid.  Det är viktigt att du har ett intresse av administrativa arbetsuppgifter som planering, administrering och samordning. Du har sinne för detaljer, van att kunna hantera många arbetsuppgifter och trivs i en miljö med snabba puckar. Vi vill även att du ska kunna börja omgående.

Det är meriterande om du har arbetat inom annan offentlig verksamhet, stor organisation eller universitet.

Vi vill att du är noggrann och detaljorienterad. Du är självgående och det är viktigt att du är flexibel, prestigelös och hugger tag i arbetsuppgifter där det behövs. Det är viktigt att du tar egna initiativ till att bidra i arbetet. Du ska känna dig bekväm med att få en rutinbeskrivning i handen och utföra uppgiften på egen hand i den mån det går. Samtidigt får du inte vara rädd för att be om hjälp när det behövs. Du ska ha god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift. Du kan även hantera engelska som arbetsspråk i vanliga situationer, både i tal och skrift.

Vi vill också att du ska ha en känsla och förståelse för vad ett gott värdskap innebär.

Villkor

Befattningen är en allmän visstidsanställning på 100% till och med 221031, med tillsättning snarast. I anställningen ingår helg- och kvällsarbete under högtiderna.

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.