Administratör till Arbetsmarknad och vuxenutbildning

Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsfrågor i Göteborgs Stad är samlade i en förvaltning under Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Det är en politiskt styrd verksamhet där nämndens uppdrag är att ha det övergripande ansvaret för kommunal vuxenutbildning, att för hela stadens räkning anordna arbetsmarknadspolitiska åtgärder och att i övrigt ta de initiativ som behövs för att främja sysselsättningssituationen. Uppdraget är att vi tillsammans skapar förutsättningar för studier och arbete. Målet för nämnden är en stad där människor jobbar och försörjer sig själva, att bidra till att Göteborg är en företags- och tillväxtvänlig stad, att de upphandlingar som genomförs skapar mervärde för göteborgarna och att bidra till att Göteborgs Stad är en attraktiv arbetsgivare med goda arbetsvillkor.

Förvaltningens två stora avdelningar är Arbetsmarknadsavdelningen och Vuxenutbildningsavdelningen. Till det finns stödavdelningarna Ledningsstab, HR och kansli, Ekonomi och inköp samt Kommunikation och IT. Tillsammans är vi ca 280 medarbetare.

ARBETSUPPGIFTER
Det har under en längre tid vuxit fram ett behov av ett stöd för enhetscheferna, oavsett uppdrag, i förvaltningens två stora avdelningarna. Ett stöd bestående av en administratör som kan arbeta över avdelningsgränserna. Under 2022 vill vi därför prova och se om vi kan förenkla chefernas vardag genom att skapa ytterligare stöd för administrativa sysslor.
Uppdraget i den här tjänsten är att stödja cheferna i administrativa, planerande och uppföljande uppdrag. Då tjänsten är ny kommer den troligen att förändras och utvecklas över tid men det vi ser kommer ingå är:
- samordning av aktiviteter/avtackningar och dylikt samt vara behjälplig vid viss fakturahantering
- ansvara för planering av introduktion för nyanställda
- genomföra avstämningar mot exempelvis årshjul
- stötta upp i visst utvecklingsarbete
I din roll som administratör kommer du att arbeta tätt tillsammans med andra både enhetschefer och medarbetare för att utföra uppgifter och planera de aktiviteter och projekt som krävs för att nå de mål som förvaltningen satt.
Som administratör kommer du förutom arbeta i Göteborg Stads inköpssystem Proceedo även arbeta mycket i Sharepoint samt Teams.

Välkommen med din ansökan!

KVALIFIKATIONER
Du som söker ska ha en avklarad gymnasieutbildning och arbetslivserfarenhet av liknande uppdrag. Du ska ha stor vana av att arbeta i Office365.
Vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av att ha arbetat i en funktion där du agerat som chefsstöd. Vi ser det även som meriterande om du har erfarenhet av Proceedo.

Du har en förmåga att arbeta tillsammans med andra oavsett nivå för att utföra uppgifter och nå de mål som vi har. Du förstår det gemensamma uppdraget, agerar utifrån detta och bidrar till detta genom din lyhördhet.
Du planerar aktiviteter och projekt i god tid samtidigt som du har lätt för att anpassa dig och ditt arbetssätt utifrån ändrade förutsättningar och ny information. Vi ser gärna att du är stabil och trygg vilket visar sig i att du kan balansera olika krav och kan ta välgrundade beslut under tidspress. Du har ett serviceinriktat arbetssätt och har intresse och vilja att hjälpa andra. Därtill har du förmåga att utveckla och hantera administrativa processer och gärna tänker nytt och ligger steget före.


ÖVRIGT
Arbetsmarknad och vuxenutbildning erbjuder en arbetsplats i kontinuerlig utveckling. Vi arbetar för en hälsofrämjande och god arbetsmiljö och erbjuder bland annat flexibel arbetstid, friskvård och cykelförmåner. För oss ses mångfald som en styrka i vårt gemensamma uppdrag.
För att säkerställa en rättvis och jämlik rekrytering använder oss av arbetspsykologiska tester som en del i urvalsarbetet. De sökande som är aktuella för tester kommer få länk skickat till uppgiven e-post. Kontrollera därför även skräpkorgen i din mail.

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och undanber oss därför ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.