Administratör till arbetsmarknadsförvaltningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stockholm är landets ledande tillväxtregion. Det kräver en arbetsmarknad där arbetsgivare kan rekrytera den kompetens de behöver och där stockholmarna har möjlighet att byta bransch, komma tillbaka i arbete eller studera vidare. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för stadens samlade

arbetsmarknadsinsatser och vuxenutbildning - kommunal vuxenutbildning inklusive utbildning i svenska för invandrare, särskild utbildning för vuxna och yrkeshögskola.



Om rollen

Du ingår i förvaltningens administrativa stab.

Inom staben finns elva medarbetare och en stabschef. Vårt uppdrag är att bland annat att ansvara för nämndsekretariat, informationshantering (bland annat registratur och arkiv), hr-administration, ett samlat stöd till förvaltningens ledning samt praktiska uppgifter på förvaltningens huvudkontor. Inom staben arbetar vi ständigt med att utveckla och effektivisera processer och arbetssätt. Som medarbetare i staben har du en viktig roll i detta arbete genom att aktivt delta i utvecklingsarbetet och i att arbeta mot stabens och förvaltningens gemensamma mål. Vår arbetsplats är förvaltningens huvudkontor i Slakthusområdet, nära tunnel- och tvärbanestationerna ”Globen”.

Du har ett nära samarbete med chefer och medarbetare inom förvaltningen och fungerar som ett administrativt stöd för att underlätta deras arbete. Du jobbar brett med administration kopplat till stabens uppdrag, och i rollen ingår även att skriva formella protokoll. Vi har ett bra samarbete inom staben där vi stöttar och hjälper varandra. Tjänsten är ett tillfälle för dig som vill utvecklas som administratör och få möjlighet att växa i rollen.

Arbetet innebär bland annat att du:

- ger övergripande administrativt stöd till medarbetare och chefer
- samordnar och planerar möten/konferenser
- hanterar fakturor och inköp
- skriver minnesanteckningar/protokoll
- handlägger vissa frågor inom informationshantering och personuppgiftshantering.

Du som söker har:

- gymnasieexamen
- minst fem års dokumenterad erfarenhet som administratör eller motsvarande
- erfarenhet av att skriva protokoll
- god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift
- goda IT-kunskaper där du har arbetat i Officepaketets olika program samt olika digitala verktyg.

Det är meriterande om du har:

- gymnasieexamen eller eftergymnasial utbildning inom administration
- erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation
- erfarenhet av arbete inom Stockholms stad
- erfarenhet av att ha arbetat i ärendehanteringssystem med diarieföring
- erfarenhet av hantering av fakturor och inköp
- erfarenhet som nämndsekreterare.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och följande kompetenser:

Tjänsten kräver att du är strukturerad, noggrann och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du är van vid, och tycker om att samarbeta men kan även arbeta självständigt och har förmåga att driva dina egna processer vidare. Du kan göra egna bedömningar och ta egna initiativ men stämmer av när det behövs. Du tycker om att ge god service och har intresse och viljan att hjälpa andra. Du är flexibel när det kommer till att ta dig an varierande arbetsuppgifter samt anamma nya metoder och arbetssätt.

Låter detta intressant och stämmer in på dig är du varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

I denna rekryteringsprocess kommer urvalstester att användas.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.