Administratör till avdelningsstödet på kommunikationsavdelningen

MSB stärker samhället i att förebygga och hantera olyckor, kriser och konsekvenser av krig.
Vi värnar människors liv och hälsa, samhällets funktionalitet och grundläggande värden som demokrati, rättssäkerhet och mänskliga rättigheter. Högt förtroende och nära samarbete med aktörerna gör att vi lyckas.


Jämställdhet och likabehandling ska genomsyra MSB:s arbete internt och externt. Vi välkomnar alla sökande och ser en tillgång i att vi tillsammans kan spegla den variation som finns i samhället. Alla inom MSB ska bidra till en arbetsmiljö och ett samhälle fritt från diskriminering.




Om tjänsten
Avdelningsstödets uppgift är att stödja avdelningschefen och övriga chefer i att inrikta, planera, utveckla och följa upp kommunikationsavdelningens verksamhet.

I uppdraget ingår att samordna avdelningens löpande arbete och samverkan med övriga delar av myndigheten. Avdelningsstödet arbetar också med övergripande myndighets- och avdelningsuppdrag. Utöver detta ansvarar avdelningsstödet för beredning av ärenden, samordning av forskning samt av EU- och internationella frågor, förvaltning och utveckling av processer samt övergripande analys för avdelningen.

Avdelningsstödet är placerat på Enheten för säkerhet i offentlig miljö och enskildas beredskap som är en av fyra enheter på MSBs kommunikationsavdelning. Avdelningsstödet består idag av en analytiker/funktionsansvarig, en verksamhetssamordnare och en administratör och växer i takt med att avdelningen växer. 

Arbetsuppgifter
I tjänsten som administratör inom avdelningsstödet har du en central roll i arbetet med att stödja avdelningens arbete. Som administratör stödjer du avdelningschefen och i viss mån enheterna på avdelningen i administrativa uppgifter som t ex möteskoordinering, kalenderbokningar, mötesanteckningar, resebokningar, konferensbokningar och administration runt dessa. I arbetet ingår också semesterplanering, verksamhetsplanering, beredningar och föredragningar. Vidare ingår avdelningsövergripande stöd till Kommunikationsavdelningens ledningsgrupp med mötesplanering, ärendehantering och kvalitetssäkring.

Din kompetensprofil:
Du har:

- minst tre års erfarenhet av administrativt arbete i offentlig sektor.
- datorvana och god kunskap om Officepaketet.
- god förmåga att kunna kommunicera i tal och skrift både på svenska och engelska 

Det är meriterande om du har:

- arbetslivserfarenhet inom statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet
- erfarenhet av att arbeta som assistent eller stödja chefer administrativt
- erfarenhet av att arbeta i ärendehanteringssystem, med verksamhetsplanering, föredragningar och beredningar.
- erfarenhet av att arbeta i Stratsys. 

För att trivas i rollen behöver du tycka om och motiveras av att arbeta med administrativa uppgifter, vara strukturerad och kunna växla mellan arbetsuppgifter och kunna prioritera. Du drivs av att hitta förbättringsmöjligheter och effektiviseringar där det är möjligt. Eftersom arbetet medför mycket kontakter behöver du ha en god social och kommunikativ förmåga. 

Avdelningsstödet är en liten grupp och vi arbetar tätt ihop, vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och hur du kompletterar gruppen. 

Om anställningen
Tjänsten är placerad på kommunikationsavdelningen vid enheten för säkerhet i offentlig miljö och enskildas beredskap. Enhetens uppgift är att samordna berörda aktörers arbete mot terrorism och antagonistiska hot i offentliga miljöer för ökad trygghet och säkerhet genom att ta fram vägledningar för skyddsåtgärder. I uppgiften ingår också riskkommunikation för att öka individens motståndskraft och försvarsvilja vid kriser och krig samt stöd till aktörer i arbete med att informera invånare om krisberedskap och höjd beredskap. 
https://www.msb.se/sv/om-msb/organisation/

Anställningsvillkor
Anställningsform: 12 månaders visstidsanställning med start efter överenskommelse. Med möjlighet till förlängning. 

Ort: Karlstad

Resor i tjänsten förekommer.

Anställningen är säkerhetsklassad och vi gör en säkerhetsprövning med registerkontroll enligt bestämmelserna i säkerhetsskyddslagen. Du måste därför vara svensk medborgare.
https://www.msb.se/sv/om-msb/jobba-hos-oss/anstallningsvillkor-och-formaner-nar-du-jobbar-pa-msb/

Är du intresserad?
Har du frågor kontakta enhetschef Stefan Anering. Fackliga företrädare är Liselotte Jansson (Saco-S), Hannah Wiklander (ST) och Ann-Britt Paradis  (SEKO). Samtliga nås via växelnummer 0771-240 240.

Din ansökan ska vara inkommen till MSB senast den 1 juli 2022 , märkt med referensnummer 2022/134. 

Det är du som sökande som ska dokumentera och påvisa din kompetens på ett sätt som medger en saklig, kvalitativ bedömning. Du ska också vara medveten om att de ansökningshandlingar som lämnas till MSB är offentliga allmänna handlingar vilket innebär att var och en har rätt att ta del av dem.                        

MSB har gjort medieval för denna rekrytering och undanber därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.