Administratör till Braås och Dädesjö skolor

Nu söker vi dig, som tillsammans med oss vill göra nytta för dem vi är till för! Växjö kommun är Kronobergs största arbetsgivare som varje dag, året runt, arbetar för våra invånare, företag och besökare. Tillsammans skapar vi en hållbar morgondag och en attraktiv kommun att bo, leva och verka i – idag och i framtiden. Det innebär ett arbete där vi utmanar oss att tänka nytt, lära och utvecklas med varandra. Vill du vara en del i ett stort sammanhang där du får vara med och göra skillnad på riktigt? Välkommen till oss på Växjö kommun!

ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten som administratör tillhör en enhet som arbetar med grundskoleadministration och fungerar som ett stöd för den pedagogiska verksamheten när det gäller det administrativa flödet. Enheten leds av en administrativ chef.

Som administratör hos oss kommer du att sköta det dagliga administrativa flödet på aktuella enheter, och vara en viktig person som ofta har rollen som spindeln i nätet. Just nu har vi behov av en administratör för arbete med dels Braås skola och dels Dädesjö skola. Braås skola är en F-9-skola med ca 400 elever och Dädesjö skola är en F-3-skola med ca 30 elever. Tjänsten är ett vikariat fram till 2023-06-30 och sysselsättningsgraden är 75 %.

Du organiserar, samordnar och tar hand om de uppgifter som måste göras. Det kan också handla om att förbereda, avlasta och strukturera upp andras arbetsuppgifter. Arbetet är ofta varierande och som person är det är bra att vara strukturerad, flexibel och ha förmågan att hålla många bollar i luften. Arbetet kan till exempel omfatta följande arbetsuppgifter:
- Göra beställningar
- Elevadministration
- Tillstyrka frånvaro med mera i PS självservice samt vid behov hjälpa och utbilda personalgrupp i systemet
- Protokollshantering
- Skriva anställningsavtal
- Vara behjälplig med schemaläggningsprocess
- Hantera diarieföring och delegationer
- Arkivering
- Mail/brevutskick till vårdnadshavare
- Behjälplig med vikarieanskaffning
- Posthantering
- Felanmälan till fastighetsägare
- Koll på avtal och prenumerationer
- Introduktion av nyanställda
- Sortera och ankomstregistrera inkommande handlingar
- Utskickshantering, utskrifter, sammanställningar
- Andra uppdrag från rektor i syfte att utgöra ett chefsstöd

Du arbetar tillsammans med skolledningen men kommer också ingå i vårt team med andra administratörer.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har lägst treårig gymnasieexamen, i första hand med administrativ eller ekonomisk inriktning. Du har dessutom minst två års erfarenhet av administrativt arbete där du har jobbat självständigt i din roll.

Du har god datorvana och god erfarenhet i Office-paketet eller jämförbar programvara. Kunskap om, erfarenhet av och god förståelse för ett eller flera administrativa verksamhetssystem inom till exempel bokföring, lön och schema är meriterande.

När det gäller personliga egenskaper söker vi dig som är noggrann med sinne för struktur och ordning. Du har god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift. Du är serviceinriktad och bemöter de personer du kommer i kontakt med under din arbetsdag på ett professionellt sätt. Du är handlingsinriktad, har stort hjärta och engagemang för ditt arbete och din samarbetsförmåga gör att du har lätt för att skapa goda relationer till övrig personal.

ÖVRIGT
Läs mer om vad som händer i våra skolor/förskolor på pedagog.vaxjo.se.

Växjö kommuns anställda ska spegla den mångfald som finns i kommunen. Vi välkomnar sökande oberoende av till exempel ålder, kön och etnicitet.

Det kan bli aktuellt med löpande intervjuer så skicka gärna din ansökan så snart som möjligt.

Ansökan sker enbart via Offentliga jobbs rekryteringsverktyg (www.offentligajobb.se).
Medtag utbildningsbevis och eventuell yrkeslegitimation vid intervju. För att bli aktuell för anställning behöver du visa två utdrag från belastningsregistret innan du anställs. Beställning av utdrag ur belastningsregistret kan göras på https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/ och du ska använda dels det som heter Arbete inom skola eller förskola (442.5) samt Kontroll av egna uppgifter i belastningsregistret (442.3).

För interna kandidater kan det bli aktuellt med annat tillträdesdatum. För mer information se Beslut gällande tidpunkt för byte av enhet vid rekrytering av intern kandidat inom utbildningsförvaltningen på intranätet.

Till bemannings- och rekryteringsföretag eller till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare annonser.