Administratör till Chalmers

Vi söker efter dig som har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och som vill vara en del av verksamhetsstödet på Institutionen för Rymd-, geo- och miljövetenskap och vill bidra till Chalmers övergripande mål utbildning i världsklass, excellent forskning, effektivt nyttiggörande och en utmärkt intern miljö.

Information om institutionen och avdelningen
Institutionen, som består av fem avdelningar och två infrastrukturer (Onsala Rymdobservatorium och Chalmers kraftcentral), bedriver framstående forskning inom bland annat globala utmaningar relaterade till hållbarhet, klimat och energiförsörjning, samt astronomi och rymdvetenskap. Institutionen har ca 250 anställda. Vi är en institution där både svenska och engelska är en naturlig del av vardagen.

Verksamhetsstödet vid institutionen består av administratörer, ekonomer och en institutionsekonom. Sammanlagt är vi ca 10 personer och avdelningen leds av den administrativa chefen. Det är är en väl fungerande avdelning med mycket gott arbetsklimat och som kännetecknas av kompetens, service, god arbetsmiljö och en stolthet över institutionens verksamhet.

Beskrivning av tjänsten
Vi söker en kvalificerad administratör till en av institutionens forskningsavdelningar, Astronomi och Plasmafysik. Fokus på tjänsten är att ge kvalificerat administrativt stöd till avdelnings- och enhetschef, samt även till avdelningens forskare och doktorander samt de studenter som läser kurser som ges av institutionen. Tjänsten som administratör erbjuder en stor variation av arbetsuppgifter och vi strävar ständigt efter att vidareutveckla våra arbetssätt och rutiner. Du kommer även att arbeta institutionsövergripande i samråd med den administrativa chefen.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat:
- Personaladministration
- Forskarutbildnings- och grundutbildningsadministration
- Bokning och beställningar i samband med licentiatseminarium och disputationer
- Diareföring/arkivering
- Inköp av möbler, kontorsmateriel, kaffe mm.
- Ansvar för administration av konferenser och möten, även protokollskrivning kan ingå
- Bokning av resor och hotell för såväl anställda som externa gäster
- Enklare ekonomiadministration som t.ex. arvodesräkningar, kontering av fakturor och inventering
- Felanmälan av lokaler m.m.

Som administratör arbetar du prestigelöst, serviceorienterat och kvalitetsmedvetet utifrån verksamhetens behov. Du behöver vara både lagspelare och ha förmågan att arbeta tillsammans. Som administratör är du ett av institutionens nav utifrån forskarnas och lärarnas behov varför förmågan att hantera parallella processer är en viktig förutsättning. Vi arbetar i många olika system vilket förutsätter att du har god systemvana och lätt för att lära dig nya system och program. Eftersom du som administratör möter många människor i din vardag är personlig lämplighet av yttersta vikt. Tjänsten är placerad på Campus Johanneberg, Chalmers. Visst arbete på Onsala Rymdobservatorium kan förekomma.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har lägst gymnasieutbildning men gärna utbildning på högskolenivå (eller motsvarande) och flerårig erfarenhet av administrativt arbete, gärna med fokus på personaladministrativa frågor. Att du kan kommunicera obehindrat både skriftligt och muntligt på svenska och engelska ser vi som en förutsättning. Du är en van användare av Officepaketet och det är meriterande om du har erfarenhet av IT-system för student-, diarie/arkiv-, personal-, och ekonomihantering, såsom t.ex. LADOK, 360, Primula och Proceedo.

Som person har du god förmåga att samarbeta, är initiativtagande, strukturerad och lyhörd för verksamhetens behov samtidigt som du är prestigelös, positiv och utvecklingsorienterad. Du är ansvarstagande och van vid självständigt arbete, serviceinriktad och med ett stort intresse för människor. Det är viktigt att du klarar av att hantera en komplex miljö där många olika aktiviteter pågår parallellt, och har förmåga att klara toppar av hög arbetsbelastning. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. 

Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.

Chalmers arbetar aktivt för att vara en attraktiv arbetsgivare. Jämställdhet och mångfald är viktiga grunder för all verksamhet på Chalmers.

Att arbeta på Chalmers
Chalmers vision: ”För en hållbar framtid” genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare.
Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med Namn, Ref 20210456 och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev
• 1-2 sidor

Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag: 31 oktober, 2021. Tjänsten kan komma att tillsättas under ansökningstiden.

Vid frågor, vänligen kontakta
Camilla Kolm, Administrativ chef SEE
E-mail: camilla.Kolm@chalmers.se
Telefon: 031-7721241, 0733-261401

Madelene Olsson, Rekryteringsspecialist, HR-avdelningen
E-mai: madelene.olsson@chalmers.se

*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***
 



Chalmers vision är att aktivt medverka till en hållbar framtid. Vår forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart bedrivs i nära kontakt med omvärlden. Strategin för att nå vetenskaplig excellens förverkligas inom sex styrkeområden; Energi, Hälsa och teknik, Informations- och kommunikationsteknik, Materialvetenskap, Produktion och Transport. De grundläggande vetenskaperna utgör basen och hållbarhet, innovation och entreprenörskap är viktiga drivkrafter. Chalmers har omkring 11 000 studenter och 3000 anställda. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sen starten 1829, helt enligt grundaren William Chalmers motto: Avancez!